Office Manager

**Wil jij meebouwen aan een koolstofvrije toekomst?**

Hysopt is een snelgroeiende spin-off van de Universiteit Antwerpen. Met onze unieke cloudsoftware helpen we bedrijven en gebouwbeheerders om hun HVAC-systemen efficiënter te ontwerpen en beheren. Zo verlagen we wereldwijd energiekosten en CO₂-uitstoot.

Als Office Manager & HR Officer ben jij de organisatorische spil van ons team. Je combineert administratieve nauwkeurigheid met een warm onthaal voor collega’s, bezoekers en leveranciers. Daarnaast speel je een sleutelrol in ons HR-beleid en ondersteun je onze internationale groei.

Ben je een organisatorisch talent die van aanpakken weet? Zoek je een veelzijdige functie waarin geen dag hetzelfde is? Dan hebben wij de perfecte job voor jou

In je rol als **Office Manager** ben je hét aanspreekpunt voor collega’s, bezoekers en leveranciers.
- Je regelt alles wat nodig is voor een soepel draaiend kantoor door kantoorbenodigdheden te beheren, te zorgen voor een soepele doorstroom van binnenkomende telefonische oproepen en post, ontvangen van bezoekers,...
- Je houdt de facturatieflow strak in de gaten: voorziet de boekhouder van de nodige stukken voor een maandelijkse afsluit, bereidt en volgt betalingen op, ondersteunt onze boekhouders met rapportages,
- Met jouw vlotte pen zorg je voor een heldere communicatie, zowel intern als extern.
- Op vlak van crediteuren
- en debiteurenbeheer hanteer je een hands-on aanpak zodat de termijnen van de onbetaalde facturen herleid worden tot een minimum.
- Je biedt jouw collega’s de nodige ondersteuning bij het boeken van hotels, vervoer en andere logistieke zaken die nodig zijn voor hun zakenreizen.
- Je ondersteunt af en toe het Sales team met administratie.

Daarnaast ben je als **HR Officer** verantwoordelijk voor een breed HR-beleid.
- Je bent de drijvende kracht achter de HR-processen: onboarding /offboarding van medewerkers, het beheer van personeelsdossiers, het up-to-date houden van onze beleidsverklaringen,
- Samen met het sociaal secretariaat Acerta, zorg je maandelijks voor een foutloze payroll voor onze teams in België, het Verenigd Koninkrijk en Duitsland.
- Je hebt de regie over het beheer van ons wagenpark, van het bestellen van laadpassen tot het beantwoorden van vragen over schades, het controleren van de facturatie, enz.
- Je bent het aanspreekpunt voor jouw collega’s en het management voor alle sociaaljuridische vragen en zorgt samen met de HR Manager/CFO, voor de juiste toepassing van wet
- en regelgeving.
- Je organiseert mee teamevents en andere team(building) initiatieven.

Vanuit deze beide rollen lever je een **belangrijke bijdrage aan de groei van Hysopt**:

- In samenwerking met de HR Manager/CFO verbeter je de huidige administratieve processen en bouw je mee aan de processen van morgen.
- Je denkt actief mee over het HR-beleid en helpt een omgeving te creëren waarin ieder individu optimaal kan functioneren.
- Je onderhoudt goede relaties met de verschillende leveranciers en dienstverleners, en zorgt voor schaalbaarheid waar mogelijk.

**Hierin herken je jezelf**:

- MS Office (Word, Excel, Powerpoint) kent weinig geheimen voor je.
- Kennis van Exact Online, Acerta Connect en Trefzeker is welkom maar geen must.
- Je hebt een basiskennis sociale wetgeving & payroll voor bedienden.
- Qua taalvaardigheid jongleer je met gemak tussen het Nederlands en het Engels. Kennis van het Frans of Duits is een plus.
- Een dringende case of plotse telefoontjes schrikken je niet af. Ook je dagplanning die overhoop wordt gehaald, brengt jou niet van de wijs. Je bedaart elke werk-storm.
- Je bent bewust van de kracht van goede en correcte communicatie en past dit toe, zowel schriftelijk als mondeling. Je werkt nauwgezet en je bent van nature georganiseerd.
- Het visitekaartje van de firma, dat ben jij. Je verwelkomt onze bezoekers steeds met de glimlach en ook telefonische gesprekken doe je met veel “swung”.
- Doordat je reeds enkele jaren werkervaring hebt in een gelijkaardige functie, weet je de juiste prioriteiten te stellen.
- Je weet ons te overtuigen, niet door jouw diploma maar door jouw persoonlijkheid en gedrevenheid.

**Dit bieden wij jou**:

- Een leuke scale-up bedrijfscultuur met gepassioneerde collega's.
- Een gevarieerd takenpakket met veel vrijheid en ruimte voor initiatief.
- Een moderne en ruime kantooromgeving met alle faciliteiten op een vlot te bereiken locatie.
- Een mooi en competitief salaris, in verhouding met jouw ervaring.
- In ruil voor de 40 uren die je wekelijks presteert, krijg je 12 ADV-dagen.
- Een grote impact, zowel op ons bedrijf als op het klimaat.

We kijken uit naar je sollicitatie