Planning & Office Manager

Planning & Office Manager (Temps plein) – Événementiel Propulse Group – Offre d'emploi du 19/12/2025 Tu aimes le contact humain ? Tu es organisé.e, fiable et efficace ? Tu es à l'aise avec différents volets de la gestion administrative ? Le monde de l'événementiel te parle ? Lis la suite, ce poste est peut-être fait pour toi Contexte Propulse Group est une société active dans le monde de l'événementiel et composée de 5 marques complémentaires : -Propulse : Gestion logistique et support à la production d'événements -Panorama : Bars éphémères hauts de gamme et thématiques -Epicuria : Catering management et support F&B -Ravito : Crew Catering (restauration des équipes événementielles)-Alpaca : ASBL engagée pour la durabilité des événements Avec plus de 300 freelances mobilisés ponctuellement, l'humain est au cœur de nos activités. Pour renforcer notre équipe, nous recherchons un.e Planning & Office Manager. Missions et responsabilités En soutien à notre Crew Manager, tu seras le point de contact privilégié pour assurer une gestion fluide et réactive des plannings : Recrutement actif pour combler les shifts (appels, messages, ciblage des bons profils) Intégration des nouveaux collaborateurs (inscriptions, briefing, contrats/dimona) Encodage des jobs dans notre plateforme de planification Vérification et suivi des contrats, timesheets et rémunérations Gestion des conventions de bénévolat (ASBL Alpaca) Support aux campagnes de recrutement et mise à jour régulière de la base de donnée Remplacement de la Crew Manager lorsqu'elle est absente En plus de ces fonctions « essentielles », d'autres missions « annexes » pourront s'ajouter en fonction de tes affinités et expériences. En voici une liste de possibilités, classées par thématique : Ressources Humaines - Gestion des ressources humaines internes - Contact avec les bénévoles qui soutiennent notre ASBL Alpaca solutions - Mise en place de campagnes de formation ou de recrutement - Optimisation des process RH actuels pour être toujours en phase avec les réalités du marché Compta - Suivi des paiements de nos clients - Validation des factures de nos indépendants - Mise en place et suivi d'un processus de gestion des dépenses dans le respect des nouvelles dispositions légales (peppol)- Soutien au service comptabilité dans le traitement des factures d'achat - Edition d'une partie des factures de vente Le.la candidat.e sélectionné.e n'exercera pas forcément l'entiereté des points précédents mais plutôt une partie à sélectionner selon les périodes, ses affinités et ses expériences. Profil recherché Nous cherchons une personne qui se reconnaît dans ces qualités : Expérience en gestion de plannings et/ou recrutement ou qui a déjà exercé dans l'administratif Réactivité, autonomie, sens des priorités Bonne communication orale et écrite (FR) Grande Aisance au téléphone Et surtout, tu es quelqu'un qui : Supporte bien l'imprévu Résiste au stress Est pragmatique et efficace Comprend vite les process Trouve de la satisfaction à résoudre des urgences Est rigoureux.se, fiable, aime "cocher les cases" A le souci du détail mais aussi la vue d'ensemble des priorités Motivations Ce poste est idéal si tu es motivé.e par : - Une prise de fonction rapide - L'engagement à long terme dans une entreprise jeune et dynamique - Le secteur événementiel et ses différentes facettes Nous t'offrons - Un emploi à temps plein dans une structure en constante évolution - Une période de formation interne afin que tu sois paré.e pour le poste - Une possibilité d'évolution et de mise en place de méthodes de travail adaptées aux réalités de l'entreprise - Une rémunération alignée avec les réalités du secteur et suivant une politique salariale commune à toute l'entreprise - Un large panel d'avantages légaux, extra-légaux et primes - Début de la mission : Janvier 2026 CANDIDATURES Les candidatures sont attendues par e-mail à lancelot@propulsegroup.be