Medewerker HR en Personeelsadministratie

Functieomschrijving

JOBOMSCHRIJVING

We zoeken een gedreven collega die het human resourcesbeleid van onze organisatie mee vormgeeft en die instaat voor de personeelsadministratie. Onze organisatie is steeds in ontwikkeling. Je bent een stuwende kracht achter interne verbeteringsprocessen op vlak van personeel en organisatie. Je rapporteert aan de coördinator administratie en financiën.

TAKEN
- Je bent verantwoordelijk voor het voorbereiden, uitvoeren en evalueren van een actief HR- en personeelsbeleid
- Je zorgt voor actuele functiekaarten zodat de rollen en verantwoordelijkheden binnen de organisatie duidelijk zijn;
- Je zorgt voor de opvolging van de evaluatiecycli binnen de organisatie;
- Je maakt een duurzaam VTO-beleid op en voert dit beleid uit;
- Je bouwt het stage
- en vrijwilligersbeleid van Vluchtelingenwerk uit en voert het uit;
- Je staat in voor de opmaak en update van interne documenten en policies betreffende de arbeidsvoorwaarden en -omstandigheden;
- Je staat in voor de kwaliteitszorg en de inclusiviteit van interne processen;
- Je staat in voor de uitwerking en uitvoering van het diversiteits
- en welzijnsbeleid;
- Je vormt het aanspreekpunt voor de personeelsvertegenwoordiger en vertrouwenspersoon en staat in voor de kennisborging en communicatie over het personeelsoverleg.
- Je bent verantwoordelijk voor de administratieve kant van het personeelsbeheer:

- Je verwerkt de indienst
- en uitdiensttredingen. Je zorgt hierbij voor de opmaak van de uurroosters, arbeids-, stage
- en vrijwilligerscontracten en bijhorende addenda.
- Je bent verantwoordelijk voor de goede registraties van de werktijden.
- Je zorgt ervoor dat medewerkers hun contractuele elementen (vakantieplanningen, afwezigheden, uurroosters) goed begrijpen en kunnen opvolgen.
- Je bent verantwoordelijk voor het invullen en opvolgen van de maandelijkse payroll, en alle handelingen die daarbij horen, zoals het bijhouden van afwezigheden en verlof.
- Je zorgt dat er steeds een up-to-date arbeidsreglement is
- Je bent het eerste aanspreekpunt voor sociale wetgeving en het sociaal secretariaat. Je zorgt hierbij dat de organisatie steeds de recente en correcte wetgevingen volgt en dat de collega’s tijdig en helder geïnformeerd zijn.
- Je bewaakt mee dat de arbeidswetgeving en alle relevante CAO’s correct opgevolgd worden.
- Je ondersteunt de sollicitatie
- en aanwervingsprocedures.

Profiel

WIJ ZOEKEN
- iemand met een hart voor mensen op de vlucht;
- een HR medewerker met minimum 2 jaar ervaring;
- iemand die zeer helder en vlot communiceert;
- een resultaatgerichte en nauwkeurig werker;
- iemand die interne processen weet te organiseren en te stroomlijnen;
- een flexibele teamplayer met veel realiteitszin;
- een bij uitstek zelfstandig iemand die meerdere to-do’s tegelijkertijd kan organiseren en hierbij het overzicht bewaart en rustig blijft.

PROFIEL
- je hebt goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als redactioneel, in het Nederlands en in het Engels; voor Nederlands vragen we een minimum taalniveau C1, voor Engels B1;
- je bent een preventieadviseur van het niveau 3 of bent bereid om de nodige modules van de opleiding preventieadviseur te volgen (EHBO, brandpreventie,);
- je hebt kennis van arbeidswetgeving en de belangrijkste human resources processen en tools
- je hebt minstens twee jaar ervaring in een soortgelijke job;
- je bent bemiddelend en aanspreekbaar;
- je neemt vlot zelf initiatief en detecteert spontaan uitdagingen en knelpunten;
- je werkt constructief samen met collega’s, bent flexibel, organisatiebetrokken en klantgericht;
- je bent daadkrachtig, enthousiast en overtuigend, en tegelijk ook diplomatisch, beleefd en vriendelijk.

Jobgerelateerde competenties
- Nieuwe werknemers verwelkomen en hun integratie bevorderen
- Documenten voor de opvolging en het beheer van het personeel opmaken en actualiseren (sociale overzichtstabellen, salaristabellen, planning van vakanties,...)
- Personeel inlichten over sociaal recht en specifieke kenmerken van de organisatie
- Opleidingsnoden van het personeel verzamelen en samenvatten
- Loongegevens invoeren (premies, uitkeringen, maandelijkse salarissen, inhoudingen,...)
Loonstrookjes controleren
- Individuele dossiers van werknemers opvolgen en updaten
De wettelijke aangifte indienen
- Het administratieve personeelsbeheer opvolgen: Opleiding (deelnemers oproepen, zalen reserveren,...)
- Het administratieve personeelsbeheer opvolgen: Werving (cv's sorteren, antwoorden op kandidaturen,...)
- Het administratieve personeelsbeheer opvolgen: Interne verschuivingen, overplaatsing

Persoonsgebonden competenties
- Plannen en organiseren
- Creativiteit
- Communiceren
- Verantwoordelijkheid
- Resultaatgerichtheid
- Analyseren
- Digitaal denken
- Diversiteit
- Kritisch denken
- Zelfstandigheid
- Samenwerken
- Flexibiliteit
- Klantgerichtheid

Aanbod

WIJ BIEDEN
- een fijne werksfeer binnen een enthousiast team van ongeveer 35 mensen;
- een job met oog voor de work/l