Office Administrator

**Description de l’entreprise
**Cette année, le Palais des Beaux-Arts fête son 100ièmeanniversaire. Il y a d'abord eu le rêve, puis vinrent la maison et ses nombreux occupants. Depuis sa création en 1922, le pouvoir fédérateur des arts réunis sous un même toit a été un catalyseur de changement et de progrès. Nous sommes face à des bouleversements dans le monde entier. Bozar souhaite se développer pour devenir une maison de la culture solidement ancrée dans le XXIième siècle.

Le Département Institutional Relations à Bozar fournit une expertise locale, régionale et internationale et élabore des stratégies et des modèles de gouvernance pour les cadres financiers, politiques et institutionnels à long terme des programmes artistiques de Bozar. Il coordonne également les projets de l'UE et les événements des présidences de l'UE et met en œuvre les missions européennes et internationales de notre maison.

**Description de la fonction**
- Vous analyserez et mettrez en place les outils IT pour automatisation des processus internes - pour rassembler toutes les informations artistiques et financières nécessaires tant pour la constitution des dossiers, leur suivi que pour leur règlement (pour des subsides structurels ainsi que ceux liés à des projets). Ces dossiers concernent les demandes auprès de différents niveaux institutionnels belges : l'Etat fédéral, les entités fédérées (communautés et régions), la Ville de Bruxelles, l'Union Européenne.
- En collaboration avec les collègues du département, vous effectuez diverses tâches principalement administratives visant à préparer les dossiers institutionnels belges et internationaux relatifs aux projets culturels en cours et à venir (participation à la préparation des dossiers de subsides et des réunions :rassemblement des documents, copies, mise en forme des dossiers, des agendas,...) ;
- Vous organisez le classement des dossiers et en gérez le suivi administratif.
- Vous alimentez et complétez la base de données des contacts institutionnels et diplomatiques belges, européens et internationaux ;
- Vous effectuez les tâches administratives en lien avec les activités du département et avec les activités internationales et protocolaires de la direction (réservation et suivi des déplacements, création de fardes pour les visiteurs invités...)
- Vous êtes en charge de la correspondance avec les différentes institutions.
- Vous travaillez en étroite collaboration avec les départements artistiques de Bozar ainsi qu'avec les départements Finance et Communication et autres départements internes de Bozar.

**Description du profil**
- Vous possédez un diplôme de bachelier ou de master, de préférence en Sciences Administratives et Gestion Publique, ou équivalent par expérience ;
- Vous avez une expérience de 3 ans dans une fonction équivalente ;
- Vous êtes bilingue FR/NL avec une bonne connaissance de l'anglais ;
- Vous avez d'excellentes connaissances en MS Office, en particulier Excel, les CRM, et vous apprenez rapidement de nouveaux outils informatiques ;
- Vous êtes rigoureux.se et assistez volontiers vos collègues ;
- Vous avez le sens du contact et êtes résistant au stress ;
- Vous travaillez de façon structurée et ordonnée, et vous avez le souci du détail ;
- Vous êtes efficace et capable de travailler sur différents projets en même temps ;
- Les tâches administratives ne vous rebutent pas ;
- Vous avez un intérêt pour l'art et la culture et les questions politiques.

**Avantages du poste**
- Un contrat à durée indéterminée et à temps plein, avec un horaire flottant.
- Des chèques repas
- Une assurance groupe
- Une assurance hospitalisation après 6 mois.
- Le remboursement intégral du trajet travail-domicile en transport public.

**Informations supplementaires**
Lieu de travail ,

Type de contrat : CDI

Autres Informations:
**Contact