Directeur Adjoint Support

But

Au sein de l’A&O, vous êtes le responsable final des équipes chargées d’appuyer les opérations du centre. Vous assurez la responsabilité hiérarchique directe auprès des coordinateurs responsables des services Infrastructure, Logistique, Prévention et Hygiène

Contexte

Le centre d’arrivée est la porte d’entrée unique vers le réseau d’accueil ;  il a été créé en décembre 2018 comme le seul centre où les demandeurs de protection internationale (DPI) peuvent déposer leur demande. La mission du centre est d'identifier les besoins et de fournir un premier accueil aux DPI. Le processus d'arrivée consiste en un court séjour comprenant une assistance matérielle et l'identification des principaux besoins des demandeurs de protection internationale (DPI), dans le but de les envoyer  vers un centre d'accueil.

L'AMC se compose de deux départements opérationnels : le département "Dispatching" et le département "Accueil & Orientation".

Les membres du personnel du département "Dispatching" procèdent à l'examen social et médical initial des demandeurs de protection internationale afin de leur assigner le centre d'accueil approprié sur le trajet d'arrivée.

Les membres du personnel du département "Accueil et orientation" assurent la supervision des résidents pendant le processus d'arrivée initiale (le premier accueil). En temps normal, cet accueil dure en moyenne plusieurs jours. Pour ce faire, le centre a une capacité de 850 résidents et compte 250 membres du personnel.

Dans la situation actuelle, il y a un manque de places d'accueil de deuxième phase, ce qui signifie que le débit du DPI est très lent et que le séjour des résidents à l'AMC peut durer en moyenne deux mois. Cela nécessite des ajustements et de la flexibilité dans l'approche de tous les services.

Contenu

Appuyer les opérations journalières du centre

• Coordonner les services sous votre responsabilité
• Impulser et solidifier la coordination entre les différents services opérationnel et les services support
• Soutenir les chefs des services dans la coordination avec les services RH pour le suivi des collaborateurs, remplacements et recrutements
• Optimaliser l’usage des différents locaux du bâtiment en fonction de la vision opérationnelle
• Systématiser le suivi des stocks des matériaux et les commandes
• Systématiser l’identification des besoins en termes de meubliers, infrastructure, articles pour les résidents
• Garder des bons contacts avec les firmes externes qui travaillent avec l’AMC et veiller à ce que les cahiers de charge soient respectés
• Faire le suivi des processus marché public
• Au besoin de concert avec le chef d’équipe ajuster la structure d’organisation interne au sein de vos services afin qu’il s’aligne sur la vision opérationnelle du centre
• Systématiser les appuis apportés aux autres entités sur le site du Petit Château et le Département Arrivée
• Contribuer à la mise en place d’un système de monitoring dans les services et au niveau des directeurs

En tant qu’adjoint à la direction

• Réaliser les tâches déléguées et garantir la continuité du fonctionnement du centre en absence du Directeur du centre ou du Directeur Adjoint Operations
• Être disponible pour une permanence téléphonique tournante en dehors des heures de bureau
• Participer à des concertations pluridisciplinaires et aux réunions de service (au sein de vos services, en inter services, au sein de la direction, et de Fedasil) ; participer aux réunions externes comme demandé par le directeur de l’AMC A&O
• Suivre les instructions du directeur de centre et du siège central et les concrétiser dans le fonctionnement de vos services
• Être un ambassadeur pour la Vision du Département Arrivée
• Assurer la gestion des incidents et définir les mesures de prévention nécessaires quand ces tâches vous sont déléguées
• Veiller au respect de la réglementation de travail, aux bonnes conditions de travail et au respect des codes de conduite en assurer la responsabilité finale pour vos services
• Vous soutenez le directeur du centre dans le volet sécurité et prévention sécuritaire du centre en contribuant à l’analyse prévention sécuritaire et la mise en œuvre des mesures préventives pour la protection des collaborateurs et les résidents.

Contribuer à la mise en œuvre du Plan de Management du département Arrivée et de l’AMC

• Soutenir la consolidation des pratiques existants. Analyser les besoins au niveau des processus à mettre en place et compléter, en cocréation avec l’équipe de direction et les responsables de services et les collaborateurs.
• Participer à l’harmonisation des pratiques des services support entre les différents centres d’accueil 1ère phase
• Aligner les plans d’action des services et les tâches des collaborateurs sur le plan opérationnel du centre
• Impulser une dynamique d’équipe créative, bienveillante et tournée vers les autres services du centre
• Motiver, coacher, diriger les collaborateurs sous votre responsabilité de manière à augmenter l’autonomie du middle management et des équipes tout en clarifiant davantage les champs d’action et les responsabilités de chaque collaborateurs et services à travers la définition des processus de prise de décision claires

Diplôme et expérience

• Diplôme de licence /master
• Une expérience dans une fonction dirigeante est exigée
• Avoir une expérience dans les domaines suivants constitue un atout : management of managers, cycle de projet, change management, gestion des stocks, gestion de site (infrastructure), supply chain, warehousing, distribution des articles

Compétences techniques

Exigences

• Vous faites preuve de capacité d’analyse et d’esprit critique
• Vous savez gérer une équipe et prenez en compte les dynamiques de groupe
• Vous travaillez de manière autonome et structurée ; vous prenez des initiatives
• Vous êtes enthousiaste, constructif et orienté résultat et solution
• Vous communiquez oralement et par écrit de manière claire, structurée et respectueuse

Atouts

• Vous connaissez la procédure d'asile et les conditions d'accueil en Belgique.
• Vous avez une bonne maîtrise de MS Office : Word, Excel, etc.
• Vous avez la connaissance du Néerlandais.
• Vous parlez l’anglais et/ou d’autres langues étrangères.

• De l’expérience dans le secteur humanitaire international est un atout

Compétences génériques

INTEGRER L’INFORMATION: Établir des liens entre diverses données, concevoir des alternatives et tirer des conclusions adéquates.

MOTIVER DES COLLABORATEURS: Reconnaître les qualités des collaborateurs, les stimuler à prendre des initiatives en leur donnant des responsabilités et en adaptant son propre style de leadership.

ATTEINDRE LES OBJECTIFS: S'impliquer et démontrer de la volonté et de l'ambition afin de générer des résultats et assumer la responsabilité de la qualité des actions entreprises.

CONSEILLER: Fournir des conseils à ses interlocuteurs et développer avec eux une relation de confiance basée sur son expertise.

Offre

Type de convention

• Contrat de remplacement

• Temps plein (100%)

• Temps de travail à temps plein  : 38h / semaine.
• Catégorie horaire B: Système reposant sur des horaires de travail avec des plages fixes et variables et des prestations de 7h36 par jour, tôt, tard et occasionnellement le week-end.

Une réserve de recrutement pour tous types de contrats de travail est constituée pour une durée de 2 ans. Cette réserve peut être utilisée pour d'autres centres Fedasil.

Lieu du travail

Centre d'Arrivée, Petit-Château, Boulevard du 9ème de Ligne 27, 1000 Bruxelles

Déplacements occasionnels vers d'autres sites de la région bruxelloise

Salaire

Vous serez embauchez dans un niveau A11 avec le barème salarial qui s’applique à votre situation. Le salaire mensuel minimal est € 3.793,81 (salaire de départ sans ancienneté sur la base d'un contrat de travail à temps plein, à l'indice actuel). Ce montant peut varier en fonction de la pertinence de vos expériences professionnelles. Avantages

• 26 jours de congé sur une base annuelle (à l'entrée en service et au prorata des prestations et du régime de travail).
• Gratuité du transport en commun pour vos déplacements domicile - lieu de travail.
• Possibilité de recevoir une prime pour les déplacements en vélo.
• Chèques-repas électroniques.
• Offres intéressantes grâce à une carte de réduction fédérale.
• Assurance hospitalisation avantageuse et divers avantages sociaux.
• Possibilité de valorisation pécuniaire de l'expérience professionnelle pertinente.
• Nombreuses possibilités de formations (à suivre durant les heures de travail).
• Pension complémentaire sous la forme d’une assurance groupe.