HR Administration Officer

Over AMP AMP (bpost group) is het grootste persverdelingsbedrijf van België. Met 500 werknemers bouwen we het grootste en meest winstgevende netwerk pers- en buurtwinkels in België. Vanuit 5 distributiesites en kantoren in Vlaanderen, Brussel en Wallonië bedienen we 4.500 persverkooppunten en verdelen we dagelijks 425.000 magazines en 260.000 kranten. Heden versterken we verder onze positie door uit te breiden in de distributie van boeken en van food en drinks. AMP is niet enkel marktleider in persdistributie maar ook één van de grootste werkgevers in deze fast-moving sector. We zijn voortdurend op zoek naar zowel jonge leeuwen als ervaren rotten, met bovenal één vereiste: een niet te stuiten passie voor media en retail Je carrière een duwtje geven in een stabiele onderneming waar menselijke waarden hoog aangeschreven staan? Aangetrokken tot de dynamische perswereld en niet bang je schouders onder een groot project te zetten? Dan ben jij het talent dat wij zoeken. Contacteer ons vandaag nog Functieomschrijving Als HR Administration Officer sta je in voor de correcte en tijdige uitvoering van alle administratieve taken binnen HR. Dit voor de volledige populatie van AMP met zo'n 500tal medewerkers die werkzaam zijn : hetzij op onze hoofdzetel te Neder-Over-Heembeek, hetzij in onze 5 logistieke distributie-sites (te Asse, Lokeren, Jumet, Paal-Beringen, Roeselare). Je volgt personeelsdossiers nauwgezet op van a tot z, verwerkt contractwijzigingen, tijdsregistratie, loonadministratie en ziet toe op een correcte toepassing van de sociale wetgeving. Je maakt deel uit van een hecht HR team van 7 personen. Zelf werk je binnen het payroll & administration team van 3 personen en rapporteert aan de Payroll en Administration Manager. WE VERWIJZEN NAAR DE GEDETAILLEERDE FUNCTIEBESCHRIJVING OP ONZE JOBSITE Personeeladministratie en tijdsregistratie Opvolgen en verwerken van a tot z van contractwijzigingen, bijvoorbeeld inzake wijziging arbeidsduur, functie, loon, einddatum, uurrooster, enz. Beheren van dossiers rond tijdskrediet, thematisch verlof en loopbaanonderbreking. Controleren, registreren en corrigeren van tijdsregistratiegegevens (via Protime) zodat deze data tijdig en correct wordt verwerkt voorafgaand de payroll deadlines. Opvolgen van ziekte- en afwezigheidsdossiers: ontvangst en verwerking van medische attesten in de tijdsregistratie, communicatie met het sociaal secretariaat en opvolging van terugkeer. De ziektemeldingen komen typisch binnen per telefoon of via de HR mailbox. HR contactpersoon Via de HR inbox of algemeen HR telefoonnummer als aanspreekpunt fungeren bij vragen over afwezigheden, tijdsregistratie en personeelsadministratie. Verstrekken van informatie en advies met betrekking tot personeelsmaterie in de ruime zin (sociale wetgeving, CAO's, interne afspraken, verzekeringen, mutualiteit, pensioen, verlof, vakantiegeld, verloning, ... ). Indien nodig verplaats je je hiervoor naar de werklocatie van de betrokken medewerker in één van onze distributie-sites, hetzij in de dagploeg, hetzij in de nachtploeg. Rapporteringen Je staat mee in voor de opmaak van zowel ad hoc alsook recurrente HR rapporteringen (bijvoorbeeld FTE rapporten, absenteïsme cijfers, opmaak provisies, loonsimulaties, ... ). Loonverwerking back-up Zelf ben je in deze functie niet verantwoordelijk voor de maandelijkse loonverwerking. Je zal anderzijds wel als 'back-up' worden opgeleid. Profiel Profiel : Bachelor of Master degree, bij voorkeur in personeelsbeleid, met minimum 5 jaar relevante ervaring binnen personeelsadministratie is een must. Tweetalig Nederlands en Frans , zowel mondeling als schriftelijk. Kennis van Protime of een ander tijdsregistratiesysteem is een vereiste. Degelijke kennis van de sociale wetgeving (arbeidstijd, afwezigheden, contracten, tijdskrediet, enz.). Sterke kennis van MS Office (Word en Excel) . Nauwkeurig, punctueel en discreet in het omgaan met vertrouwelijke personeelsinformatie. Sterke administratieve en organisatorische vaardigheden . Sterk klantgerichte en oplossingsgerichte Teamplayer met sterke communicatie skills. Aanbod Aanbod : Plaats tewerkstelling Neder-Over-Heembeek (met regelmatige verplaatsingen naar de logistieke sites). Je beoefent je een voltijdse kaderfunctie binnen onze organisatie met een competitief salarispakket en extra-legale voordelen (zoals een bedrijfswagen met tankkaart, laptop, gsm, hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, jaarlijkse target bonus, maaltijdcheques van 8€ per dag, ecocheques, sectorpremie, naast de 20 wettelijke verlofdagen tevens 10 extra-legale kaderverlofdagen,...) . Telewerk mogelijk na een grondige opleiding en inwerkperiode, tot 2 dagen per week. Je komt terecht in een sterk gedreven en dynamisch HR team dat permanent streeft naar optimalisatie van processen op een duurzame manier.