Drp - Rs - Td- Appui - Consultant Gestionnaire de

Niveau d'études- Bachelier (enseignement supérieur de type court)
- Degré- Consultant- Lieu d'embauche- DRP - RS - TD - APPUI
Avenue de la Force Aérienne, 1040 Etterbeek- Date limite d'inscription- 30.11.24- Numéro de référence- 116057/S5F**Description d'emploi**:
**RAISON D'ETRE DE LA FONCTION**

Gérer et traiter toute une série de demandes administratives et assurer l'accueil au sein du service afin de répondre aux attentes des clients tant internes qu'externes. **Encadrer et coordonner les activités d'une équipe.
**DESCRIPTION DE LA FONCTION**

En tant que **Soutien administratif**, réaliser des tâches et d'activités administratives et/ou organisationnelles suivant les procédures en vigueur afin de garantir le déroulement optimal des activités de l'entité et/ou d'assurer la mise à disposition des documents nécessaires.

**_Exemples de tâches_**
- Classer les informations et les documents (de manière physique ou électronique).
- Rédiger des lettres types, des formulaires, des documents et/ou des attestations.
- Rédiger des comptes-rendus des réunions internes, des textes, des mémos, des notes et/ou des présentations.
- Participer aux activités quotidiennes du service et effectuer toute tâche administrative et organisationnelle permettant la réalisation optimale des objectifs du service dans le respect des délais et des normes de qualité.
- Gérer le programme RIO et assurer le suivi de cette correspondance.
- Encoder des données.
- Créer et actualiser les templates administratifs existants (ISLP, notes, formulaires,).
- Coordonner l'agenda d'une personne ou d'un service.
- Assister le(s) responsable(s) dans la gestion et le traitement administratif de dossiers spécifiques.
- Constituer des dossiers de documentation.
- Envoyer des fax et des lettres pour une personne ou un service.En tant que **Personne de contact**, répondre à toutes demandes des clients internes ou externes et transmettre les demandes complexes aux personnes ou services spécialisés afin de soutenir les clients dans la recherche d'une réponse à leur demande.

**_Exemples de tâches _**
- Assurer la diffusion des informations entre les services de la direction et les partenaires et/ou clients.
- Demander des informations et/ou consulter des documents pour aider les partenaires.
- Réceptionner et transmettre des messages.
- Être l'interlocuteur privilégié d'un ou plusieurs clients/partenaires et assurer les contacts nécessaires dans ce cadre.
- Ecouter, informer, orienter et assister les visiteurs.
- Faire des recherches dans des banques de données ou des archives pour des partenaires internes ou externes.
- Répondre aux questions routinières relatives à son domaine.
- Répondre aux demandes d'information de clients internes ou externes par téléphone ou par mail.
- Rechercher de la documentation sur intranet et internet.
- Fournir les documents/brochures/renseignements nécessaires aux personnes.En tant que **Helpdesk**, fournir des renseignements et des réponses techniques aux membres du personnel/clients/utilisateurs afin de leur apporter une solution efficace à leurs questions et problèmes.

**_Exemples de tâches_**
- Identifier le problème dans la situation présentée par le demandeur.
- Offrir un support pour les membres du personnel de la direction.
- Appliquer les procédures de résolution de problèmes connues.
- Fournir les renseignements correspondants à une situation courante.En tant que **Gestionnaire **de données**, classer des informations pertinentes pour l'organisation et/ou encoder des données dans des banques de données afin de mettre à la disposition de l'organisation des informations structurées.

**_Exemples de tâches_**
- Recueillir les documents, dossiers ou informations à classer et les archiver selon les règles en vigueur
- Assurer la pertinence des informations placées dans les outils informatiques et/ou sur l'intranet voire internet
- Expliquer la base de données ou le classement aux utilisateurs internes et externes et les assister dans leurs recherches
- Assurer le back-up pour la gestion des bases de données
- Apporter son aide pour l'organisation des flux d'informations conformément aux directives en la matière
- Ordonner et ranger des dossiers, des documents ou d'autres informations pertinentes pour le service suivant les procédures ou règles.En tant que **Gestionnaire **de **dossier**, établir et/ou analyser et/ou contrôler des dossiers suivant la règlementation ou les procédures en vigueur afin de pouvoir tirer une conclusion basée sur tous les éléments et garantir la prise de décision ou la finalisation du dossier.

**_Exemples de tâches _**
- Compléter des documents suivant la réglementation ou les procédures en vigueur.
- Recueillir des informations ou des clarifications auprès de différentes sources.
- Détecter les éléments clés du dossier, les analyser et les structurer.
- Exécuter les étapes prévues du do