Planning & Operation Officer

À propos de Protection UNIT

Chez Protection UNIT, véritable partenaire technologique dans le secteur de la sécurité et entreprise 100% belge, nous innovons constamment pour offrir des solutions de protection sur mesure, alliant expertise humaine et technologies de pointe. Nous croyons en l’excellence et en la collaboration, dans un environnement où chaque talent compte et contribue à renforcer la sécurité de demain.

Mission

La mission principale est l’appui opérationnel du département Event. Il veillera à assurer le bon déroulement des opérations sur le terrain. C’est un poste qui demande une grande capacité d’organisation, de réactivité et un excellent sens de la communication

Rôles & responsabilités clés

1) Planification opérationnelle

- Analyser les demandes de faisabilité opérationnelles pour les nouvelles missions. Refuser les demandes avec accord de L’Event Director
- Désignation d’un responsable de gestion (back office ou coordinateur)
- Assurer la planification générale sur demande et adapter les affectations selon les imprévus
- Suivre quotidiennement les prestations non affectées et combler les manques
- Vérifier les plannings hebdomadaires et contrôler leur cohérence avec les besoins opérationnels
- Encoder les plannings et les demandes réceptionnées
- Envoyer les plannings validés aux agents et aux clients

2) Documentation opérationnelle

- Créer et actualiser les procédures de site en collaboration avec les responsables concernés.
- Élaborer et adapter les ordres de mission dans l’outil de gestion (Notify App).
- Établir les grilles « Ops » pour les missions sans responsable identifié.
- Etablir les demandes logistiques pour les missions sous sa responsabilité

3) Gestion des intérimaires et du personnel

- Déclarer les nouveaux intérimaires et confirmer les heures prestées auprès des agences intérimaires.
- Remonter systématiquement les manquements ou anomalies non justifiées à l’Event Manager.
- Suivre les tableaux de récupération, encoder les absences et les justificatifs associés.
- Gérer les périodes de chômage économique selon les règles en vigueur.

4) Coordination avec sous-traitants et prestataires

- Contrôler les plannings de sous-traitance (SRL, CE, etc.) et veiller à leur alignement avec les engagements de service.
- Assurer la bonne intégration des prestataires dans le processus de planification.

5) Suivi des rapports et reporting

- Vérifier et contrôler les rapports hebdomadaires des prestations de la semaine précédente (chaque lundi).
- Enregistrer les rapports sur le serveur et s’assurer de leur archivage structuré.
- Rédiger un rapport synthétique des événements à venir pour le week-end, en appui du support opérationnel.
- Mettre à jour et suivre le calendrier Event.
- Contrôle des devis en appuie du département sales
- Organisation des contrôles ponctuelles sur site
- Enquête de qualité pour les clients sans coordinateur désigné
- Supporter le Director dans la préparation de ses réunions reporting

6) Support administratif et facturation

- Répondre aux questions des agents, coordinateurs et clients concernant les plannings ou missions.
- Participer au contrôle de facturation client pour s’assurer de la cohérence entre prestations livrées et facturées.
- Gestion des listes de gardiennage
- Organisation des évaluations des agents, squad leaders et coordinateurs
- Gestion des rendez-vous du Director (clients, fournisseurs, suivi care)

Profil

Expérience et formation

- Disposer d’une expérience confirmée d’au moins 5 ans dans le secteur du gardiennage
- Avoir suivi une formation complète, incluant:

- Aspects légaux liés à la sécurité privée
- Équipements de protection individuelle (EPI)
- Secourisme
- Gestion de crise
- Leadership/management

Compétences techniques

- Capacité à rédiger des Operations Guidelines clairs et précis à destination des équipes terrain
- Bonne maîtrise des outils informatiques : Microsoft Office et SAFOX
- Être titulaire d’un permis de conduire B (mobilité inter-site indispensable)
- La connaissance du néerlandais et de l’anglais est un atout apprécié

Compétences managériales et comportementales

- Aptitude à encadrer, fédérer et diriger une équipe d’agents de sécurité
- Sens développé de l’organisation, de la communication et de la prise de décision rapide
- Rigueur, ponctualité, et exemplarité sur le terrain
- Capacité à instaurer et promouvoir une dynamique positive au sein des équipes, en cohérence avec la philosophie des « 4 P » : Pensée Personnelle, Positive et Permanente.