Vacature medewerker onderwijsadministratie Brussel

LUCA School of Arts is een creatieve hub voor bijna 5.000 mensen: meer dan 4.000 studenten en 800 collega’s. Aan hen biedt LUCA een onderwijs- en onderzoeksomgeving om hun creatief talent verder te ontplooien. Dat doen we via opleidingen hoger onderwijs in het brede domein van de kunsten, en via artistiek onderzoek, ingebed binnen een geassocieerde Faculteit Kunsten aan KU Leuven. LUCA heeft campussen in vier steden: Gent, Brussel, Leuven en Genk. LUCA is lid van de Associatie KU Leuven en de European University Alliance FilmEU.

De vooropgestelde startdatum is van zodra beschikbaar.

Functiecontext

LUCA School of Arts is op zoek naar een administratief medewerker voor de campusdiensten  Brussel bestaande uit de 2 campussen Narafi  en Sint-Lukas . In Brussel biedt LUCA 2 bacheloropleidingen op campus Narafi en meerdere bachelor-, en  academische bachelor- en masteropleidingen op campus Sint-Lukas. Daarnaast ook  de educatieve master en  meerdere Internationale opleidingen, zoals Joint Master, FilmEU, …

Campus Sint-Lukas bevindt zich ook op de maatschappelijke zetel van LUCA waardoor er ook meerdere lucabrede diensten zijn ondergebracht.

Je werkt binnen de dienst onderwijsadministratie.

Als medewerker van de dienst sta je deeltijds in voor een kwalitatieve administratieve ondersteuning op het vlak van planning. Je werkt op de campus samen met verantwoordelijken van de opleidingen en diensten en zorgt ervoor dat bij het plannen van lessen, evaluaties en activiteiten op de campus de beschikbare ruimtes zo efficiënt mogelijk worden ingezet.

En je werkt deeltijds in de Student-Office campus Narafi waar je samen met een andere medewerker de organisatie van de campusdienst organiseert

Je participeert in de organisatie van campusactiviteiten doorheen het academiejaar.

Opdracht en taken van

de ATP-medewerker Brussel Sint-Lukas (50%)

• Je staat samen met de hoofdplanner in voor de planning (les- en evaluatieplanning) van alle opleidingen op de campus.
• Je staat in voor het lokalenbeheer doorheen het academiejaar.
• Je neemt deel aan overleg dat vanuit de centrale LUCA diensten wordt georganiseerd m.b.t. planning en roostering.

de ATP-medewerker Brussel Narafi (50%)

• Samen met een collega ben je verantwoordelijk voor de administratieve verwerking van studentendossiers van de campusopleidingen
• Je bent het aanspreekpunt voor de studenten en personeel in de Student-office
• Je verzamelt en verwerkt gegevens in de administratieve database van LUCA
• Je staat samen met een collega in voor de permanentie .
• Je neemt deel aan OA-overleg dat vanuit het campusbeheer Brussel wordt georganiseerd

Algemeen

• Je bent – in overleg met de direct leidinggevende - inzetbaar bij campusactiviteiten (bijv. open atelier dagen, eindejaar tentoonstelling, proclamatie, …).
• Je voert algemene onderwijs- en campus ondersteunende taken uit
• Je bent – in overleg met de direct leidinggevende - inzetbaar bij campusactiviteiten (bijv. startdagen, open atelier dagen, eindejaar tentoonstelling, proclamatie, …).

Profiel

• Je beschikt min. over een bachelordiploma (of gelijkwaardig door ervaring).
• Je kan helder en verbindend communiceren, hierin doelgroepspecifiek schakelen, en dit zowel mondeling als schriftelijk.
• Je toont initiatief en verantwoordelijkheid.
• Je hebt ervaring met de programma’s uit het MS Office pakket (Teams, Excel, Word, …)
• Je handelt oplossingsgericht en diplomatisch
• Je beschikt over goede communicatieve en sociale vaardigheden, je beschikt over een goede mondelinge en schriftelijke kennis van het Nederlands en het Engels.
• Je  werkt graag samen in team en hebt een open houding in overleg, maar kan ook zelfstandig werken.
• Je werkt proactief en nauwkeurig, met zorg voor een kwaliteitsvol eindresultaat.
• Je hebt een groot inlevingsvermogen en bent vlot in het leggen van sociale contacten. Dit zowel met studenten, docenten en collega’s.
• Je bent organisatorisch sterk en werkt planmatig met een sterk analytisch en probleemoplossend vermogen, je anticipeert op situaties.
• Je beschikt over de nodige overleg– en onderhandelingscapaciteiten.
• Je bent loyaal ten aanzien van de opdracht, de missie, visie en het beleidsplan van de Hogeschool.
• Kennis van de werking van een (kunst-)hogeschool is een extra troef, maar zeker niet noodzakelijk.

Aanbod

• Je krijgt de kans om op de betrokken campus samen met de collega’s de goede werking van de Student-Office te verzorgen.
• Statutaire tewerkstelling van bepaalde duur (vervanging, verlenging na 18 december mogelijk), 100% (opsplitsbaar) in het ambt van ATP in salarisschaal B1 (barema afhankelijk van je ervaring en verworven competenties). Meer informatie over de salarisschalen is te vinden op de website van de Vlaamse overheid.
• Woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of met de fiets wordt terugbetaald.
• Mogelijkheid tot fietslease.
• Een lerarenkaart.
• Kortingen via samenaankoop.
• De optie om een hospitalisatieverzekering te nemen aan gunsttarief.
• 35 verlofdagen.

Werken bij LUCA

Bij LUCA kom je terecht in een omgeving waar respect en integriteit onze basishouding definiëren, we duurzaamheid en diversiteit zien als een troef en kwaliteit onze drijfveer is. De komende jaren willen we LUCA een identiteit geven als actor in de maatschappij, ons opleidingsinstituut onderdeel laten worden van een laboratorium, ons aanbod aanvullen met vraaggestuurde initiatieven, en onze multicampusrealiteit ontsluiten tot een netwerk.

LUCA School of Arts wil een omgeving creëren waarin alle talenten maximaal tot ontplooiing kunnen komen, ongeacht gender, leeftijd, culturele herkomst, nationaliteit of functiebeperking. We verwelkomen daarom alle talentvolle mensen die de meerwaarde van diversiteit erkennen en mee vorm willen geven aan een inclusieve organisatie.

Interesse?

De kandidaatstelling bevat een dossier bestaande uit:

• Een motivatiebrief.
• Een cv.
• Attest van diploma (indien van toepassing een gelijkwaardigheidsverklaring van het gevraagde diploma).

Solliciteren kan tot en met 20 september 2026 via de jobapplicatie van CV Warehouse. Enkel volledige dossiers worden in aanmerking genomen.

Een eerste selectie gebeurt op basis van de ingediende dossiers. Je kan worden uitgenodigd voor een selectiegesprek 24 september 2026 op campus Brussel. Na de gesprekken kunnen psychotechnische testen deel uitmaken van het verdere selectieproces.

Meer informatie over de functie  is te verkrijgen bij Git Ceulemans  en Els Berlengee, campusmanager Sint-Lukas en Narafi, campusmanagement.brussel@luca-arts.be  

Voor meer toelichtingen over de sollicitatieprocedure, contacteer personeelsdienst@luca-arts.be

Na het sollicitatiegesprek worden alle geslaagde kandidaten gerangschikt. De kandidaat die het hoogst scoort, krijgt als eerste een jobaanbod. Andere geslaagde kandidaten worden gedurende één jaar opgenomen in onze werfreserve (met mogelijkheid tot verlenging van één jaar). Meer informatie vind je hier.