Un-e Gestionnaire Des Horaires Et Locaux
il y a 2 semaines
**La Faculté de lettres, traduction et communication recrute**:
Un-e gestionnaire des horaires et locaux pour un contrat statut équivalent à temps plein
**Contexte**:
La Faculté de Lettres, Traduction et Communication a été créée à l'ULB en 2015. Elle est constituée de deux départements de l'ancienne Faculté de Philosophie et Lettres (le Département de Langues et Lettres et le Département des Sciences de l'Information et de la Communication), et d'un nouveau département (l'École de Traduction et Interprétation ISTI — Cooremans) créé à l'occasion de l'intégration à l'ULB de l'ISTI (Haute École de Bruxelles) et de l'Institut Cooremans (Haute École Francisco Ferrer). La Faculté est présente sur le site du Solbosch, répartie au sein de 3 bâtiments : le A, le U et le D.
La personne sera amenée à travailler sous la responsabilité opérationnelle de l'adjointe à l'enseignement et dépendra hiérarchiquement de la Directrice de l'administration facultaire.
Le télétravail est organisé en Faculté, en concertation avec la personne recrutée. Les congés doivent être pris obligatoirement durant des périodes bien déterminées de manière à pouvoir garantir la continuité du service.
**Fonction**:
La mission principale est la gestion des horaires et des locaux des 3 départements d'enseignement de la Faculté de Lettres, Traduction et Communication.
Créer les horaires de cours et d'examens (oraux et écrits) dans l'interface informatique spécifique de l'ULB (TimeEdit) en prenant en compte les modifications de programmes, la règlementation, la disponibilité des locaux et les désidératas du corps enseignant.
Introduction les demandes de réservation des locaux dans l'interface.
Collaborer étroitement avec les secrétariats de filière, les secrétariats académiques, les professeur-es, les étudiant-es, les autres Facultés, ULB Langues et la cellule « Auditoires » de l'université.
Participer aux concertations et réunions de travail entre les Facultés préalablement à l'élaboration des horaires pour chaque quadrimestre et session d'examens.
Gérer quotidiennement les demandes de modification d'horaire et de réservation de locaux (encodage et suivi administratif auprès de tous les acteurs concernés). Encoder les données relatives aux horaires dans la base de données facultaire (horaires des examens écrits, désidératas des professeur-es, type d'examen, local ).
Participer à la confection des calendriers facultaires.
Poster les avis relatifs aux modifications d'horaires de cours et d'examens sur les valves électroniques (MON ULB).
**Profil**:
Être titulaire d'un diplôme de bachelier en Sciences humaines ou d'un CESS ou autre type de formation administrative avec une expérience utile de minimum 2 ans.
**Connaissances et compétences générales**:
Parfaite maîtrise du français et une très bonne orthographe.
Compréhension élémentaire de l'anglais à l'oral et à l'écrit.
La connaissance de l'Université est un plus.
**Connaissances et compétences spécifiques à la fonction**:
Maitrise des outils informatiques de base (Excel, Outlook, Word).
La connaissance du programme informatique spécifique utilisé par l'Université en matière d'Horaires (TimeEDIT) est un avantage.
La connaissance du portail Mon ULB est également appréciée.
**Qualités requises**:
Sens de la diplomatie.
Sens du service.
Résistance au stress.
Être structuré.
Autonomie.
Impartialité.
Esprit d'initiative.
Proactivité.
**Politique d'égalité des chances**:
**Aménagements raisonnables de la procédure de sélection**:
Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d'aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?
Décision administrative
Postuler
**Type contrat**: CDI - statut équivalent
**Temps de travail**: Temps plein
**Campus**: Solbosch
**Date de parution**: 20/02/2023
**Date limite de réception**: 20/03/2023
[Référence 2023/21]
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