Assistant Membre

Niveau d'études- Secondaire supérieur - Degré- Assistant- Lieu d'embauche- DCA HAI - RESSOURCES - GESTION PERSONNEL - Avenue Rousseaux Emile 38, 6001 Charleroi- Date limite d'inscription- 23.02.24- Nombre maximum d'inscriptions- 20- Numéro de référence- 108745/S6F**Description d'emploi**: - Raison d'être de la fonction - Exécuter le suivi des outils de gestion dans le domaine HRM en tenant compte de l'impact sur les autres domaines afin de contribuer à la réalisation d'une politique globale des ressources humaines au sein du service. - L'assistant(e) HRM assure le suivi des procédures de recrutement, des données des membres du personnel liées à leur carrière professionnelle, de l'encodage dans les bases de données existantes, de l'organisation du temps de travail, du traitement et suivi des demandes et formulaires des membres du personnel, et de la transmission claire et objective de l'information concernant les domaines HRM afin d'offrir un service irréprochable à l'unité et à ses membres. - Description de fonction - Personne de contact (Voir aussi "helpdesk") - répondre à toutes demandes des clients internes ou externes et transmettre les demandes complexes aux personnes ou services spécialisés afin de soutenir les clients dans la recherche d'une réponse à leur demande.- Répondre au téléphone et transférer l'appel/la demande vers les personnes ou les services spécialisés. - Réceptionner et transmettre des messages. - Faire des recherches dans des banques de données ou des archives pour des partenaires internes ou externes. Soutien HRM - réaliser des tâches et activités HRM suivant les procédures en vigueur afin d'assurer la gestion optimale du personnel mis à la disposition de l'entité.- Gérer et suivre les demandes des membres du personnel dans un ou plusieurs domaines de la RH (formation, carrière, indisponibilités, aménagement du temps de travail, détachement, mobilité,). - Organiser et/ou participer au déroulement pratique des recrutements et des sélections. - Prendre contact avec les collaborateurs afin de les prévenir de procédures à suivre en fonction de leur situation individuelle. - Rédiger et suivre les notes et courriers relatifs à la gestion du personnel. - Tenir à jour les dossiers personnels des membres du personnel de l'entité (classement, inventaires, ventilation, redaction des documents nécessaires dans ce cadre). - Assurer un suivi des échéances en matière d'évaluation. Soutien administratif - réaliser des tâches et activités administratives et/ou organisationnelles suivant les procédures en vigueur afin de garantir le déroulement optimal des activités de l'entité, et/ou d'assurer la mise à disposition des documents nécessaires- Rédiger des lettres types, des formulaires, des documents et/ou des attestations. - Aider à la traduction de documents divers. - Rechercher, gérer et archiver la documentation. - Participer aux activités quotidiennes du service et effectuer toute tâche administrative et organisationnelle permettant la réalisation optimale des objectifs du service dans le respect des délais et des normes de qualité. - Mettre à jour les procédures internes de gestion administrative. - Assister le(s) responsable(s) dans la gestion et le traitement administratif de dossiers spécifiques. - Gérer le système informatisé GALOP dans une ou plusieurs de ses composantes. - Envoyer des fax et des lettres pour une personne ou un service. Gestionnaire de données - consulter, encoder, classer des données et/ou exploiter une ou plusieurs bases de données internes et/ou externes afin de disposer de tous les éléments nécessaires pour la suite du contrôle et du traitement du dossier et mettre à la disposition de l'organisation des informations structurées.- Garantir le degré d'accessibilité du classement (étiquettes, table des matières, structure des dossiers,...). - Tenir la banque de données à jour en introduisant des données nouvelles ou modifiées aux moments convenus. - Ordonner et ranger des dossiers, des documents ou d'autres informations pertinentes pour la direction suivant ces procédures. - Analyser et/ou contrôler les données introduites ou à introduire. - Utiliser les programmes informatiques spécifiques (GALop, RIO, DBLog...). Helpdesk (Voir aussi "personne de contact") - fournir des renseignements et des réponses techniques aux membres du personnel/clients/utilisateurs afin de leur apporter une solution efficace à leurs questions et problèmes.- Identifier le problème dans la situation présentée par le demandeur. - Répondre aux questions de routine faisant partie du core-business de son service/de sa direction. - Appliquer les procédures de résolution de problèmes connues.