Verantwoordelijke Voor de Archieven en Het Medisch

Functieomschrijving

Uw takenpakket omvat:

- Het team beheren:

- De medewerkers omkaderen.
- De werkverdeling en de planning van het team opstellen en aanpassen.
- Conflicten beheren.
- De medewerkers evalueren en hun behoeften aan vorming bepalen.
- Toezien op de kwaliteit van het door de medewerkers gerealiseerde werk.
- Een regelmatige reporting bij het Diensthoofd archieven en medisch secretariaat verzekeren.
- Het operationeel beheer van de dienst verzekeren:

- De activiteiten van de archieven en van het medisch secretariaat organiseren en coördineren in overeenstemming met de doelstellingen van de instelling en het wettelijk kader.
- De samenwerking met de overige departementen verzekeren.
- Zich ervan verzekeren dat de ontwikkeling van de activiteit van uw diensten aansluit bij de digitale evolutie en mogelijkheden van het Hizzy-project.
- De werking, methodes en procedures van de dienst aanpassen teneinde rekening te houden met de evoluties in het domein van de digitalisering en het elektronisch patiëntendossier.
- Optreden als de vertegenwoordiger van het secretariaat en de medische archieven voor de IT-afdeling en meer bepaald voor activiteiten in verband met het elektronisch patiëntendossier (EPD).
- De link vormen tussen de aanvragen van het terrein en de verschillende modules van het EPD.
- Zich ervan verzekeren dat de evolutie van de activiteit van uw dienst aansluit bij de implementering van het EPD.
- Een regelmatige feedback bij de Directeur Patiëntgerichte operaties verzekeren.

Profiel

Diploma
- Bachelor (graduaat) (bibliothecaris-documentalist, medisch secretariaat, IT,...).

Ervaring

U hebt:

- Idealiter ervaring in teambeheer.
- Goede visie op de werking van een EPD.
- U bent bekwaam om mensen te motiveren tot een gemeenschappelijke doelstelling.
- Knopen doorhakken en doelgerichte en efficiënte beslissingen nemen is voor u geen enkel probleem.
- U geeft blijk van een uitstekende organisatiezin.
- U bent stipt, nauwkeurig en snel in de uitvoering van uw taken.
- U bent assertief en beschikt over een vlotte communicatie en een groot aanpassingsvermogen.
- U beschikt over een uitmuntende analysevaardigheid.
- U werkt autonoom doch met een stevige geest voor teamwork en een uitgesproken zin voor samenwerking.
- U anticipeert op de dingen en aarzelt niet om initiatieven te nemen.
- U bezit zeer ruime kennis van de informatica en meer bepaald op het vlak van analyse van de professionele en/of functionele behoeften.
- Kennis van de medische woordenschat is gewenst.
- Theoretische en praktische kennis van documentenbeheer is een troef.
- Kennis van de technieken van het medisch secretariaat en in het bijzonder van het typen van protocollen is een troef.
- Goede kennis van de tweede landstaal.
- Kennis van de overheidssector, het ziekenhuismilieu en zijn werking is een pluspunt.

Jobgerelateerde competenties
- Kopieerwerk verrichten
- Personen onthalen en hun vraag identificeren
- Documenten coderen, klasseren en archiveren
- De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
Bestellingen plaatsen
- Brieven, tabellen,... invoeren volgens instructies
- Telefonische oproepen aannemen
Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
Een boodschap noteren
- Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
- Administratieve dossiers samenstellen
Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren

Aanbod
- Een contract voor onbepaalde duur, minstens 80% (30.24u/week), mogelijkheid voor 100% (38u/week).
- Een weddeschaal van de overheidssector en extralegale voordelen:

- voorkeurtarieven in alle ziekenhuizen van het Iris-netwerk
- maaltijdcheques ter waarde van 7,30 euro
- tussenkomst in de kosten van het openbaar vervoer: 100% MIVB en 80% NMBS, TEC en DE LIJN, en fietsvergoeding (0,24 cent/km)
- een tweetaligheidstoelage (onder voorbehoud van voorlegging van de Selor Art. 10 of 12)
- een telefoonabonnement met dataforfait
- 24 dagen wettelijk verlof en 5 extralegale verlofdagen
- Een gevarieerde en boeiende functie in een stimulerende en dynamische werkomgeving
- Een aangename werksfeer met evenwicht tussen het privé- en beroepsleven
- Een vormingsprogramma gedurende uw volledige loopbaan

Plaats tewerkstelling

1040 ETTERBEEK