Dienstsecretaris – Contract van onbepaalde duur – 38 uur – 2026-131

Medisch secretariaat is een administratieve dienst die is geïntegreerd in de zorgunits. Zij zorgt voor het beheer van medische dossiers, het plannen van afspraken en de informatiestroom tussen patiënten, artsen en zorgteams. Het is een georganiseerde en vertrouwelijke plek die essentieel is voor de goede werking van de dienst en die het hele zorgtraject van de patiënt soepeler laat verlopen. Als dienstsecretaris is het uw taak om administratieve, organisatorische en documentaire ondersteuning te bieden aan de biomedische dienst. U draagt bij aan de goede werking van de dienst door te zorgen voor het informatiebeheer, de opvolging van technische en administratieve dossiers, de coördinatie van de dagelijkse activiteiten en de kwaliteit van de verwerkte gegevens en documenten. Daarmee bent u een belangrijk aanspreekpunt tussen de technische, medische en administratieve teams en interne en externe partners. Uw dagelijkse verantwoordelijkheden zijn:
- Zorgen voor het beheer, de opvolging, de klassement en de archivering van administratieve, medische en technische documenten.
- Databases, inventarissen, apparatuur, contracten en geautomatiseerde dossiers up-to-date houden.
- Diverse documenten opstellen, opmaken en verspreiden: rapporten, procedures, verslagen, brieven en administratieve documenten.
- Zorgen voor de invoer en opvolging van interventieaanvragen in de beheertools van de dienst.
- Deelnemen aan de administratieve opvolging van onderhoudscontracten, leveranciers en aankoopdossiers in samenwerking met de betrokken diensten.
- De teams assisteren bij het plannen van interventies, vergaderingen, audits en de activiteiten van de dienst.
- De traceerbaarheid, betrouwbaarheid en toegankelijkheid van informatie en documenten garanderen.
- Deelnemen aan het beheer van documentatie en het in stand houden van het kwaliteitssysteem.
- Dossiers voorbereiden en opvolgen die nodig zijn voor audits, controles en accreditaties.
- Verzoeken via de telefoon, e-mail of post afhandelen.
- Samenwerken met de verschillende diensten van de instelling en de nodige informatie doorgeven aan de betrokken personen.
- Administratieve ondersteuning bieden aan het biomedische team en de diensthoofden bij hun dagelijkse werkzaamheden. Gezocht profiel :
- In het bezit zijn van een bachelordiploma in secretariaat of een gelijkwaardige kwalificatie door ervaring.
- Beroepservaring in de gezondheidszorg is een pluspunt.
- Voldoen aan de wettelijke voorwaarden van tweetaligheid (geslaagde Selor-proef) : u hebt een goede kennis van de tweede landstaal of u bent bereid die te verwerven (intern georganiseerde taalcursussen tijdens de werkuren mogelijkheid om een Selorpremie voor tweetaligheid van € 150 bruto te krijgen mits u het taalcertificaat van Selor artikel 10 kunt voorleggen)
- Slagen voor het selectie
- of bevorderingsexamen. Vereiste kwaliteiten : Competenties en vaardigheden Technische vaardigheden
- Goede beheersing van kantoorsoftware (Word, Excel, Outlook).
- Goede kennis van IT-tools en het vermogen om met verschillende gespecialiseerde softwareprogramma’s te werken.
- Kennis van een documentbeheersysteem en/of een onderhoudsbeheersysteem (GMAO) is een pluspunt.
- Basiskennis van administratief beheer, documentbeheer en technische opvolging. Organisatorische vaardigheden
- Uitstekende werkorganisatie en het vermogen om prioriteiten te stellen.
- Nauwkeurigheid, stiptheid en oog voor detail.
- Het vermogen om meerdere dossiers tegelijkertijd te beheren en deadlines te respecteren.
- Het vermogen om in een dynamische en veranderende werkomgeving te werken. Sociale en communicatieve vaardigheden
- Goede schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden.
- Teamgeest en een sterke dienstverlenende ingesteldheid.
- Discretie en respect voor de vertrouwelijkheid.
- Goed kunnen luisteren, kwaliteitsgericht werken en vlot kunnen samenwerken met verschillende gesprekspartners. Het UMC Sint-Pieter is een openbaar en universitair referentieziekenhuis waar iedereen voor kwalitatief hoogstaande zorg terechtkan. Dagelijks gaan wij uitdagingen aan betreffende volksgezondheid en blijven we trouw aan ons universitaire karakter door actief te investeren in onderzoek en onderwijs. Het ziekenhuis kan de volgende sleutelcijfers voorleggen:
- 450.000 raadplegingen per jaar
- 45.000 opnames per jaar,
- 23.000 chirurgische ingrepen/jaar
- 85.000 bezoeken aan de spoeddienst/jaar
- 2900 bevallingen/jaar
- 3200 medewerkers inbegrepen 400 artsen Respect, innovatie, inzet, kwaliteit en solidariteit zijn de kernwaarden van het ziekenhuis. Voor iedereen staat de patiënt centraal. De antwoorden op sociale realiteiten, tolerantie, vrije meningen en het vermogen om zich dagelijks in te zetten voor de, Brusselse en niet-Brusselse, patiënten zijn de drijfveren van iedere medewerker. Het streven naar medische uitmuntendheid en multidisciplinaire benadering maken van het ziekenhuis een nationale referentie. Het UMC Sint-Pieter werkt ook nauw