Planning & Office Manager

Planning & Office Manager (Temps plein) – ÉvénementielPropulse Group – Offre d'emploi du 19/12/2025Tu aimes le contact humain ? Tu es organisé.e, fiable et efficace ? Tu es à l'aise avec différents volets de la gestion administrative ? Le monde de l'événementiel te parle ? Lis la suite, ce poste est peut-être fait pour toi ContextePropulse Group est une société active dans le monde de l'événementiel et composée de 5 marques complémentaires :-Propulse : Gestion logistique et support à la production d'événements-Panorama : Bars éphémères hauts de gamme et thématiques-Epicuria : Catering management et support F&B-Ravito : Crew Catering (restauration des équipes événementielles)-Alpaca : ASBL engagée pour la durabilité des événementsAvec plus de 300 freelances mobilisés ponctuellement, l'humain est au cœur de nos activités. Pour renforcer notre équipe, nous recherchons un.e Planning & Office Manager. Missions et responsabilitésEn soutien à notre Crew Manager, tu seras le point de contact privilégié pour assurer une gestion fluide et réactive des plannings :Recrutement actif pour combler les shifts (appels, messages, ciblage des bons profils)Intégration des nouveaux collaborateurs (inscriptions, briefing, contrats/dimona)Encodage des jobs dans notre plateforme de planificationVérification et suivi des contrats, timesheets et rémunérationsGestion des conventions de bénévolat (ASBL Alpaca)Support aux campagnes de recrutement et mise à jour régulière de la base de donnéeRemplacement de la Crew Manager lorsqu'elle est absenteEn plus de ces fonctions « essentielles », d'autres missions « annexes » pourront s'ajouter en fonction de tes affinités et expériences. En voici une liste de possibilités, classées par thématique : Ressources Humaines- Gestion des ressources humaines internes- Contact avec les bénévoles qui soutiennent notre ASBL Alpaca solutions- Mise en place de campagnes de formation ou de recrutement - Optimisation des process RH actuels pour être toujours en phase avec les réalités du marchéCompta- Suivi des paiements de nos clients - Validation des factures de nos indépendants- Mise en place et suivi d'un processus de gestion des dépenses dans le respect des nouvelles dispositions légales (peppol)- Soutien au service comptabilité dans le traitement des factures d'achat- Edition d'une partie des factures de venteLe.la candidat.e sélectionné.e n'exercera pas forcément l'entiereté des points précédents mais plutôt une partie à sélectionner selon les périodes, ses affinités et ses expériences. Profil recherchéNous cherchons une personne qui se reconnaît dans ces qualités :Expérience en gestion de plannings et/ou recrutement ou qui a déjà exercé dans l'administratifRéactivité, autonomie, sens des prioritésBonne communication orale et écrite (FR)Grande Aisance au téléphoneEt surtout, tu es quelqu'un qui :Supporte bien l'imprévu Résiste au stressEst pragmatique et efficace Comprend vite les process Trouve de la satisfaction à résoudre des urgences Est rigoureux.se, fiable, aime "cocher les cases" A le souci du détail mais aussi la vue d'ensemble des priorités MotivationsCe poste est idéal si tu es motivé.e par :- Une prise de fonction rapide- L'engagement à long terme dans une entreprise jeune et dynamique - Le secteur événementiel et ses différentes facettes Nous t'offrons- Un emploi à temps plein dans une structure en constante évolution- Une période de formation interne afin que tu sois paré.e pour le poste- Une possibilité d'évolution et de mise en place de méthodes de travail adaptées aux réalités de l'entreprise- Une rémunération alignée avec les réalités du secteur et suivant une politique salariale commune à toute l'entreprise- Un large panel d'avantages légaux, extra-légaux et primes- Début de la mission : Janvier 2026CANDIDATURESLes candidatures sont attendues par e-mail à lancelot@propulsegroup.be