2024-121 - Gestionnaire de Projets Stratégie

**Présentation**

L’Administration communale de Saint-Gilles est à la recherche **d'un(e) Gestionnaire de projet stratégie numérique **au sein du service Stratégie numérique du département Affaires Générales.

Notre Administration publique locale bruxelloise emploie tous types de profils d’agents répartis en divers services.

Notre Administration a le désir d’optimaliser la gestion de son personnel tant dans une perspective d’évolution des carrières que d’amélioration du service à la population.

L’Administration œuvre actuellement pour sa modernisation et souhaite dans cette optique engager des agents proactifs et ouverts au changement.

**Mission du département**

Le département des Affaires générales regroupe des services clés en matière de support à l'ensemble des branches de l’Administration Communale de Saint-Gilles. Il comprend le SID (Service IT Dienst), constitué de différentes cellules : Archives, Informatique et Stratégie Numérique.

Le SID a notament la charge de la coordination des projets de simplification administrative et de transformation numérique de l'Administration Communale (AC). Il assure la prise en compte de l'ensemble des éléments nécessaires à une transformation numérique réussie, des aspects techniques à l'archivage. Il a également une fonction support, via le Helpdesk et les Archives, vis-à-vis des utilisateurs internes et des citoyens.

**Mission de la fonction**

Le gestionnaire de projets pilote les missions du service Stratégie Numérique:

- Il coordonne les projets, l'agenda et l'action des membres du service ainsi que l'ensemble des moyens (humains, matériels, financiers) en vue d'atteindre les objectifs fixés.
- Il porte la responsabilité des résultats issus de son portefeuille de projets.
- Il fait appel aux personnes ressources de son réseau interne et/ou externe et travaille en synergie avec elles.

**Fonction**:
La fonction de **Gestionnaire de projets stratégie numérique** porte principalement sur les missions suivantes:

- Identifier les besoins de l’Administration Communale en termes de simplification administrative et stratégie numérique (dématérialisation des procédures et des processus de travail, renouvellement des systèmes d'information existants,...) ;
- Surveiller les tendances, être force de proposition dans l’élaboration et l’évolution du Plan de simplification administrative adopté par l’Administration Communale.
- Soutenir la mise en œuvre des projets en collaboration avec les partenaires internes et externes.
- Mettre en pratique les projets (signature électronique, dématérialisation des bons de commande, Ebox, Irisbox,...).
- Accompagner la gestion du changement induit par les différents projets, sensibiliser et accompagner en formation les membres du personnel aux nouveaux outils.
- Participer aux réunions d’équipe hebdomadaires du service SID (échevin, direction, responsable du service et des cellules) et faire un reporting régulier à la hiérarchie.
- Coordonner l’action du service Stratégie Numérique et de ses membres.
- Piloter les projets du service.
- Organiser et mener des réunions régulières avec le service.
- Superviser les missions et l’agenda des agents.
- Gérer les évaluations et formations des agents.
- Coordonner et valider les congés des agents.
- Assurer l’implémentation de la GED (Gestion électronique des documents) avec SharePoint, Teams et OneDrive dans l’ensemble des départements.
- Accompagner les agents au changement vers l’environnement Microsoft365 et donner des formations aux utilisateurs.
- Collaborer avec le service Informatique à l’administration des tenants Microsoft 365 de l’Administration Communale et du service Enseignement (tenant Education).
- Assurer le déploiement de la GEC (Gestion électronique des documents) avec SharePoint au sein de l’AC.
- Mettre en place les processus de dématérialisation du courrier entrant.
- Développer le système de GEC dédié au courrier sortant.
- Former les utilisateurs et veiller à ce que les outils soient bien utilisés.

**Profil**

Niveau d'études et expérience:

- Une expérience dans une fonction similaire est un atout.

Connaissances techniques
- Avoir une connaissance élémentaires avec les outils standards de la suite Office 365 (Office, SharePoint, Teams).
- Avoir de bonnes capacités rédactionnelles et organisationnelles.

Connaissances comportementales
- Vous êtes une personne orientée projet.
- Vous êtes résistant(e) au stress : le changement ne vous effraie pas.
- Vous êtes rigoureux(se), dynamique et proactif(ve).
- Vous avez une bonne capacité d'écoute et de communication.
- Vous avez un esprit d'analyse et pensée critique.
- Vous savez faire face à la pression.
- Vous avez une bonne capacité à résoudre les problèmes.
- Vous avez un esprit d'équipe et capacité à collaborer avec les autres.

Connaissances linguistiques
- Vous avez