Personal Assistant

Functieomschrijving
- Als Personal Assistant werk je rechtstreeks samen met de directie en het MT, en is je belangrijkste verantwoordelijkheid hen te ondersteunen in hun dagelijkse werkzaamheden. Dit omvat het beheren van agenda's, het organiseren van vergaderingen, evenementen en verantwoordelijk voor specifieke projecten.
- Je onderhoudt nauw contact met alle partijen zodat je zeker weet dat alles volgens afspraak en planning zal worden gerealiseerd. Je voelt je echt verantwoordelijk voor het hele traject, en met een flinke portie daadkracht en organisatievermogen zorg je dat alles perfect loopt.
- Aangezien dit een verantwoordelijke functie is, wordt er verwacht dat je zelfstandig kunt werken en volledige verantwoordelijkheid kunt nemen.

Functieomschrijving
- Ondersteuning bieden aan de directie en het MT: organisatie, planning, coördinatie van activiteiten intern en extern
- Voorbereiden en uitzetten van sales ondersteunende acties
- Het maken en voorbereiden van presentaties en rapporten
- Het opzetten van video conferences
- Hostmanship bij vergaderingen
- Het monitoren en bewaken van de opvolging van acties
- Uitvoeren van alle voorkomende administratieve werkzaamheden
- Correspondentie in zowel Frans als Nederlands
- Het opstellen van notulen
- Assisteren bij projecten

Profiel
- Vloeiend Frans en Nederlands spreken en schrijven
- Iemand die stevig in de schoenen staat
- Een persoon die rust brengt
- Iemand die zelfstandig besluiten kan en durft te nemen
- Proactief en flexibel
- Gestructureerd en accuraat
- Een organisatietalent
- Diplomatiek en integer
- Collegiaal en communicatief
- Stressbestendig
- Je hebt kennis van MS Office, Powerpoint, en Outlook
- Affiniteit met online marketing, zoals Google Ads of Facebook is een pre.

Jobgerelateerde competenties
- Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
Telefonische oproepen en bezoekers filteren
- Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
- Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
- Professionele informatie en reglementering bijwerken
Documenten archiveren en klasseren
- Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden,...)
- Brieven, verslagen, nota’s,... opstellen en redigeren
- Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen,...)
- Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren

Aanbod
- Veel vrijheid bij het plannen van je werk.
- Veel ruimte voor creativiteit, persoonlijke inbreng en ontwikkeling.
- Informele en hands-on bedrijfscultuur met korte communicatielijnen.
- Voltijdse job voor onbepaalde tijd
- Bonusregeling
- 13é maand
- Flexibel werkrooster (ma-vr)
- Ontwikkelings
- en opleidingsmogelijkheden

Plaats tewerkstelling

9300 AALST