Payroll specialist

• Departement:Universiteitsdienst Mens en Organisatie;Human Resources
• Tewerkstellingspercentage:100%- statutaire functie
• Solliciteren kan tot en met15-11-2026(DD/MM/YYYY)

Jouw opdracht

Binnen het team Salarisadministratie zorg je mee voor een correcte, tijdige en controleerbare loonverwerking voor de medewerkers van UGent. Je combineert gespecialiseerd dossier- en procesbeheer met analyse van payrolldata, wettelijke aangiften, kwaliteitscontroles en systeemgerichte payrolltaken. Je onderzoekt afwijkingen en uitzonderingen, brengt oorzaken en impact in kaart en vertaalt je analyse naar een correcte verwerking of gerichte oplossing. Je werkt daarbij nauw samen met collega’s payroll specialisten, de Payroll Teamleader, HR- en financiële collega’s en externe instanties zoals de RSZ.

• Je beheert en analyseert de Dimona-processen, waaronder warnings en errors, de jobstudenteninterface en synchronisatiecontroles. Je onderzoekt afwijkingen, beoordeelt hun impact en neemt of initieert de nodige correcties.
• Je staat mee in voor de correcte en tijdige DMFA- en DMFAUp-aangiften. Je analyseert notificaties en anomalieën, onderzoekt verschillen, verwerkt of bereidt webwijzigingen voor en reconcilieert de aangiftegegevens met openstaande RSZ-bedragen, boekhouding en relevante externe facturen.
• Je ondersteunt de maandelijkse payrollcyclus en voert inhoudelijke controles uit op payrolloutput. Je analyseert warnings, errors, herberekeningen en andere afwijkingen, zoekt de onderliggende oorzaak en bepaalt welke correctie of opvolging nodig is. Bugs in het systeem worden samen met ICT-consultants geanalyseerd, oplossingen getest en oplossingen, transporten overgezet van het testsysteem naar de productie omgeving.
• Je voert gerichte kwaliteits- en plausibiliteitscontroles uit op onder meer contract- en personeelsgegevens, ziekte en werkhervatting, anciënniteit, fietsvergoedingen, bedrijfswagens, bursalen/postdocs, verzaakte contracten en correcte afrekeningen. Je interpreteert de resultaten en onderzoekt materiële of structurele afwijkingen.
• Je beheert afrekeningseenheden en analyseert de aansluiting tussen payroll- en boekhoudgegevens, onder meer via simulatie- en boekingsruns. Je beoordeelt wanneer retroactieve aanpassingen noodzakelijk en verantwoord zijn en bewaakt de impact ervan op eerdere payrollperiodes.
• Je staat mee in voor de aanmaak en analytische controle van loonbrieven, Belcotaxfiches en individuele rekeningen. Je onderzoekt inconsistenties en draagt bij aan betrouwbare fiscale en sociale rapportering.
• Je beheert periodieke payrollparameters, zoals indexconstanten, werkgeversbijdragen, beursbedragen, betaaldagen en bruto-netto-informatie. Je analyseert de impact van wettelijke of parameterwijzigingen op verschillende personeelsgroepen en valideert de uitkomst vóór toepassing in payroll.
• Je test en valideert wijzigingen in de payrollomgeving, waaronder upgrades, IT-ontwikkelingen, nieuwe looncodes en andere systeemaanpassingen. Je vergelijkt resultaten vóór en na wijziging, analyseert verschillen en beoordeelt of de payrollberekening functioneel correct blijft.
• Je verwerkt en controleert specifieke uploads, interfaces en configuraties, onder meer voor ecocheques, loonbriefmededelingen…. Je controleert volledigheid en consistentie van gegevens en onderzoekt afwijkingen tussen bron- en doelsystemen.
• Je volgt de UGent-eBox bij de RSZ op, beoordeelt de relevantie en mogelijke payrollimpact van berichten en bezorgt ze gericht aan de juiste betrokkenen. Je stelt daarnaast gegevens en analyses samen voor audits, controles en inhoudelijke afstemming.
• Je documenteert controles en analyses, deelt kennis met collega’s en draagt actief bij aan back-up en continuïteit. Vanuit je inhoudelijke expertise signaleer je terugkerende fouten of inefficiënties en formuleer je concrete verbetervoorstellen voor de payrollwerking.
• Je werkt mee aan nieuw beleid door o.a. cijfermateriaal aan te leveren en je helpt mee naar oplossingen te zoeken om nieuwe wetgeving en beleid te implementeren in het SAP-systeem.
• Je reageert adequaat en tijdig op wijzigingen in federale, Vlaamse of UGent-reglementering m.b.t. salarisaangelegenheden.

Voor meer informatie in verband met de functie-inhoud kan je contact opnemen met Peter Sergeant, Teamleader Salarisadministratie, via p.sergeant@ugent.be.

Kennis en ervaring

• Je hebt een grondige praktische kennis van Belgische loonadministratie en de belangrijkste sociale zekerheidsprocessen en kan regelgeving correct vertalen naar concrete payrollberekeningen, controles en aangiften.
• Je hebt relevante ervaring binnen salarisadministratie, payroll of een sterk verwante functie waarin naast correcte verwerking ook analyse van complexe dossiers, payrolloutput of afwijkingen een belangrijk onderdeel vormt.
• Je werkt vlo