Assistant and Administration

Functieomschrijving

Ben je een administratieve duivel-doe-al ? Hou je van hernieuwbare energie ? Is klantenservice u op het lijf geschreven ? Hebben facturatie, beheren van dossiers en rapportering geen geheimen voor jou ? En heb je bovendien de ambitie om door te groeien in een succesvol bedrijf ? Dan ben jij de Mobility & New Energies Assistant and Administration & Invoicing Officer die we zoeken

Als Mobility & New Energies Assistant and Administration & Invoicing Officer ben je verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning van heel de directie, verkoopteams, de verkoopadministratie en de klantenondersteuning met betrekking tot New Energies maar moet je ook zorgen voor een goede samenwerking met de andere departementen en diensten.

Voorts sta je in als Management Assistant voor:

- het beheer en de follow up van de u toevertrouwde dossiers
- het onthaal en het informeren van de nieuwkomers binnen uw departement
- de coördinatie en organisatie van de praktische punten voor het departement, zoals : archivering documenten, organisatie meetings & reizen, behandeling post en facturen,

Daarnaast sta je als New Energies Administration & Invoicing Officer in voor:

- een kwalitatief hoogwaardige ondersteuning op het gebied van administratie in goede samenwerking met de andere departementen en diensten
- het volledige facturatie-proces zijnde : aanmaken van facturen, creditnota’s & betalingsherinneringen, de volledige controle op correctheid & inhoud, de creatie & follow up van leveranciers & klanten,en dit alles via automatisatie waar mogelijk.
- opstellen & bespreken van rapporten en overzichten met het Sales Support Team
- het meedenken over vernieuwingen en innovatieprocessen

Contexte & omgeving

Als Mobility & New Energies Assistant and Administration & Invoicing Officer ben je verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning van heel de directie, verkoopteams, de verkoopadministratie en de klantenondersteuning met betrekking tot New Energies maar moet je ook zorgen voor een goede samenwerking met de andere departementen en diensten. Hierdoor dien je een grote hoeveelheid aan administratieve taken en de bijhorende tools te beheren. Het bekomen van een vlotte en geëngageerde samenwerking voor specifieke aanvragen en aangelegenheden met de verschillende gesprekspartners vormen een bijkomende uitdaging.

Tenslotte is het ook belangrijk om betrouwbare info op te zoeken, te bekomen en te verwerken.

Objectieven

Zijn onderstaande doelstellingen een uitdaging voor u:

- het realiseren van de opgegeven objectieven
- het verzekeren van een goede administratieve afhandeling van leveranciers
- en klantendossiers.
- het zorgen voor een efficiënt beheer van de facturatie voor de activiteit New Energies
- het behalen van een goede klantentevredenheid zowel voor externe als interne klanten.
- en tenslotte het up-to-date houden van de verschillende procedures, producten & diensten

Profiel

Ben je een enthousiaste, leer
- & nieuwsgierige, ‘energieke’. Heb je zin om deel uit te maken van een professioneel team en ben je bovendien:

- in het bezit van minimum een diploma Bachelor of gelijkwaardige werkervaring.
- zeer vlot in het Engels, Frans en Nederlands.
- van nature georganiseerd, volhardend, polyvalent met analytisch & cijfermatig inzicht
- is een sterke klantgerichtheid een doel op zich voor jou
- heb je een sterke affiniteit met administratieve systemen (kennis SAP is een pluspunt), hebben Powerpoint & Excel geen geheimen voor jou ? Werk je graag met cijfers ?
- Veilig werken zit in je bloed en je hebt aandacht voor detail en actieve procesverbetering.
- Een teamplayer die ook autonoom op een accurate & nauwkeurige wijze kan werken
- heb je goede communicatieve vaardigheden en beschik je over stalen zenuwen

Jobgerelateerde competenties
- Telefonische oproepen aannemen
Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
Een boodschap noteren
- Administratieve dossiers samenstellen
Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
- Kopieerwerk verrichten
- Personen onthalen en hun vraag identificeren
- Brieven, tabellen,... invoeren volgens instructies
- Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
- De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
Bestellingen plaatsen
- Documenten coderen, klasseren en archiveren

Aanbod
- Je werkt in een groeiende bedrijf met opportuniteiten op lange termijn en doorgroeimogelijkheden
- Je hebt een heel aantrekkelijk loon, aangevuld met extra legale voordelen
- Centraal gelegen in Brussel en op wandelafstand van Brussel Kunst-Wet

Bedrijfsinfo

Het bedrijf is een multi-energie company actief in de productie en levering van energie.

Plaats tewerkstelling

1040 ETTERBEEK

Vereiste studies
- Academisch (gerichte) bachelor (ABA)
- Professioneel (gerichte) bachelor (PBA)
- gelijkwaardig door ervaring.

Werkervaring
- Geen ervaring

Talenkennis
- Frans (zeer goed)
- Engels (zeer goed)
- Nederlands (zeer goed)

Contract
- Interim me