Medewerkers Onthaal en Administratie

Het gemeentebestuur van Sint-Gillis is op zoek naar een **medewerkers onthaal en administratie **voor de dienst Demografie van het departement Demografie en Europese zaken. Onze Brusselse lokale overheid stelt alle types profielen van beambten tewerk, verdeeld over verschillende diensten. Ons Bestuur heeft de ambitie om zijn personeelsbeheer te optimaliseren, zowel op vlak van loopbaanontwikkeling als op vlak van betere dienstverlening aan de bevolking. Het gemeentebestuur maakt momenteel volop werk van zijn modernisering en wil daarom proactieve medewerkers rekruteren die open staan voor verandering. **Opdracht van het departement** - De burger alle administratieve documenten uitreiken, zowel op de dienst Bevolking (identiteitskaarten; "permanente" verblijfstitels; procedures voor adreswijziging; certificaten en diverse uittreksels, waaronder het uittreksel uit het strafregister en het bewijs van goed gedrag; rijbewijzen, paspoorten...), alsook bij de dienst voor Europese en niet-Europese vreemdelingen (registratie van buitenlandse burgers in coördinatie met de Dienst Vreemdelingenzaken, kennisgeving van weigeringsbeslissingen, ontvangst en behandeling van regularisatiedossiers, afgifte van verblijfstitels...) en bij de dienst voor de Burgerlijke Stand (opstellen van akten van de burgerlijke stand van gebeurtenissen - geboorten, huwelijken, overlijdens, erkenningen... - die plaatsvinden op het grondgebied van de gemeente en afgifte van akten die in Sint-Gillis zijn opgesteld; erkenning van buitenlandse akten van de burgerlijke stand; voorbereiding van dossiers van huwelijk en wettelijke samenwoning - waarbij die de taak van de ambtenaar van de burgerlijke stand in de strijd tegen schijnhuwelijken op zich neemt -; behandeling van dossiers met de Belgische nationaliteit; beheer van overlijdens op het grondgebied van de gemeente en van de "begraafplaatsen en de lijkbezorging" die met de gemeentelijke begraafplaats te maken hebben, enz.). - Instaan voor de interne en externe opvolging van die verschillende dossiers in nauwe samenwerking met de hogere overheden (Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken, Mobiliteit en Vervoer, Buitenlandse Zaken, Justitie, Dienst Vreemdelingenzaken), de procureur des Konings en de politiediensten (onderzoek naar woonplaats, huwelijk, samenwoning,...). - De bevolkingsregisters en registers van de burgerlijke stand bijhouden. - Kiezerslijsten en lijsten van gezworenen van het hof van assisen opstellen en de gemeentelijke, gewestelijke, parlements - en Europese verkiezingen organiseren. **Functie** De **medewerkers onthaal en administratie** zorgt voor de dagelijkse administratieve leiding. Hij/zij zorgt voor het eerstelijns onthaal en zorgt voor de link tussen het publiek en de projecten van het departement. De functie van **de medewerkers onthaal en administratie** bestaat in wezen uit: - **ONTHAAL** - Instaan voor het onthaal van de burger. - Instaan voor het telefonisch onthaal van de burger. - De burger identificeren. - Het voorwerp van de aanvragen verduidelijken. - De gegevens op de ontvangen documenten nazien. - De gegevens in het Rijksregister controleren. - De authenticiteit en de geldigheid van de documenten controleren. - De burgers informeren over de te volgen procedures en de status van de dossiers. - Het verloop van de procedures uitleggen (mondeling of schriftelijk). - Het publiek doorverwijzen naar andere diensten. - Documenten afgeven/aanvragen verwerken. - Eén avond per week een avondpermanentie verzorgen. - **OPVOLGING VAN DE DOSSIERS** - De verkregen informatie opvolgen en meedelen aan de burger of aan de bevoegde diensten - Verschillende documenten actualiseren, archiveren en klasseren - Zich bijscholen op vlak van wet - en regelgeving - Administratief beheer van de dossiers - Politieonderzoeken **3. BEHEER** - Beheer van brochures, visitekaartjes (creatie, bestelling, distributie). - Beheer van de voorraad kantoor - en computerapparatuur. - Logistieke coördinatie van evenementen (vergaderingen, trainingen, juridisch advies, etc.). - Coderen in een database en classificatie van bestanden. - Logistieke en IT-ondersteuning. - Updaten van lijsten (partners ). - Opstellen van standaardbrieven. - Kopieën, scans, printerbeheer. - Tekstverwerking, brieven, mailing, distributielabels, etc. - Realiseren van tabellen van de statistieken die nodig zijn voor de rapportages/beoordelingen. - Schema's bijwerken. - Coderen van trainingen, activiteiten, vergaderingen, etc. - Archiveren. - Deelname aan teamvergaderingen. **Diploma en ervaring** - Je bent houder van een getuigschrift hoger secundair onderwijs. - Ervaring in een administratie is een troef. - _Als je je diploma in een land buiten de Benelux hebt behaald, mag je deelnemen aan de selectie, op voorwaarde dat je een door de Franse of Vlaamse Gemeenschap afgegeven gelijkwaardigheidserkenning van je diploma hebt behaald. Deze gelijkwaardigheidserkenning van je diploma voeg je bij je kandidatuur._ **Te