Directieassistent / Administratief Medewerker

**UW ACTIVITEITEN**:
Rol als directie
- en secretariaatsassistent van het departement Commercialisering
- U bent de bevoorrechte contactpersoon voor interne en externe vragen aan uw diensthoofd en directeur.
- U houdt dossiers bij (en klasseert en archiveert ze ook) en volgt de uitvoering op van de taken waar het diensthoofd en de directeur van het departement Commercialisering om hebben gevraagd.
- U beheert de agenda en de planning van het diensthoofd en de directeur van het departement Commercialisering.
- U stelt brieven, correspondentie, nota's en documenten voor overheidsopdrachten op en/of leest die na voor uw leidinggevenden en collega's.
- Op basis van de informatie die de medewerkers en leidinggevenden u bezorgen, maakt u documenten voor vergaderingen klaar.
- U belegt en coördineert briefings, notuleert vergaderingen en organiseert teambuildingactiviteiten voor het departement.
- U zorgt ervoor dat belangrijke informatie correct wordt doorgegeven aan het diensthoofd, de medewerkers van het departement en de andere diensten.

Backoffice-rol (ondersteuning van het commercieel team)
- U bent het eerstelijnsaanspreekpunt voor bedrijven die zich willen vestigen in infrastructuur van citydev.brussels: u brengt de behoeften in kaart van het bedrijf dat de vestigingsaanvraag doet, en registreert de aanvraag in de databank van het departement.
- U checkt het dossier een eerste keer vóór een commercieel medewerker ermee aan de slag gaat.
- U stelt periodieke reportings op voor het departement (statistieken, databanken, Exceltabellen, grafieken, powerpointpresentaties...).
- Op basis van informatie die u bij collega’s en klanten verzamelt, houdt u de commerciële databank up-to-date. U voert gegevens in en volgt die op (klantgegevens, overeenkomsten, vastgoednoden...).
- U stelt bestelbonnen en interne borderellen op voor het volledige departement en zorgt voor de opvolging in SAP.

**UW PROFIEL**:
**Toegangsvoorwaarden**:

- U behaalde een relevant bachelordiploma en hebt afdoende ervaring in een gelijkaardige functie.

**Beroepscompetenties**:

- U beheerst de gangbare IT-tools (Microsoft 365).
- U hebt een bijzonder vlotte pen en uitstekende synthesevaardigheden.
- U beheerst de grammaticaregels uitstekend en kunt foutloos spellen.
- Tweetaligheid (Nederlands-Frans) is een troef.
- Bent u vertrouwd met de bedrijfswereld en/of de vastgoedsector? Ook dat is een troef.

**Gedragscompetenties**:

- U bent flexibel en ruim inzetbaar.
- U bent dienst
- en oplossingsgericht.
- U bent proactief en dynamisch.
- U werkt georganiseerd en nauwgezet.
- U schoolt zich voortdurend bij.
- U bent een teamspeler die ook autonoom aan de slag gaat.

**ONS AANBOD**:

- Voltijdse arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd;
- evenwicht tussen werk en privé (minstens 35 jaarlijkse vakantiedagen + 10,5 dag recuperatie om de 40 urenweek te compenseren + mogelijkheid om te telewerken na toestemming van de verantwoordelijke);
- loon volgens het niveau van uw diploma (weddeschaal B101, geïndexeerd brutojaarloon tussen 32.930,35 euro en 61.868,90 euro, plus vakantiegeld en eindejaarspremie);
- verrekening van alle anciënniteit in de openbare en privésector;
- tal van voordelen: maaltijdcheques, diverse premies (levensduurtepremie als u in Brussel bent gedomicilieerd, tweetaligheidspremie als u een attest van Werkenvoor.be behaalde), terugbetaling woon-werkverkeer (openbaar vervoer, fiets), voordelige hospitalisatieverzekering...;
- een dynamische, geëngageerde en gemoedelijke werkomgeving, want dat zijn de drie kernwaarden van citydev.brussels.

**KLAAR OM DE UITDAGING AAN TE GAAN?**: