Management assistant, Antwerp
il y a 4 semaines
Taakomschrijving
- Je ondersteunt de algemeen directeur, de algemeen beheerder en hun diensten en verzekert de opvolging van het secretariaat.
- Je beheert de agenda's van algemeen directeur en algemeen beheerder proactief en beheert diverse mailboxen.
- Je verzorgt de telefonische communicatie voor de 'Diensten Algemeen Directeur' van de hogeschool. Je kan waar nodig zelfstandig vragen opvolgen, doorgeven en je kan correct optreden en info tijdig doorgeven bij belangrijke en urgente zaken.
- Je bent verantwoordelijk voor de schriftelijke correspondentie, ook in een internationale context.
- Je organiseert en plant vergaderingen met interne en externe collega's, partners, overheden en andere stakeholders. Je bereidt ze voor en volgt ze op. Je verzamelt en verspreidt de vereiste voorbereidende bestanden (rapporten, verslagen, enz.) om ervoor te zorgen dat de deelnemers optimaal geïnformeerd zijn.
- Je houdt de contactendatabank van externe relaties up-to-date.
- Je stelt verslagen op en verspreidt ze naar de betrokkenen.
- Je volgt zelfstandig besluiten op.
- Je zorgt voor een feilloos relatiebeheer en staat in voor de correcte afhandeling van diverse PR-activiteiten van de ‘Diensten Algemeen Directeur’.
- Je biedt ondersteuning aan de juridische dienst en de bestuurssecretaris bij diverse taken, waaronder het assisteren bij interne beroepen, het bijhouden van de contractendatabank en het voorbereiden van vergaderingen. Dit omvat onder andere het opstellen van eenvoudige agendapunten en het verzamelen van de benodigde informatie.
- Je bent een aanspreekpunt en informatiebron voor interne en externe relaties. Je begeleidt bezoekers van de algemeen directeur en algemeen beheerder en beantwoordt routinematige vragen om informatie.
- Je organiseert en plant nauwgezet dienstreizen (binnen- en buitenland).
- Je stelt vlot rapporten, gestandaardiseerde en gepersonaliseerde berichten (mails en brieven) en presentaties op en je verzorgt de lay-out ervan.
- Je organiseert punctueel en ordelijk administratieve processen en werkt samen aan het organiseren en uitwerken van digitale oplossingen om courante administratieve processen te automatiseren.
- Je levert logistieke en technische ondersteuning waar nodig.
- Je plant en organiseert zelfstandig evenementen of biedt ondersteuning bij hogeschoolbrede evenementen.
- Je werkt in overleg met andere belanghebbenden in de organisatie een logisch klassement uit voor zowel digitale als fysieke documenten.
- Je speelt flexibel in op de noden van de algemeen directeur en de algemeen beheerder.
- Je volgt de bestellingen en aankopen van de ‘Diensten Algemeen Directeur’ op, in samenspraak met de budgetverantwoordelijke.
Profiel
- Je hebt bij voorkeur ervaring in het (hoger)onderwijs en/of in het werkveld.
- Je bent zeer sterk in MS Office en kan presentaties, documenten en verslagen uitwerken op inhoudelijk vlak en qua lay-out.
- Je beheerst het Nederlands, Frans en het Engels om internationale contacten te faciliteren.
- Je beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid. Je hebt een vlotte pen waarmee je juiste, doch vlotte en inspirerende teksten kunt schrijven.
- Je bouwt een sterke vertrouwensrelatie uit met de algemeen directeur, algemeen beheerder en hun diensten met wie je rechtstreeks in korte lijn werkt voor het secretariaat en aan specifieke dossiers. Ook met de directeurs/departementshoofden initieer en onderhoud je nauw contact in het kader van vergaderingen.
- Je weet je snel in te werken in de materie die aan bod komt tijdens vergaderingen waar verslag dient van genomen te worden.
- Je bent dienstverlenend: je krijgt energie van het geven van professionele ondersteuning aan andere mensen.
- Je bent uitermate klantgericht en kan meewerken aan complexe events, zowel bij het organiseren als administreren ervan.
- Je blinkt uit in het opzoeken, ordenen en overzichtelijk presenteren van informatie.
- Je beschikt over een digitale mindset, bekwaamheid in eventmanagement en planning, en uitstekende communicatieve vaardigheden, met name op het gebied van interne communicatie.
- Je bent proactief.
Aanbod
Onze troeven
- een statutaire aanstelling als ambtenaar, met mogelijkheid tot benoeming
- een loon in functie van je kennis en ervaring
- een aantrekkelijk groeipad van barema B11 tot B22
- 45 vakantiedagen
- flexibele werktijden en de mogelijkheid om 2 dagen per week van thuis te werken
- gratis hospitalisatieverzekering
- volledige terugbetaling van je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of
- een fietsvergoeding van 0,231 euro/km
- een laptop en een internetvergoeding van 20 euro per maand
- een werkplek midden in de bruisende metropool Antwerpen
#J-18808-Ljbffr
-
Management Assistant
il y a 4 semaines
Antwerp, Belgique TN Belgium Temps pleinHieronder vind je een greep uit je takenpakket als management assistant:Je bent de rechterhand van het management team & de directie.Je behandelt inkomende post, mails en telefoons.Je beheert agenda's, stelt prioriteiten op en herplant meetings indien nodig.Je organiseert evenementen, bezorgt uitnodigingen en doet de nodige reservaties.Je bent een schakel...
-
Assistant General Manager
il y a 4 semaines
Antwerp, Belgique TN Belgium Temps pleinSocial network you want to login/join with:Assistant General Manager - Franchised, AntwerpClient: Cayman GroupLocation: Antwerp, BelgiumJob Category: OtherEU work permit required: YesJob Reference: 3f8420df7534Job Views: 23Posted: 23.01.2025Expiry Date: 09.03.2025Job Description:Additional Information: This hotel is owned and operated by an independent...
-
Program Director
il y a 4 semaines
Antwerp, Belgique Antwerp Management School Temps pleinCompany detailsAt Antwerp Management School (AMS), an internationally renowned business school with its roots and main branch in the bustling heart of Antwerp, both young and experienced professionals are supported and guided in their quest for healthy growth and sustainable professionalisation in order to create impact as an individual, business team,...
-
Graduate teaching
il y a 4 semaines
Antwerp, Belgique WhatJobs Temps pleinOrganisation/Company: University of Antwerp Research Field: Economics » Administrative sciences, Economics » Management studies, Economics » Marketing Researcher Profile: First Stage Researcher (R1) Country: Belgium Application Deadline: 31 Mar 2025 - 21:59 (UTC) Type of Contract: Temporary Job Status: Full-time Hours Per Week: 38 Is the job funded...
-
Management Assistant
il y a 4 semaines
Antwerp, Belgique Atlas Copco Temps pleinPortable Air is a division within Atlas Copco Group, and part of the Power Technique Business Area. We design, manufacture and market a wide range of best-in-class mobile compressors, high pressure boosters and light demolition handheld tools for tough industries all over the world and under various brands. We are headquartered in Antwerp, Belgium, with...
-
Logistics assistant
il y a 4 semaines
Antwerp, Belgique Misting, LLC Temps pleinWeezevent is the Europe leading provider for Online Ticketing, Cashless Payment and Access Control solutions for live events of all kinds and size (Lollapalooza, Rock Werchter, Dour, Formula 1, Club Brugge and many others). The flexibility of the Weezevent system makes it extremely user friendly and customisable to any type of event.Founded in France in...
-
Project Manager, Antwerp
il y a 4 semaines
Antwerp, Belgique Radio Holland Temps pleinRadio Holland is the first choice for NavCom solutions in the maritime industry worldwide. We provide innovative solutions for all electronic functions on board by delivering, installing, and integrating advanced equipment. With a global network of branches and agents, we ensure fast and efficient service along major shipping routes. We strive for a high...
-
Junior HR Officer
il y a 4 semaines
Antwerp, Belgique Essentiel Antwerp Temps pleinEssentiel Antwerp is a global contemporary brand from Antwerp, synonymous with positive energy.Dedicated to fierce, fabulous and fun-loving individuals, the label brings mood-boosting fashion that lifts the spirits.We are represented in more than 40 countries, with approximately 40 retail stores. Each store embodies our distinctive brand identity and is...
-
Management Assistant
il y a 4 semaines
Antwerp, Belgique CareerWallet Temps pleinWie zijn wij? Realis - dé referentie in de markt van Real Estate Investment - zorgt voor zorgeloze, veilige én rendabele investeringen in vastgoed (zorgvastgoed, studentenkamers, city flats of hotelvastgoed). Actief sinds 1999 is Realis vandaag uitgegroeid tot een stabiele en gezonde KMO met aan het roer CEO Peter Vanmaldeghem – die zich trouw laat...
-
Management Assistant
il y a 3 semaines
Antwerp, Belgique Profile Group Temps pleinWie zijn wij? Realis - dé referentie in de markt van Real Estate Investment - zorgt voor zorgeloze, veilige én rendabele investeringen in vastgoed (zorgvastgoed, studentenkamers, city flats of hotelvastgoed). Actief sinds 1999 is Realis vandaag uitgegroeid tot een stabiele en gezonde KMO met aan het roer CEO Peter Vanmaldeghem – die zich trouw laat...
-
Senior Real Estate Development Manager – Antwerp
il y a 4 semaines
Antwerp, Belgique Flowtec Group Temps pleinChallenge the status quo and bring ambitious projects to life!Do you thrive on questioning the obvious and creating impact through innovative real estate solutions? Our international partner is offering you a unique opportunity to make a difference!A key player in real estate and energy initiatives across Europe and Belgium, our partner is looking for a...
-
Assistant Project Manager
il y a 6 jours
Antwerp Metropolitan Area, Belgique Hospitality Talents - Recruitment Agency Temps pleinHospitality Talents, a recruitment agency specialized in Hospitality profiles, is currently looking for an experienced Assistant Project Manager for our client, a leading hospitality group in Belgium.Responsabilités principalesAs Assistant Project Manager, you'll play a pivotal role in managing and coordinating the renovation projects of 2 hotels (Gent +...
-
B2B Sales Manager
il y a 4 semaines
Antwerp, Belgique Management Events Temps pleinBen jij gemotiveerd én gedreven om de volgende stap te zetten? Wil jij je netwerk uitbreiden en je verkoopvaardigheden naar een hoger niveau tillen? Ja? Dan hebben wij de juiste uitdaging voor jou! Wij hebben namelijk een geweldige kans om als Sales Manager deel uit te maken van onze snelgroeiende organisatie.Management Events is het makkelijkste te...
-
Senior Advisor
il y a 3 semaines
Antwerp, Belgique Port of Antwerp-Bruges Temps pleinPort of Antwerp-Bruges International (POABI) is the subsidiary of Port of Antwerp-Bruges that specialises in global port development projects and port-related consultancy in regions such as the Middle East, India, the African continent, Brazil and South-East Asia. In addition, Port of Antwerp-Bruges International also manages the port of Cotonou in Benin and...
-
Visual Merchandiser
il y a 4 semaines
Antwerp, Belgique Essentiel Antwerp Temps pleinEssentiel Antwerp is a global contemporary brand from Antwerp, synonymous with positive energy.Dedicated to fierce, fabulous and fun-loving individuals, the label brings mood-boosting fashion that lifts the spirits.We are represented in more than 40 countries, with approximately 40 retail stores. Each store embodies our distinctive brand identity and is...
-
Assistant Maintenance Manager
il y a 4 semaines
Antwerp, Belgique Regis Consult Temps pleinWil je graag de Maintenance Manager ondersteunen in zijn conceptuele en operationele taken en bij zijn afwezigheid vervangen? Boeit het je om de installaties naar een hoger niveau te tillen? Heb je een passie voor onderhoud en verbetering? Bekijk dan zeker onderstaande vacature en stel je kandidaat!De taken en verantwoordelijkhedenIn de functie van...
-
Senior Accounting Manager
il y a 3 semaines
Antwerp, Belgique Exmar Temps pleinThe EXMAR Group is currently looking for a Senior Accounting Manager to reinforce the Finance team in Antwerp. Who we are and what we do EXMAR is a provider of floating solutions for the operation, transportation and transformation of gas. Our mission is to serve customers with innovations in the field of offshore extraction, transformation, production,...
-
Cluster Engineer
il y a 4 semaines
Antwerp, Belgique independent recruiters Temps pleinAre you ready to elevate hospitality to the next level?We are looking for a cluster engineer who will oversee the maintenance and optimization of multiple properties for an international hotel in Antwerp. In this key role, you'll ensure the seamless operation of all technical systems, from HVAC to plumbing, electrical, and beyond, creating a safe and...
-
Fashion Designer
il y a 4 semaines
Antwerp, Belgique Suspicious Antwerp Temps pleinAbout usFounded in 2017, Suspicious Antwerp has solidified itself as a pioneer in designing, marketing, and distributing unisex apparel. 'There’s no box to think outside of', a mindset that we not only pursue but that our target audience also embraces. It's no surprise that Gen Z is our most devoted fan base. Whether it’s about marketing campaigns abroad...
-
Management Assistant Industrial Air Division
il y a 4 semaines
Antwerp, Belgique Atlas Copco Holding GmbH Temps pleinExecutive Assistant to the President and Divisional Management Team, Industrial Air DivisionAre you a proactive, highly organized professional who thrives in a dynamic international environment? We are looking for an Executive Assistant to provide dedicated support to the President and Divisional Management Team of our Industrial Air Division.Your RoleAs an...
