Administratief medewerker

Bedrijf VIVES is een hogeschool waar een gemotiveerd team van 1700 personeelsleden dagelijks werkt aan de toekomst van meer dan 17.000 studenten. De hoofdopdracht van de hogeschool is het verstrekken van onderwijs, maar daarnaast is er ook een uitgebreid team van onderzoekers, administratieve en logistieke medewerkers aan de slag in VIVES. Als pionier van afstandsonderwijs in het Vlaamse landschap heeft de hogeschool haar reputatie als innovatieve instelling niet gestolen. Meer info op www.vives.be Functiebeschrijving Als administratief medewerker binnen de dienst Infrastructuur en Facilities krijg je een veelzijdige administratieve en organisatorische functie. Je neemt een belangrijke verantwoordelijkheid op in de dagelijkse werking van de webshop, de coördinatie van de interne drukkerij en staat mee in voor een vlotte logistieke organisatie van de verdeling van het studiemateriaal voor de meer dan 20.000 studenten. Je combineert daarbij administratie met praktische organisatie en opvolging. Je volgt leveringen en voorraden op, houdt overzicht over bestellingen en helpt waar nodig ook praktisch mee bij de verdeling. Daarnaast onderhoud je contacten met collega's, studenten en externe leveranciers. Binnen deze functie kan je ook breder ingezet worden in het coördineren of ondersteunen van verschillende administratieve en/of logistieke processen gekoppeld aan infrastructuur en facilities. Jouw

taken:
- Het beheren van de webshop en bijhorende software: bestellingen van studiemateriaal verwerken en opvolgen en gegevens actueel houden.
- Deelnemen aan de analyse, programmatie en verdere ontwikkeling van de webshop en meedenken over efficiëntere administratieve processen.
- Rapporten genereren vanuit de webshop over het leermateriaal en zorgen voor correcte registraties.
- Het aan te leveren leermateriaal screenen en plannen, en de tijdige beschikbaarheid ervan bewaken.
- De afhandeling en levering van leermateriaal door externe drukkers organiseren en opvolgen.
- Het stockbeheer organiseren en voorraden bewaken.
- Het drukwerk voor examens, klasdrukwerk en intern drukwerk voor medewerkers organiseren vanuit de drukkerij in Kortrijk.
- De verdeling van het studiemateriaal voor studenten organiseren en afstemmen op de verschillende campussen, waar nodig praktisch meehelpen. Zo ook het installeren van een fysiek webshop-afhaalpunt.
- Aanspreekpunt zijn voor studenten, collega's en externe leveranciers rond cursussen en drukwerk, en instaan voor de nazorg van bestellingen (terugbetalingen, foutieve bestellingen, ontbrekend studiemateriaal). Profiel
- Je bent in het bezit van een bachelordiploma;
- Je bent digitaal vaardig en kan vlot werken met de courante toepassingen van Microsoft Office en Adobe Acrobat en leert gemakkelijk nieuwe software gebruiken.
- Je hebt ervaring in een dienstverlenende functie en communiceert vlot met verschillende stakeholders (studenten, docenten en externen)
- Je bent hands-on ingesteld en vindt het geen probleem om naast administratie ook praktisch mee te helpen.
- Nederlands is de voertaal; kennis van het Engels is een pluspunt.
- Je bent veiligheidsbewust
- Je bent bereid tot sporadisch avond
- en weekendwerk
- Je voldoet aan de taalvereisten hoger onderwijs of bent bereid om dit te verwerven. Indien je over een buitenlands diploma beschikt, met uitzondering van Nederland, dient een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be) toegevoegd te worden.
- Wie wenst in te gaan op deze vacature via een TAO in een ander onderwijsniveau, kan dit enkel wanneer de opdracht binnen VIVES 35% of meer bedraagt en bovendien binnen het statuut, dus niet als contractuele gastprof. Functiespecifieke competenties
- Je werkt zelfstandig en neemt verantwoordelijkheid.
- Je kan vlot beslissingen nemen rekening houdend met diverse factoren. Je handelt ook naar je beslissing.
- Een systematische manier van werken blijkt uit jouw planning en organisatie. Je werkt projectmatig en denkt hierbij analytisch en logisch.
- Je werkt nauwgezet en hebt oog voor detail.
- Jouw contactvaardigheid blijkt uit jouw inlevingsvermogen, de kunst om samen te werken en open te communiceren.
- Je ondersteunt en begeleidt anderen.
- Je bent sterk in het geven van advies, het argumenteren en onderhandelen.
- Je werkt vernieuwend/innovatief.
- Je gaat constructief kritisch te werk. Loon Salarisschaal equivalent met barema B11 voor bachelor van het Departement Onderwijs. Je wordt tewerkgesteld via het sociaal secretariaat als contractueel bediende. Contact Inhoudelijk: Lieven Vandebuerie, hoofd infrastructuur en facilities, op het nummer +32 495 51 44 73 of via mail lieven.vandebuerie@vives.be Administratief: Stefanie Braekeveldt, medewerker HR administratie, via mail stefanie.braekeveldt@vives.be