Office manager

Power up Shape the future Bij Groupe ADF willen we jou zien groeien. Groupe ADF is een Franse groep met een internationale dimensie en op mensenmaat.  Met 5100 medewerkers op 4 continenten zijn wij een belangrijke speler op het gebied van industriële prestaties.

Wij bieden
oplossingen op het gebied van engineering, productie en onderhoud in vijf expertisegebieden: energie, chemie, farma en luchtvaart. Office Manager – Business Support Wat ga je doen? Als Office Manager ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse coördinatie en goede werking van ons Business Support Team. Je bent het aanspreekpunt binnen het team en zorgt ervoor dat de administratieve processen efficiënt, correct en gestructureerd verlopen. In deze functie combineer je leidinggeven met meewerken. Je staat niet alleen boven het team, maar werkt actief mee met je collega's en springt bij waar nodig. Tegelijk bewaak je de voortgang, verdeel je de werkzaamheden en coach je de medewerkers in hun dagelijkse taken. Je takenpakket bestaat onder andere uit:
• Aansturen, begeleiden en coachen van het Business Support Team.
• Verdelen en opvolgen van de dagelijkse werkzaamheden binnen het team.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor vragen, problemen en administratieve processen.
• Zelf actief meewerken aan de administratieve taken en processen binnen Business Support.
• Bewaken van de correcte en tijdige registratie en verwerking van gewerkte uren.
• Opvolgen en controleren van project
- en opdrachtnummers in SAGES.
• Bewaken dat uren correct op de juiste projecten worden geboekt.
• Opvolgen van deadlines en zorgen dat administratieve processen tijdig worden afgerond.
• Coördineren, opmaken en verwerken van inkooporders (PO's).
• Opvolgen en controleren van uitgaande en inkomende facturen.
• Bewaken van administratieve dossiers, contracten en documentatie.
• Toezien op een correcte registratie en archivering van documenten in SharePoint en op de server.
• Signaleren van knelpunten en actief zoeken naar oplossingen.
• Meedenken over en verbeteren van administratieve processen en werkmethodes.
• Zorgen voor een goede samenwerking en communicatie binnen het Business Support Team en met andere afdelingen.
• Ondersteunen van de Business Support medewerkers bij complexere dossiers of vragen.
• Rapporteren over de voortgang en eventuele aandachtspunten aan het management. Wie ben jij? We zoeken vooral iemand die mensen kan meenemen, structuur kan brengen en tegelijkertijd graag de handen uit de mouwen steekt. Je bent iemand die energie krijgt van het begeleiden van collega's, maar die het ook belangrijk vindt om zelf operationeel betrokken te blijven.
• Je bent een natuurlijke coach en motivator en weet collega's op een positieve manier aan te sturen.
• Je communiceert duidelijk en weet verwachtingen op een constructieve manier over te brengen.
• Je bent organisatorisch sterk en houdt gemakkelijk het overzicht.
• Je werkt nauwkeurig en hebt oog voor detail.
• Je neemt graag verantwoordelijkheid en durft beslissingen te nemen.
• Je bent proactief en denkt mee over hoe processen beter en efficiënter kunnen.
• Je bent een echte teamspeler en vindt het belangrijk dat collega's elkaar ondersteunen.
• Je bent flexibel en springt graag bij wanneer de situatie daarom vraagt.
• Je houdt van administratie, structuur en het werken met cijfers.
• Je kunt goed overweg met Excel en Microsoft Office.
• Je beheerst het Nederlands uitstekend en kunt je professioneel uitdrukken in het Engels.
• Je bent iemand die problemen niet alleen signaleert, maar ook actief naar oplossingen zoekt.

Jouw profiel
• Je hebt enkele jaren relevante ervaring binnen een administratieve, business support of office management functie.
• Je hebt ervaring met het begeleiden, aansturen of coachen van collega's. Formele leidinggevende ervaring is een pluspunt, maar vooral jouw people skills en natuurlijke leiderschapsstijl zijn belangrijk.
• Je hebt een sterk organisatorisch vermogen en kunt verschillende taken en deadlines tegelijkertijd opvolgen.
• Je hebt een goede kennis van Microsoft Office, in het bijzonder Excel.
• Ervaring met ERP-systemen of administratieve software is een pluspunt.
• Ervaring binnen een financiële, technische of industriële omgeving is een mooie meerwaarde.
• Ervaring met facturatie, aankoopprocessen, urenregistratie of projectadministratie is een pluspunt. Wat typeert jou als Office Manager? Je bent niet iemand die enkel vanop afstand aanstuurt. Je kent de werking van je team en bent bereid om zelf mee te werken wanneer dat nodig is. Je weet wanneer je moet delegeren, wanneer je moet bijsturen en wanneer je gewoon even naast een collega moet gaan zitten om samen naar een oplossing te zoeken. Je creëert structuur, geeft vertrouwen en zorgt ervoor dat iedereen binnen het team weet wat er van hen verwacht wordt. Tegelijkertijd blijf je betrokken bij de dagelijkse werking en steek je graag zelf de handen uit de mouwen. Kortom: je bent een meewerkende coach die het team sterker maakt. Interesse? Stuur ons uw kandidatuur Onze rekruteringsdienst zal deze zorgvuldig bestuderen. Als uw kandidatuur wordt geselecteerd, nemen we contact met u op voor een eerst telefonisch gesprek en vervolgens voor een gesprek met een technische expert. In het kader van haar diversiteitsbeleid bestudeert Groupe ADF alle sollicitaties ook die van personen met een handicap.