Administratief Deskundige Medisch Secretariaat

Fedasil kent materiële hulp toe aan verzoekers om internationale bescherming en aan andere vreemdelingen die recht hebben op opvang (‘Opvangwet’ van 12 januari 2007). Het Agentschap organiseert, rechtstreeks of via zijn partners, kwaliteitsvolle opvang en begeleiding en staat ook in voor de observatie en oriëntatie van niet-begeleide minderjarige vreemdelingen (de 'NBMV'). Fedasil coördineert de organisatie van vrijwillige terugkeer naar de herkomstlanden. Het Agentschap ondersteunt de uitwerking en voorbereiding van het opvangbeleid en wil bijdragen aan een correcte beeldvorming, de maatschappelijke aanvaarding en de uitvoering van een rechtvaardig migratiebeleid.

Fedasil zoekt:
Administratief deskundige medisch secretariaat (m/v/x)

Vervangingscontract - VOLTIJDS

Interne / externe selectie

Referentienummer: 99999-177

Functie

Doel

Je biedt administratieve ondersteuning aan de dienst medisch beheer op de hoofdzetel van Fedasil en je draagt bij tot een goede communicatie en efficiënte organisatie van deze dienst.

Context

Je werkt op de dienst ‘medisch beheer’ binnen de directie operationele diensten op de hoofdzetel van Fedasil. Het team wordt geleid door de arts medisch coördinator aan wie je rechtstreeks verantwoording geeft.

Binnen de medische dienst, zal je nauw samenwerken met de collega’s verpleegkundigen, een adviserend geneesheer, de psycho-sociale coördinatoren en een eHealth verantwoordelijke.

Ook zal je nauwe contacten onderhouden met de medische collega’s in de opvang regio Noord en Zuid.

Inhoud

Je staat de medische cel van de hoofdzetel en in de regio’s bij in het uitvoeren van hun administratieve taken:

- Je draagt bij tot de goede organisatie en vlotte flow van de medische vragen die binnen komen per telefoon of mail. Je bent verantwoordelijk voor het beheer van de 2 gemeenschappelijke mailboxen.
- Je bent verantwoordelijk voor het opzoeken, voorbereiden, klasseren en correct archiveren van medische dossiers
- Je helpt de artsen van de cel medisch beheer met opzoekwerk, o.a. proceduregegevens (stand van zaken asielaanvraag, 9 ter aanvraag, Dublin procedure ), verblijfsadressen van asielzoekers, TBC statussteeds met respect voor het medisch beroepsgeheim.
- Je zorgt voor het voorbereiden van medische vergaderingen en stafvergaderingen, het opmaken van het verslag van deze vergaderingen
- Je helpt met de organisatie van centrale medische vormingen en vergaderingen, zoals bvb het reserveren van zalen, versturen van uitnodigingen en bijhouden van inschrijvingen
- Je draagt bij tot het digitaliseren, logisch ordenen en bijhouden van medische documenten, verslagen, werkinstrumentenvoor de cel medisch beheer op de gemeenschappelijke server
- Je houdt de contactlijsten van de cel medisch beheer up to date, zoals bvb. de contactlijst van bestaande en nieuwe opvangstructuren
- Je verzekert de verzending en/of het beschikbaar stellen van medische documenten, TBC screeningslijsten, medische instructies en protocollen, nieuwsbrievenaan de medische diensten van de federale centra en aan de medisch coördinatoren van de opvangpartners
- Je staat mee in voor opmaken van dossiers voor centrale medische openbare aanbestedingen, alsook het opvolgen van de gunning ervan
- Je helpt mee met het beheer van de centrale stock met medisch materiaal, zoals het opmaken van een inventaris, het regelmatig controleren van de stock, het coderen van medisch materiaal, het opmaken van bestelbonnen, het regelen van transport en leveringen
- Op vraag van de algemeen medisch coördinator, sta je de cel medisch beheer en de medische en TBC screenings ploeg van de dienst dispatching bij met andere administratieve taken in functie van de noden.
- Ondersteuning van de E-health verantwoordelijke voor het integreren van medische documenten binnen de medische software en het voorbereiden van een nieuwe Openbare Aanbesteding.

Profiel

Diploma en ervaring

Je bent houder van een Bachelor/Graduaat.

Een bijkomende opleiding en/of werkervaring in ‘medisch secretariaat’ is wenselijk

Technische competenties

Vereisten

Een professionele ervaring terzake en met de doelgroep is wenselijk.

Je beschikt over praktische computervaardigheden en je kunt vlot overweg met de courante software - zoals Word, Excel, Powerpoint - en je hebt ervaring met dataverwerking

Troeven

Je hebt een uitstekende kennis van het Nederlands en een grondige kennis van het Frans (zowel lezen, schrijven als spreken)

Generieke competenties

INFORMATIE INTEGREREN: Leggen van verbanden tussen verschillende gegevens, genereren van alternatieven en trekken van sluitende conclusies.

MEDEWERKERS MOTIVEREN: Erkennen van de kwaliteiten van de medewerkers, hen stimuleren in het nemen van initiatieven door hen verantwoordelijkheden toe te kennen en de eigen leiderschapsstijl aan hen aan te passen.

OBJECTIEVEN BEHALEN: Beschikken over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op zich nemen voor de correctheid van ondernomen acti