Un-e Assistant-e Administratif-ve

il y a 1 semaine


Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Université libre de Bruxelles Temps plein
offre d'emploi 2024/062CR

Le Département des Bibliothèques et de l'information scientifique - Service de support aux missions transversales recrute:
Un-e assistant-e administratif-ve

Pour un contrat de remplacement à temps plein

**Contexte**:
Comptant une centaine d'agents, le Département des bibliothèques et de l'information scientifique (DBIS) de l'ULB regroupe:
Cinq bibliothèques principales et deux bibliothèques spécialisées, distribuées sur plusieurs campus
Le service des archives patrimoine et réserve précieuse
Les Editions de l'Université de Bruxelles
Cinq services de gestion centralisés, dont le Service de Support aux Missions Transversales (SSMT), directement attaché au Directeur du Département.

**Missions essentielles**:
Sous la responsabilité hiérarchique et opérationnelle du directeur du Département et au sein du Service de Support aux Missions Transversales (SSMT):
**Mission 1**: Assurer un appui administratif et logistique à la Direction:
Accueil téléphonique et accueil des visiteurs
Traitement du courrier entrant et sortant
Tenue de l'agenda électronique
Appui à la gestion administrative des absences

**Mission 2**: Appui logistique en matière d'organisation d'événements pour le département et de déplacements du Directeur et des responsables de cellules

**Mission 3**: Appui à la gestion des contrats de jobistes pour les salles d'étude

**Mission 4**: Aide à la récolte de données (notamment en vue de l'élaboration de statistiques)

**Mission 5**: Aide à la diffusion d'informations et à l'élaboration de supports de communication

**Mission 6**: Service d'accueil et de fourniture de documents

En complément des missions principales, des prestations d'appoint pourront être demandées au sein des services d'accueil et de fourniture de documents sur les sites du Solbosch et de Flagey. (Une formation à ces tâches spécifiques sera assurée.)

**Profil**:
Être titulaire d'un bachelier dans le domaine administratif ou d'un diplôme de secrétariat/assistant-e de direction ou d'un CESS avec une expérience pertinente dans le domaine administratif et reconnu par la FWB.

**Connaissance et compétences générales**:
**Connaissance et utilisation des outils informatiques de base**: logiciels bureautiques et de communication
Excellente maîtrise du français oral et écrit

**Connaissance et compétences spécifiques**:
Une connaissance de l'ULB et de son fonctionnement constitue un atout.

**Qualités requises**:
Organisation, rigueur et respect des échéances
Contacts humains aisés et capacité de travailler en équipe
Discrétion et sens de la confidentialité
Adaptabilité
Polyvalence

**Nous offrons**:
Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes
Un environnement de travail dynamique sur un campus universitaire
Une formation permanente
Un équilibre vie privée-vie professionnelle (possibilité de télétravail sous conditions)
Une échelle barémique conforme aux barèmes de la FWB qui tient compte de l'expérience acquise (sous conditions)
Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement )

**Politique d'égalité des chances**:
**Aménagements raisonnables de la procédure de sélection**:
Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d'aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?

Soyez assuré-e de la confidentialité de cette information.

Décision administrative

Postuler

**Type contrat**: Contrat de remplacement

**Temps de travail**: Temps plein

**Campus**: Solbosch
**Date de parution**: 22/05/2024

**Date limite de réception**: 19/06/2024
[Référence 2024/062CR]
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