Secrétaire de Service

**Fonction**:
L’Hôpital Universitaire de Bruxelles (H.U.B.) regroupe l’Hôpital Erasme, l’Institut Jules Bordet et l’Hôpital Universitaire des Enfants Reine Fabiola (HUDERF). Créé en 2021 à l’initiative de la Ville de Bruxelles et de l’Université Libre de Bruxelles (ULB), ce grand pôle hospitalier universitaire garantit à la fois des soins de santé de haute qualité et accessibles à tous ainsi que l’excellence dans la formation et la recherche. Le HUB compte 1.420 lits d’hospitalisation et plus de 6.000 membres du personnel, dont 841 ETP médecins et 3.975 ETP non médicaux. Le HUB a pour ambition d’offrir à l’ensemble de ses équipes un cadre de travail épanouissant et attractif, avec des possibilités de formation et d’évolution professionnelle, tout en garantissant la pérennité et donc la viabilité financière de l’ensemble

**Secrétaire de service - Gestion des plaintes (H/F/X)**

Contrat à durée indéterminée temps plein.

**Description générale de la fonction**:
Effectuer des travaux de secrétariat afin de soutenir administrativement la gestion des plaintes patients et la gestion des litiges juridiques relatifs à la responsabilité civile médicale de l’institution.

**Vos principaux rôles et responsabilités**:
Sous la responsabilité du Médecin-Directeur:
Gestion des plaintes de patients:

- Réception de courriers et courriels
- Réception appels téléphoniques
- Visite de patients, ou famille de patients, pour plainte ou demande de copie de dossier médical ou de renseignements
- Envoi des documents à compléter
- Envoi d’un rappel sur la Loi du 22/8/2002 : Droits du patient
- Demande confirmation identité
- Gestion des demandes de consultation des dossiers de patients décédés
- Courriers et appels téléphoniques de la Police/Ordre des Médecins pour saisie de dossier médical
- Dispatching des plaintes vers les médecins ou autre département (facturation, nursing, bénévoles ) concernés (avec courrier d’accompagnement)
- Contacts écrits et téléphoniques avec le courtier de l’hôpital, les assurances RC de l’hôpital, les médecins conseils, le Fonds des Accidents Médicaux, les médecins experts, l’Ordre des Médecins, la Police, les conseils juridiques de l’hôpital ou de patients
- Dactylographie de courriers/courriels adressés aux patients, médecins, médecins conseils, F.A.M., avocats, assurances, service facturation, Ordre des Médecins, Juge d’instruction, médecin traitant
- Encodage de certains dossiers dans base de données commune avec le service facturation de dossiers nécessitant leur intervention
- Sélection et impression de documents du DMU pour gestion de plaintes ou demandes de patients
- Contact avec service des archives pour demandes d’impression de dossiers médicaux à la demande du F.A.M., Ordre des Médecins, Juge d’instruction, médecin traitant, patients.
- Contact avec secrétariats médicaux si dossiers médicaux incomplets à clôturer d’urgence (demande de copie de patients, saisie de dossier médical, consultation de dossier médical au secrétariat de la direction médicale )
- RV organisés pour médecins ou professionnel de la santé qui, après autorisation par la DM, viennent « consulter » un dossier médical
- Echanges avec les RH pour le statut, le salaire du personnel impliqué par une plainte

Organisation agenda:

- Réunions internes/ vidéos avec médecins et/ou infirmiers de l’institution, médecin expert de l’assureur de l’hôpital, avocat représentant les intérêts de l’hôpital
- Suivi des dates de réunions et d’expertises avec rappel au personnel soignant concerné
- Gestion de l’administration des rendez-vous et assistance à la résolution des problèmes bureautiques avec l'aide du helpdesk informatique

Gestion des demandes de mutuelles ou médecin traitants:

- Courriers et appels téléphoniques
- Recherche au DMU des renseignements nécessaires (pour orienter ou répondre)

Gestion des demandes de patients:

- Demandes de copies de leur dossier médical ou d’envoi de celui-ci à leur MT
- Demandes et autorisations pour accès au dossier d’un patient décédé
- Demande d’intervention de l’hôpital pour perte ou casse de lunettes, appareil dentaire ou appareil auditif, vol : transmission du dossier à l’assurance
- Demandes de conseils pour obtenir renseignements divers (réorientés ou pas si gestion à la DM)
- Transmission aux services concernés d’un changement d’adresse ou de MT

**Votre profil**:

- Vous possédez un Bachelier en secrétariat ou pouvez justifier d’une expérience utile.
- Vous avez idéalement une expérience en secrétariat administratif.
- Une connaissance juridique sur la Loi sur les Droits du patient est un plus
- Une bonne connaissance de la Suite Office est requise.
- Vous avez le sens de l’accueil et de la communication.
- Vous possédez une excellente connaissance du français ainsi qu’une bo