Service Delivery Administrative Assistant(E) Fr/nl

Pour notre site de Wavre, Nexis est à la recherche d'un(e) **Service Delivery Administrative Assistant fr/nl (H/F).**

**Mission**:
Votre mission consiste à organiser la planification des interventions de nos techniciens, des livraisons, fournisseurs.

**Tâches**:

- Support à la Planification du Service Delivery
- Organise le planning en coordonnant les livraisons, les exigences du delivery du projets, l'agenda des consultants désignés et les prérequis et besoins du client ; assure toutes les communications ; assure toutes les adaptation suite aux inputs du service support
- Organise le planning du service : entretien individuels récurrents, meeting (OTL, du service, tech, tech talk, ad hoc...) formations & certifications,...
- Organise la planification des consultances récurrentes : healthchecks, visite périodique, OutsideDM
- Suivi administratif des prestations des consultants & fournisseurs
- Assure la vérification des prestations du volume d'heure demandées aux consultants
- Assure le suivi de l'état d'utilisation des contrats services (via ClickSense) et notifie au commercial la nécessité du renouvellement ; envoie à intervalle régulier le rapport d'utilisation au client
- Prépare les données des TimeSheet pour la facturation en régie, les soumet au Head of Delivery, et renvoie les éléments validés à l'Assistante Administrative pour l'établissement des factures
- Créer les rapport des heures supplémentaires selon la procédure définie
- Assure le processus de clôture administrative des projets : Vérification SD / Clôture ds DM, Vérification présence des docs, I&S associés / Création OutsideDM
- Assure la réclamation des IPID chez HP selon la procédure décrite
- Support administratif général
- Agit en tant que 1ère interface administrative pour les personnes extérieures au département Service Delivery
- Assure les commandes internes BS Tech
- Assure l'accueil téléphonique du numéro général.
- Consignation des certifications et formations dans l’outil HRM
- Maintient les services de bureau en organisant et/ou en réalisant les opérations et les procédures telles que l'entretien des bureaux, les commandes de matériel, les services de nettoyage, l'accès au bâtiment, la gestion des fournisseur, l'organisation quotidienne au sein du bureau (cuisine, coins café,), etc.

**Principales relations de travail en interne**:
ICT Engineer / Service Delivery Coordinator & Manager / Presales/Support Manager.

**Principales relations de travail en externe**:
Niveau opérationnel chez les clients / Service vente et livraison chez les fournisseurs

**Principaux processus, systèmes et outils utilisés**:
Téléphone / E-mail / CRM / Office / portails fournisseurs

**Profil**:

- Formation(s) et qualification(s)Diplôme de niveau baccalauréat (ou graduat) en secrétariat de direction / ou profil admin ou expérience pertinente équivalente.
- Connaissance du secteur de l'infrastructure informatique
- Expérience dans la planification est un atout majeur
- Personne réfléchie, méticuleuse et très organisée.

**Connaissances des langues**
- Maîtrise écrite et orale du Français et Néerlandais (B1).
- L'anglais (oral et écrit) est un plus

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Avantages:

- Assurance groupe
- Assurance hospitalisation
- Carte essence
- Chèques repas
- Événements d'entreprise
- Formations en entreprise
- Ordinateur de fonction
- Travail à domicile
- Voiture de société

Flexible Language Requirement:

- Néerlandais non requis

Programmation:

- Lun-Ven
- Travail de jour

Types de primes et de gratifications:

- 13ème mois
- Pécule de vacances

Lieu du poste : En présentiel