Secrétaire de Direction

**Code de sélection**: - AFG23101**Langue**: - Français**Diplôme**: - Bachelier**Type de contrat**: - Statutaire**Niveau de fonction**: - B**Type de recrutement**: - Recrutement externe**Durée**: - Durée indéterminée**Lieu de travail**: - 1000 Bruxelles**Temps plein/temps partiel**: - À temps plein**Résumé**: **Contenu de la fonction**: **Vous aimez soutenir la direction dans le but de faciliter l'exercice de ses fonctions? Vous faites preuve d'une grande capacité d'organisation et aimez le travail administratif? Alors, vous êtes le secrétaire de direction que nous cherchons ** En tant que **secrétaire de l'administrateur général**, vous serez amené à: - **Gérer les agendas** électroniques : vous proposez des dates et planifiez les rendez-vous en envoyant les invitations et les documents via Outlook. - **Organiser les réunions** de différents comités : vous préparez les ordres du jour, envoyez les invitations, préparez et distribuez la documentation, réservez les salles, accueillez les participants, et vous vous assurez que la logistique nécessaire est en place. - **Maintenir à jour les tableaux de bord** relatifs à l’exécution des décisions de ces différents comités. - **Inventorier et archiver** la documentation et la correspondance, tout en maintenant à jour les banques de données et indicateurs. - **Transmettre les circulaires** prises par l’Office de contrôle ou d’autres informations pertinentes aux entités et organismes concernés. - **Coordonner** le processus de réponse aux questions parlementaires (orales et écrites). - **Préparer et communiquer les procédures internes** en vue d’assurer une bonne interaction entre les services et le secrétariat du fonctionnaire dirigeant. - **Informer les personnes extérieures** ayant des questions spécifiques pour l’OCM et les **orienter** vers la personne de contact appropriée. **Plus d’info sur la fonction ?** Retrouvez les coordonnées utiles dans l'onglet "Informations supplémentaires - personnes de contact". **Employeur**: Il y a 1 poste vacant au sein **du service de l'administrateur général** à l'**Office de contrôle des mutualités et des unions nationales de mutualités (OCM)**, situé avenue de l'Astronomie, 1 à 1210 Bruxelles. Vous êtes placés sous la responsabilité de l'administrateur général. L'**OCM** est un organisme d'intérêt public placé sous la tutelle du ministre des Affaires sociales et qui exerce un contrôle financier, comptable et juridique sur les activités des mutualités, des unions nationales de mutualités et des sociétés mutualistes. La mission de l'OCM est de veiller au respect, par les entités mutualistes et par le secteur dans son ensemble, des règles comptables, administratives et financières qui lui sont applicables. L'OCM contribue aussi à la bonne utilisation des deniers publics et des cotisations des membres. Les activités principales sont les suivantes: - **agréer** les entités mutualistes et les réviseurs, et pour les sociétés mutualistes d'assurances, leurs compliance officers et intermédiaires d'assurance, ainsi que les activités de formation - **approuver a priori** les modifications statutaires et les décisions relatives aux cotisations et l'affectation de celles-ci, émanant des mutualités, des unions nationales et des sociétés mutualistes - **contrôler**, a priori et a posteriori, les modifications statutaires et les primes d'assurance des sociétés mutualistes d'assurance - **contrôler le fonctionnement** financier, comptable, administratif et juridique des entités mutualistes et les intermédiaires d'assurance - **évaluer** les performances de gestion des organismes assureurs dans le cadre de la responsabilisation des organismes assureurs sur la partie variable de leurs frais d'administration - **traiter les plaintes **et questions des membres, des entités contrôlées, administrations et tiers - **conseiller **le Ministre et le Conseil à propos des adaptations de la réglementation. **Conditions de participation**: **Votre profil**: - _Vous avez un diplôme de bachelier _ - _Vous avez 1 an d’expérience dans le domaine du secrétariat ou de l'assistanat de direction _ - _Vous êtes orienté client et faites preuve de fiabilité _ - _Une bonne connaissance du Néerlandais est un atout._ Vous pouvez retrouver la description complète des conditions de participation et du profil de la fonction dans la description de fonction détaillée. **Procédure**: **En bref**: - Nous examinons votre diplôme - Nous vérifions votre expérience professionnelle - Vous passez plusieurs tests informatisés au SPF BOSA à Bruxelles - Vous passez un entretien à l'OCM. Une description complète de la procédure peut être trouvée dans la description de fonction détaillée. **Postuler**: **Vous souhaitez postuler ?** Complétez votre CV en ligne et consultez la description de fonction complète pour prendre conna