Medewerker Payroll en Vormingsadministratie

Functieomschrijving

VAD is het Vlaams expertisecentrum Alcohol en andere Drugs. We zijn de partnerorganisatie van de Vlaamse overheid voor de preventie van gezondheidsschade door alcohol, illegale drugs, psychoactieve medicatie, gokken en gamen. VAD is ook de koepel van de Vlaamse organisaties die werken rond alcohol en andere drugs.

Eén van onze opdrachten bestaat erin om een gevarieerd aanbod van vormingen en opleidingen aan te bieden. Dit ter ondersteuning van het preventienetwerk en de hulpverlening met oog op verdere professionalisering van het werkveld actief binnen de verslavingszorg en -preventie.

Doel van de functie

Als eerste aanspreekpunt voor deelnemers, gastsprekers en ons vormingenteam verzorg je de administratie en praktische kant van vormingen en studiedagen die wij organiseren voor onze leden en ons doelpubliek. Daarnaast sta je in voor de uitvoering van een performante loon
- en personeelsadministratie voor een 50-tal medewerkers. Dit in samenwerking met het sociaal secretariaat. Je maakt deel uit van het team ondersteunende diensten,

Taakinhoud

De opdracht vertaalt zich in de volgende werkdomeinen:

- 1. Administratie en ondersteuning van VAD-vormingen en studiedagen_
- Kenbaar maken van ons vormingsaanbod en studiedagen via onze website, nieuwsbrief en andere relevante communicatiekanalen;
- Beheer van het volledige administratief proces en praktische zaken gaande van planning over opvolging inschrijvingen en aanwezigheden tot facturatie;
- Mee instaan voor organisatie jaarlijkse studiedag en andere vormingsevenementen. Je regelt de locatie, vergelijkt offertes, maakt praktische afspraken en coördineert de taakverdeling;
- Rapportage, verzorgen administratieve verplichtingen van accreditering en Vlaams opleidingsverlof en het opvolgen van subsidieregelingen en maatregelen gericht op vorming;
- Deelname aan stafvergaderingen en overleg met het vormingenteam.
- 2. Ondersteuning loon
- en personeelsadministratie (25%)_
- Aanspreekpunt voor dagelijkse vragen van medewerkers binnen dit domein;
- Voorbereiding en afwerking loon
- en personeelsadministratie i.s.m. Acerta;
- Invullen en aanvragen van allerhande sociale documenten;
- Helpen bij implementatie van wijzigingen in CAO’s en sociale wetgeving.

Profiel

Vereisten
- _Administratieve duizendpoot _met bachelor diploma, bij voorkeur in officemanagement of gelijkaardige opleiding;
- Minstens 3 jaar _ervaring met complexe administratieve processen_ en een _eerste ervaring in loon
- en personeelsadministratie_ zijn _een mus_t;
- Heel vlot in _Excel_ (o.a. draaitabellen, formules), _Word_ (o.a. mail merge) en Outlook. _Je laat je niet afschrikken door Access, WordPress of andere softwaretoepassingen_. Ervaring met Acerta Connect is een plus;
- Je deinst niet weg van het opvolgen van de arbeidswet en CAO’s;
- Klantgericht en proactief werken zit je in het bloed.
- Je reageert flexibel op externe factoren die de planning kunnen omgooien (spreker ziek, treinstaking, etc.). Je communiceert hierbij steeds prima in het Nederlands, zowel op papier als mondeling;
- Teamspeler;
- Je werkt nauwkeurig en hebt oog voor detail;
- Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.

Jobgerelateerde competenties
- Loongegevens invoeren (premies, uitkeringen, maandelijkse salarissen, inhoudingen,...)
Loonstrookjes controleren
- Een opleiding plannen en organiseren
- Seminaries, vakforums, bedrijfsbezoeken,organiseren
- De opleidingsactiviteiten administratief en financieel opvolgen en controleren
- Individuele dossiers van werknemers opvolgen en updaten
De wettelijke aangifte indienen
- Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden,...)
- Het administratieve personeelsbeheer opvolgen: Opleiding (deelnemers oproepen, zalen reserveren,...)
- Documenten voor de opvolging en het beheer van het personeel opmaken en actualiseren (sociale overzichtstabellen, salaristabellen, planning van vakanties,...)
- Nieuwe werknemers verwelkomen en hun integratie bevorderen
- Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren
- Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen,...)
- Het administratieve beheer van contracten en opleidingsovereenkomsten uitvoeren
De boekhouding, het klantenbestand, inschrijvingsdossiers,bijhouden
- Personeel inlichten over sociaal recht en specifieke kenmerken van de organisatie
- Het opleidingsaanbod bij (potentiële) deelnemers promoten
Relaties met partners ontwikkelen

Persoonsgebonden competenties
- Plannen en organiseren
- Communiceren
- Verantwoordelijkheid
- Digitaal denken
- Kritisch denken
- Zelfstandigheid
- Samenwerken
- Flexibiliteit
- Klantgerichtheid

Aanbod

Wij bieden
- Een leuke job en toffe collega’s in een organisatie met een maatschappelijk relevant doel;
- Een voltijdse arbeidsovereenkomst voor onbepaalde duur (80% bespreekbaar);
- Verloning op basis van diploma en relevante werkervaring volgens paritair com