Office Manager

il y a 4 semaines

Flemish Brabant, Belgique Devoteam Temps plein

Company Description

Devoteam is a leading consulting firm focused on digital strategy, tech platforms and cybersecurity. By combining creativity, tech and data insights, we empower our customers to transform their business and unlock the future. With 25 years’ experience and 10,000 employees across Europe, the Middle East and Africa, Devoteam promotes responsible tech for people and works to create better change.

We are currently looking for a talented Office Manager (NL/FR/ENG) - part time, to replace our current incredible Office Manager who is leaving soon on maternity leave. We foresee a start early March to ensure a smooth transition and a month of hand-over.

Job Description

As an Office Manager, you will be responsible for ensuring the smooth and efficient operation of our Belgium office during 4-5 months. You will oversee daily administrative activities, coordinate office functions, building management and support HR and finance teams to maintain an organized and productive work environment. This role is crucial in fostering a positive workplace culture and supporting our consultants and management team.

What will your new challenge look like?

  1. You will manage office supplies, facilities, and vendor relationships to ensure a well-functioning workspace.

  2. You will oversee office and parking maintenance and ensure the daily preparation of the office for meetings.

  3. You will coordinate the logistics around the different events or trainings that we are organizing (food, space organization, etc).

  4. You will manage contracts and relationships with service providers (cleaning, catering, office supplies, etc.).

  5. You will assist in onboarding new employees by coordinating access badges, office equipment, phone ordering, car delivery and welcome kits.

  6. You will act as the point of contact for employees regarding office-related inquiries.

  7. You will manage office budgets, expenses, and invoicing processes in collaboration with the finance department.

  8. You will handle petty expense reports for office-related purchases.

  9. You will negotiate contracts with suppliers to optimize costs while maintaining quality.

  10. You will support marketing initiatives by coordinating internal and external company events.

  11. You will manage meeting rooms, catering, and travel arrangements for employees and executives.

  12. You will work closely with IT support teams to ensure office equipment such as printers, telecommunication systems, and video conferencing tools are functioning properly.

  13. You will report directly to the CFO.

Qualifications

Do you recognize yourself in our ideal profile?

  1. Strong organizational and multitasking skills with a proactive problem-solving mindset.

  2. Excellent interpersonal skills as you will work closely with everyone in our organization (consultants, HR, Finance, management).

  3. Your energy and positive vibes are contagious.

  4. Excellent communication skills in English, Dutch and French.

  5. Proficiency in Google Office Suite and office management tools.

  6. Attention to detail and ability to handle confidential information professionally.

  7. Integrity and discretion are important to you.

  8. You like to work in a team.

  9. A flexible mindset.

  10. For this role, we expect a regular presence in the office (3 days/week and depending on events).

Additional Information

Some of the reasons why you should not hesitate to join us:

  1. You will get an exciting temporary challenge in a fast-moving international company.

  2. From day 1, you will experience a culture with strong human values - respect, collaboration, frankness, entrepreneurship, ambition.

  3. Everyday you will live in a dynamic environment, with inspiring colleagues & regular team building activities.

  4. At Devoteam, we value a good work-life balance.

#J-18808-Ljbffr

  • Office Manager

    il y a 3 semaines

    Flemish Brabant, Belgique Robert Walters Temps plein

    Office Manager (2345832/001) Vilvoorde, BelgiëSalaris: EUR2700 - EUR4000 per maand + Maaltijdcheques, nettovergoeding ...Wij zijn op zoek naar een Office Manager voor een bedrijf actief in de media sector en gelegen in regio Vilvoorde. Ben jij administratief en organisatorisch sterk? En heb jij al een aantal jaren ervaring in een gelijkaardige functie? Lees...

  • Office Manager

    il y a 4 semaines

    Flemish Brabant, Belgique Robert Walters Temps plein

    Our client is seeking an Office Manager / Accountant to join their growing and dynamic team. This organization plays a key role in supporting financial markets by bringing together diverse stakeholders and promoting the development of critical financial instruments. This unique role combines office management with financial tasks, offering an exciting...

  • Office Manager

    il y a 4 semaines

    Flemish Brabant, Belgique CareerWallet Temps plein

    Robert Half is momenteel op zoek naar een Office Manager voor een bedrijf in de industriële sector. Je zorgt ervoor dat alles op kantoor en op vlak van facilities vlot verloopt. Jouw verantwoordelijkheden binnen deze functie zijn: Bestellen van kantoor en magazijnmateriaal en je maakt hiervoor de PO's op Contact met externe partijen die instaan voor de...

  • Office Manager

    il y a 4 semaines

    Flemish Brabant, Belgique TN Belgium Temps plein

    Voor eentoonaangevend bedrijf in de HVAC-sectorte Ternat zijn we op zoek naar eenAdministration Support - Office Manager.Wat zijn je taken:Onthaal: bezoekers ontvangen en binnenkomende bestellingen in ontvangst nemen.Mailboxen beheren: de binnenkomende mails in algemene box naar de juiste persoon doorsturen of juiste map verplaatsenBroodjes...

  • Office Manager

    il y a 4 semaines

    Flemish Brabant, Belgique TN Belgium Temps plein

    Als Office Manager heb je een afwisselende rol:Verwelkomen van bezoekers en klantenBehandelen van inkomende telefonie en e-mailsDe vergaderzalen beheren, meetings en events voorbereidenDagelijkse administratieve ondersteuningOpstellen van offertesContactpersoon voor medewerkers en klantenJe spreekt vloeiend Nederlands met een goede kennis van het EngelsJe...

  • Project Manager

    il y a 4 semaines

    Flemish Brabant, Belgique Vivid Resourcing Temps plein

    Get AI-powered advice on this job and more exclusive features.Direct message the job poster from Vivid Resourcing.Placing freelance Business and Functional Analysts across BelgiumFor a large back-office migration project, I am searching for a freelance Project Manager to lead the transition from an existing system provider to a new one. The current provider...

  • Contract Officer

    il y a 3 semaines

    Flemish Brabant, Belgique Groupe Monnoyeur Temps plein

    En tant que Contract Officer, vous êtes responsable du suivi administratif des contrats au sein du département ‘après-vente'. Vous jouez un rôle crucial dans le soutien administratif quotidien de notre Contract Manager. Comment ? En étant par exemple responsable du rapportage dans les systèmes CAT et en mettant régulièrement à jour les fichiers...

  • Office Manager

    il y a 4 semaines

    Flemish Brabant, Belgique FONCIA Temps plein

    Syncura is toonaangevend syndicus in België met meer dan 35 jaar ervaring in vastgoedbeheer. Intussen telt Syncura 165 medewerkers die instaan voor het dagelijks beheer van de gemeenschappelijke delen van residenties, assistentiewoningen en bedrijfsvastgoed.Vandaag de dag heeft Syncura 44.000 kavels in het beheer en 14 kantoren, verspreid over Vlaanderen en...

  • Customer Care Officer

    il y a 3 semaines

    Flemish Brabant, Belgique Novellas Healthcare Temps plein

    Ben jij analytisch, klantgericht en op zoek naar een dynamische rol binnen de medische sector?Vacature informatieVoor een toonaangevende klant zoeken we een gedreven en nauwkeurige Customer Care Officer die ziekenhuizen en zorginstellingen ondersteunt met administratieve en analytische expertise.Als Customer Care Officer ben jij het eerste aanspreekpunt voor...

  • Digital Solution Manager Office

    il y a 4 semaines

    Flemish Brabant, Belgique Smals Temps plein

    Smals réalise des projets ICT innovants dans l'e-gouvernement et l'e-santé pour les institutions de la sécurité sociale et des soins de santé. Pour Smals, "ICT for society" n'est pas qu'un slogan : tous nos projets profitent à la société. Smals contribue au portail de la sécurité sociale et à la plateforme eHealth. Les projets novateurs sont notre...

  • Digital Solution Manager Office

    il y a 4 semaines

    Flemish Brabant, Belgique CareerWallet Temps plein

    Smals réalise des projets ICT innovants dans l'e-gouvernement et l'e-santé pour les institutions de la sécurité sociale et des soins de santé. Pour Smals, "ICT for society" n'est pas qu'un slogan : tous nos projets profitent à la société. Smals contribue au portail de la sécurité sociale et à la plateforme eHealth. Les projets novateurs sont notre...

  • Treasury & Finance Officer

    il y a 4 semaines

    Flemish Brabant, Belgique CareerWallet Temps plein

    Voor een firma in Zaventem zijn we op zoek naar een Treasury & Finance Officer. Deze rol biedt de kans om de CFO te ondersteunen in cashflow-management, de naleving van het treasurybeleid van de groep en ondersteuning te bieden voor verschillende financiële afdelingen. Heb je een eerste ervaring in de boekhouding en zoek je een job een tof en dynamisch...

  • Treasury & Finance Officer

    il y a 4 semaines

    Flemish Brabant, Belgique Robert Walters Temps plein

    Voor een firma in Zaventem zijn we op zoek naar een Treasury & Finance Officer. Deze rol biedt de kans om de CFO te ondersteunen in cashflow-management, de naleving van het treasurybeleid van de groep en ondersteuning te bieden voor verschillende financiële afdelingen. Heb je een eerste ervaring in de boekhouding en zoek je een job een tof en dynamisch...

  • HR Reporting Officer

    il y a 4 semaines

    Flemish Brabant, Belgique Smals Temps plein

    Smals réalise des projets ICT innovants dans l'e-gouvernement et l'e-santé pour les institutions de la sécurité sociale et des soins de santé. Pour Smals, "ICT for society" n'est pas qu'un slogan : tous nos projets profitent à la société. Smals contribue au portail de la sécurité sociale et à la plateforme eHealth. Les projets novateurs sont notre...

  • HR Reporting Officer

    il y a 4 semaines

    Flemish Brabant, Belgique CareerWallet Temps plein

    Smals réalise des projets ICT innovants dans l'e-gouvernement et l'e-santé pour les institutions de la sécurité sociale et des soins de santé. Pour Smals, "ICT for society" n'est pas qu'un slogan : tous nos projets profitent à la société. Smals contribue au portail de la sécurité sociale et à la plateforme eHealth. Les projets novateurs sont notre...

  • Recruitment Officer

    il y a 4 semaines

    Flemish Brabant, Belgique STIB-MIVB Temps plein

    Recruitment OfficerVotre environnementLa STIB, c'est plus de 10.000 collaborateurs et collaboratrices engagés parmi plus de 300 métiers différents !Saviez-vous que nous faisons partie des rares entreprises de transport publique au monde s'occupant tant de la conceptualisation et la construction que de la planification et l'exploitation de son...

  • International Payroll Officer

    il y a 4 semaines

    Flemish Brabant, Belgique Sander Temps plein

    Are you looking to manage payroll in an international environment where you connect daily with colleagues across Europe? Join a global company, a leader in the construction sector, renowned for its expertise in delivering ambitious and innovative projects worldwide in Zaventem. As an International Payroll Officer, you'll play a key role in ensuring the...

  • Management Assistant

    il y a 4 semaines

    Flemish Brabant, Belgique TN Belgium Temps plein

    Social network you want to login/join with:Management Assistant - International Company - Asse, AsseClient:Page PersonnelLocation:AsseJob Category:OtherEU work permit required:YesJob Reference:85e0ac2aa327Job Views:26Posted:23.01.2025Expiry Date:09.03.2025Job Description:As Management Assistant you will be responsible for:Assisting the Managing Director and...

  • MANAGEMENT ASSISTANT

    il y a 4 semaines

    Flemish Brabant, Belgique HAYS Temps plein

    Diegem | Management Assistant | Bachelordiploma | Internationaal bedrijf | NL-ENG | Interim optie vast | Over de organisatie Onze klant is een internationaal bedrijf uit Diegem actief in de financiële sector. Ze staan bekend omwille van een goede opleiding op korte termijn en doorgroeimogelijkheden op lange termijn. Zij bieden flexibele werkuren aan waarbij...

  • Inside Account Manager

    il y a 4 semaines

    Flemish Brabant, Belgique Robert Walters Temps plein

    Heb je een passie voor klantencontact, commerciële groei en een interesse in de automotive sector? Dan hebben wij de ideale uitdaging voor jou! Voor een toonaangevend bedrijf in de automotive sector, gevestigd in Zaventem, zijn wij op zoek naar een enthousiaste en resultaatgerichte Inside Account Manager. In deze rol speel je een cruciale rol in het...