2024-121 - Projectmanager Digitale Strategie

**Presentatie**

Het gemeentebestuur van Sint-Gillis is op zoek naar **een Projectmanager Digitale Strategie **voor de afdeling Digitale Strategie van de afdeling Algemene Zaken.

Onze Brusselse lokale overheid werkt met allerlei soorten profielen van medewerkers, verdeeld over verschillende diensten.

Onze administratie wil het beheer van haar personeel optimaliseren, zowel met het oog op loopbaanontwikkeling als op het verbeteren van de dienstverlening aan het publiek.

De Administratie werkt momenteel aan haar modernisering en wil daarbij proactieve medewerkers aannemen die openstaan voor verandering.

**Missie van de afdeling**

De afdeling Algemene Zaken omvat sleuteldiensten die ondersteuning bieden aan alle takken van de gemeentelijke administratie van de Sint-Gillis. Het omvat de SID (Service IT Dienst), die bestaat uit verschillende eenheden: Archieven, IT en Digitale Strategie.

De SID is met name verantwoordelijk voor de coördinatie van projecten om de administratie te vereenvoudigen en de gemeentelijke overheid (CA) digitaal te transformeren. De SID zorgt ervoor dat alle elementen die nodig zijn voor een succesvolle digitale transformatie in aanmerking worden genomen, van de technische aspecten tot de archivering. De SID heeft ook een ondersteunende functie, via de Helpdesk en het Archief, ten opzichte van interne gebruikers en burgers.

**Missie van de functie**

De Project Manager geeft leiding aan de afdeling Digitale Strategie:

- Hij coördineert de projecten, de agenda en de acties van de leden van de afdeling, evenals alle middelen (menselijk, materieel, financieel) met het oog op het bereiken van de gestelde doelen.
- Hij is verantwoordelijk voor de resultaten van zijn projectportefeuille.
- Hij/zij doet een beroep op de middelen van zijn/haar interne en/of externe netwerk en werkt in synergie met hen.

**Functie**:
De functie van **projectmanager digitale strategie** omvat voornamelijk de volgende taken:

- Identificeren van de behoeften van de lokale overheid op het gebied van administratieve vereenvoudiging en digitale strategie (dematerialisatie van procedures en werkprocessen, vernieuwing van bestaande informatiesystemen, enz.)
- Trends monitoren en voorstellen doen voor de ontwikkeling en evolutie van het door de lokale overheid aangenomen plan voor administratieve vereenvoudiging.
- De uitvoering van projecten ondersteunen in samenwerking met interne en externe partners
- Projecten in de praktijk brengen (elektronische handtekening, dematerialisatie van bestelbonnen, Ebox, Irisbox, enz.)
- Ondersteunen van het veranderingsmanagement van de verschillende projecten, sensibiliseren en opleiden van het personeel in het gebruik van de nieuwe tools.
- Deelnemen aan de wekelijkse teamvergaderingen van de afdeling SID (wethouder, directie, afdelings
- en celbeheerders) en regelmatig verslag uitbrengen aan het lijnmanagement.
- Coördinatie van het werk van de afdeling Digitale Strategie en haar leden.
- Aansturen van de projecten van de afdeling.
- Organiseren en voeren van regelmatige bijeenkomsten met de afdeling.
- Toezicht houden op de taken en agenda's van de medewerkers.
- Personeelsbeoordelingen en -trainingen beheren.
- Personeelsverlof coördineren en goedkeuren.
- Zorgen voor de implementatie van EDM (Electronic Document Management) met SharePoint, Teams en OneDrive op alle afdelingen.
- Ondersteunen van agents bij de overstap naar de Microsoft365-omgeving en het geven van training aan gebruikers.
- Ervoor zorgen dat de governance van documenten en applicaties wordt nageleefd.
- Samenwerken met de IT-afdeling aan het beheer van Microsoft 365 tenants voor de lokale overheid en de onderwijsafdeling (holding Education).
- Zorgen voor de implementatie van elektronisch documentbeheer (EDM) met SharePoint binnen de CA.
- Implementeren van de processen voor dematerialisatie van inkomende post.
- Ontwikkelen van het ECM-systeem voor uitgaande post.
- Gebruikers opleiden en ervoor zorgen dat de tools goed worden gebruikt.

**Profiel**

Opleidingsniveau en ervaring:

- De kandidaat heeft een diploma hoger onderwijs of een universitair masterdiploma in informatie
- en communicatiewetenschappen en -technologieën, of heeft aantoonbare ervaring op het gebied van digitale strategie.
- Ervaring in een soortgelijke functie is een voordeel.
- Als u uw diploma buiten de Benelux heeft behaald, kunt u deelnemen aan de selectie op voorwaarde dat u een diploma-equivalent heeft behaald dat is afgegeven door de Franse of Vlaamse Gemeenschap. Voeg het diploma-equivalent toe aan uw sollicitatie.

Technische vaardigheden:

- Basiskennis van de standaardtools in de Office 365-suite (Office, Sharepoint, Teams).
- Goede schrijf
- en organisatievaardigheden.

Gedragsvaardigheden
- Je bent projectgericht.
- Je bent stressbestendig: verandering schrikt je niet af.
- Je bent nauwgezet, dynamisch en proactief.
- Je kunt goed luisteren en communiceren.
- Je kunt analyseren en kritisch denken.
- Je weet om te gaan