Office Assistant

Location:
Brussels, Belgium Contract: Permanent – Full-time The Council of Bars and Law Societies of Europe (CCBE) represents the Bars and Law Societies of 46 countries and, through them, more than 1 million European lawyers. As a representative body, the CCBE plays a vital role in defending the rule of law, human rights, and access to justice. We are looking for a proactive, well-organised, and detail-oriented Office Assistant to join our team in Brussels. You will play a central role in supporting the Secretariat and ensuring the smooth day-to-day functioning of the office, including governance support, meeting coordination, event logistics, and administrative operations. This position is well-suited to an administrative professional who enjoys working in a small, international environment and can contribute positively to team collaboration. Reporting to the Operations Manager, you will work closely with the Secretary-General and Presidency.

How to apply
?Should you be interested in this position, please send your CV and a cover letter of no more than one page exclusively by email to raynal@ccbe.eu by 21 October 2026. Due to the high volume of applications received, please note that only shortlisted candidates will be contacted.
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* *Main responsibilities 1. Secretariat & administrative support
• Provide administrative support to the Secretary-General and Presidency, including scheduling, travel arrangements and meeting preparation.
• Draft, format and circulate correspondence and internal documents.
• Maintain membership records, contact databases and mailing lists.
• Handle incoming calls and general correspondence, and welcome visitors. 2. Meeting & event coordination
• Assist in organising internal and external meetings and events.
• Manage logistics, including invitations, registrations, catering, room setup, and audiovisual arrangements.
• Prepare and compile documentation, agendas and supporting materials. 3. Office, financial and IT support
• Collect invoices and receipts and track expenses.
• Manage office supplies.
• Ensure meeting rooms and shared office spaces are organised and ready for use.
• Coordinate maintenance and repairs with external providers.
• Provide basic user support for Microsoft 365 tools, meeting setups, and office equipment.
• Liaise with the external IT provider to ensure smooth functioning of systems. Key competencies
• Strong interpersonal skills and a professional, welcoming manner.
• Excellent organisational skills and ability to manage multiple priorities.
• Clear and professional written and verbal communication.
• Proactive approach, attention to detail, and problem-solving mindset.
• Ability to work both independently and as part of a team.
• Accuracy and discretion in handling administrative and financial tasks.
• Comfortable using digital tools and office IT systems. Qualifications & experience
• 2–4 years of relevant experience in an administrative or secretarial role.
• Experience in an international or EU-related environment is an asset.
• Proficiency in English and French (written and spoken); other European languages are an advantage.
• Strong command of Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, Teams, SharePoint).
• Proven ability to support senior staff with professionalism and discretion. What the CCBE offers
• A dynamic and collegial international working environment in Brussels
• An attractive remuneration package based on experience, including:
• Additional (extra-legal) leave days and fringe benefits
• Meal vouchers
• Pension plan and health insurance
• Contribution to public transport
• Flexible

working hours
and teleworking arrangements.
• Opportunities for professional development and exposure to European legal and institutional stakeholders.
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* Rejoignez le CCBE en tant qu'assistant(e) de bureau Lieu : Bruxelles, Belgique Contrat : CDI – Temps plein Le Conseil des barreaux européens (CCBE) représente les barreaux de 46 pays et, soit plus d'un million d'avocats européens. En tant qu'organe représentatif, le CCBE joue un rôle essentiel dans la défense de l'État de droit, des droits humains et de l'accès à la justice. Nous recherchons un(e) assistant(e) de bureau proactif(ve), bien organisé(e) et rigoureux(se) pour renforcer notre équipe à Bruxelles. Vous jouerez un rôle central en soutenant le Secrétariat et en veillant au bon fonctionnement quotidien du bureau, notamment en apportant un soutien aux activités de gouvernance, en coordonnant les réunions, en organisant la logistique des événements et en assurant les opérations administratives. Ce poste convient particulièrement à un(e) professionnel(le) de l’administration qui apprécie de travailler au sein d’une petite structure internationale et qui contribue positivement à la collaboration au sein de l’équipe. Sous la responsabilité du responsable des opérations, vous travaillerez en étroite collaboration avec le Secrétaire Général et la présidence. Comment postuler Veuillez envoyer votre CV et une lettre de motivation (1 page maximum) expliquant en quoi vos compétences et votre expérience correspondent à ce poste à l'adresse raynal@ccbe.eu avant le 21 octobre 2026. Les candidatures doivent être envoyées exclusivement par e-mail. En raison du nombre important de candidatures, veuillez noter que seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Principales responsabilités 1. Secrétariat et soutien administratif
• Assister le secrétaire-général et la présidence dans la planification et l'organisation des déplacements et la préparation des réunions.
• Mettre en forme et diffuser la correspondance et les documents internes.
• Tenir à jour les registres des membres, les listes de diffusion et les bases de données de contacts.
• Traiter les appels entrants, gérer la correspondance générale et accueillir les visiteurs. 2. Coordination des réunions et des événements
• Assister à l’organisation des réunions internes et externes.
• Gérer la logistique : invitations, inscriptions, restauration, installation audiovisuelle, préparation des salles et documents de suivi.
• Rassembler la documentation et aider à la mise à jour de l'ordre du jour et des documents connexes. 3. Support aux opérations, finances et IT
• Collecte des factures et des justificatifs de dépenses.
• Gérer les fournitures de bureau et la papeterie.
• Veiller à ce que les salles de réunion et les espaces de bureau soient rangés et prêts à être utilisés.
• Coordonner les réparations et l'entretien du mobilier, des équipements et des installations de bureau.
• Assurer un support de premier niveau pour les outils Microsoft 365, l’organisation des réunions et les équipements de bureau.
• Assurer la liaison avec le fournisseur informatique externe afin de garantir le bon fonctionnement des systèmes internes. Compétences clés
• Solides compétences interpersonnelles et attitude professionnelle et accueillante.
• Excellentes capacités d'organisation et aptitude à gérer efficacement plusieurs priorités.
• Communication écrite et orale claire, concise et professionnelle.
• Esprit proactif, doté de solides compétences en matière de résolution de problèmes et soucieux du détail.
• Capacité à travailler de manière autonome comme en équipe.
• Rigueur et discrétion dans le traitement des tâches administratives et financières.
• À l'aise avec les outils numériques et les systèmes informatiques de base. Qualifications et expérience
• 2-4 ans d'expérience professionnelle pertinente dans un poste de secrétariat ou d'administration
• Une expérience dans un environnement international ou axé sur l'UE est un atout.
• Maîtrise du français et de l'anglais (écrit et parlé) ; la connaissance d'autres langues européennes est un atout.
• Solides compétences informatiques, en particulier avec Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, Teams, SharePoint).
• Professionnalisme, discrétion et fiabilité avérés dans l'assistance aux cadres supérieurs. Ce qu’offre le CCBE
• Un environnement de travail dynamique, international et collégial au cœur de Bruxelles.
• Une rémunération attractive basée sur l'expérience et les qualifications, comprenant :
• Congés et avantages extralégaux
• Des chèques-repas
• Un plan pension et une assurance maladie
• Contribution aux transports publics
• Horaires de travail flexibles et possibilités de télétravail.
• Évolution professionnelle grâce à des formations et à une exposition à des institutions juridiques et politiques européennes de premier plan.