Un-e Assistant-e Administratif-ve

il y a 1 semaine

Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Université libre de Bruxelles Temps plein
offre d'emploi 2024/030

Le Département des infrastructures - Exploitation des campus Plaine & Usquare - recrute:
Un-e assistant-e administratif-ve pour un CDI à plein temps

**Contexte**:
Au sein du département des infrastructures, le service exploitation du Campus de la Plaine et de Usquare a pour mission, entre autres, la maintenance, l'entretien et la rénovation des équipements techniques des bâtiments de l'Université. Ce service est composé d'une douzaine de personnes couvrant différents métiers (électricité, chauffage, ventilation, plomberie, etc.).

Chaque jour, nous œuvrons à soutenir les étudiants en formation à l'ULB, les scientifiques et académiques dans leur recherche de pointe, tout en veillant à la durabilité de nos actions & de nos installations. Nous nous assurons du bien-être d'utilisateurs variés. Nous relevons de nombreux défis, dans une ambiance chaleureuse et portés par les valeurs de l'ULB.

Le service exploitation du campus de la Plaine et de Usquare recherche un-e assistant-e administratif-ve à temps plein ou à temps partiel (discutable) pour venir enrichir et renforcer son équipe.

**Missions**:
**1 - Accueil**: Pour un service de terrain sur un campus dynamique, l'accueil en présentiel et bienveillant est essentiel.

Accueillir les fournisseurs, les prestataires externes, les visiteurs. Veiller à la convivialité

Les encoder dans le système de suivi des demandes et les suivre

Les renvoyer vers les responsables opérationnels

Communiquer, assurer une fonction de relais et de facilitateur, avec les utilisateurs, les autres services et les fournisseurs externes

**2 - Achats et suivi budgétaire**: Assurer le suivi administratif de tous les achats du service, des devis jusqu'aux factures, en suivant les règlementations de marché public et en veillant aux intérêts de l'université.

Tout achat nécessite en amont une mise en concurrence suivant la législation des marchés publics. En collaboration avec les responsables techniques, préparer les demandes d'offres de prix, rédiger les rapports d'analyse des offres et encoder les suivis dans le logiciel de marché public

Encoder les commandes dans SAP en y associant les justificatifs nécessaires

Etablir les feuilles de route pour le Délégué du Gouvernement

**Assurer le suivi des commandes**: vérifier et valider les factures, contrôler les prix, les prestations, indexations. Assurer le suivi administratif des litiges et contentieux avec le support des experts du département : PV de carences, envoi de recommandés, etc.

Tenir et suivre l'échéancier des commandes récurrentes

Suivre en continu l'évolution des engagements et dépenses comptables dans AP, demander les corrections éventuelles au département financier

En soutien au responsable du service, tenir des tableaux de suivi budgétaire.

**3 - Support administratif**: Offrir un support administratif au service et au département, en étant aussi force d'initiatives et de propositions d'améliorations

Accompagner les ateliers dans les démarches administratives internes : fournir les documents adéquats, informer sur les procédures en vigueur, etc.

Assister aux réunions régulières et rédiger les synthèses

Rédiger ou mettre en page les courriers sortants, réceptionner et distribuer les courriers entrants

Tenir à jour les dossiers électroniques du service et en organiser un classement méthodique

Tenir à jour la comptabilité des heures à récupérer et des horaires des équipes

Réalisation de différents plannings, notamment des gardes techniques

Classement & archivage

Participer à divers projets transversaux du département, notamment en termes de backup de secrétariats d'autres services (en période de congés par exemple)

**Profil**:
Être titulaire au maximum d'un bachelier reconnu par la FWB

Pouvoir justifier de 5 ans d'expérience utile à la fonction

**Connaissances et compétences requises**:
Maîtrise de la suite Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, powerpoint, Teams, Planner,...)

Excellente maîtrise du français

**Connaissances et compétences spécifiques**:
Une expérience en comptabilité est un atout.

La maitrise de l'anglais et/ou du néerlandais (B2) est un atout.

Une connaissance, même partielle, du fonctionnement de l'institution sera un atout supplémentaire.

**Qualités requises**:
Sens de l'organisation et rigueur

Bon sens relationnel et esprit d'équipe

Autonomie

Attitude orientée solution

**Nous offrons**:
Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes
Un environnement de travail dynamique sur un campus universitaire
Une formation permanente
Un équilibre vie privée-vie professionnelle
Une échelle barémique conforme aux barèmes de la FWB qui tient compte de l'expérience acquise (sous conditions)
Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'

  • Assistant(E) Administratif/ve

    il y a 1 semaine

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    **Robert Half** recherche un(e) **assistant(e) administratif/ve** (h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée à **Bruxelles**.**Robert Half** recherche un(e) **assistant(e) administratif/ve** (h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée à **Bruxelles**.Notre client est une entreprise active dans le **secteur de l'immobilier commercial** qui offre une...

  • assistant(e) administratif(ve) rh

    il y a 1 semaine

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Wallonie Bruxelles Enseignement Temps plein

    L'Assistant(e) administratif(ve) RH (HR Assistant) est un collaborateur du Service général des Ressources Humaines (SGRH), chargé de fournir un support administratif dans la gestion des engagements et des opérations de carrière ainsi qu'un appui administratif et logistique en matière de sélection et dans les autres activités du service (onboarding,...

  • Assistant(E) Administratif(Ve)

    il y a 1 semaine

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Actief Interim Temps plein

    Pour un de nos clients situé dans la région de Malmedy, nous sommes à la recherche d'un(e) assistant(e) administratif(ve).**Ce que nous demandons de vous**:- Vous aimez la rigueur- Vous avez des connaissances en allemand- Vous êtes précis- Vous avez des connaissances xls- Vous préparez des offres commerciales- Vous avez une première expérience dans...

  • Un-e Assistant-e Administratif-ve

    il y a 1 semaine

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Université libre de Bruxelles Temps plein

    offre d'emploi RC2024/003CDD**Le Centre de formation continue ULB TechSci recrute**:Un-e assistant-e administratif-vePour un CDD 6 mois temps plein ou 1 an mi-temps**Contexte**:ULB TechSci est le centre de formation continue le plus récent de l'Université libre de Bruxelles. TechSci est né d'une collaboration entre la Faculté des Sciences et l'Ecole...

  • Assistant(E) Administratif(Ve) Et Datasharing

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique COOPELEC SC Temps plein

    **Assistant(e) Administratif(ve) et Data**Coopelec est une entreprise en pleine expansion représentant un grand groupe, spécialisée dans la coordination commerciale en lien avec le monde de la grande distribution. Nous sommes en relation constante avec d'importants acteurs commerciaux actifs sur la scène internationale.Pour accompagner notre...

  • un (e) Assistant (e) Administratif (ve)

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique L'ambassade d'Espagne Temps plein

    L'Office d'Education de l'Ambassade d'Espagne engage : un (e) Assistant (e) Administratif (ve)L'Office d'Éducation de l'Ambassade d'Espagne, rattaché au Ministère espagnol de l'Éducation, de la Formation Professionnelle et des Sports est chargé de promouvoir la connaissance de la langue et culture espagnole dans le Benelux.· Capacités linguistiques:...

  • Assistant-e Administratif-ve

    il y a 2 semaines

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique La Ligue Braille Temps plein

    Vous cherchez un travail qui a du sens ? Vous rêvez d'une expérienceprofessionnelle riche en apprentissages et en belles rencontres humaines ? Lesecteur social vous parle ?**La Ligue Braille recherche un-e assistant-e administratif-ve.**Et si c'était votre prochain job ?**À propos de l'employeur**Active dans toutes les régions du pays, la Ligue Braille...

  • Assistant-e Administratif-ve

    il y a 1 semaine

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Exaris Interim Temps plein

    Pour une entreprise familiale bruxelloise travaillant dans la production d'étiquettes adhésives durables, nous recherchons un-e assistant-e administratif-ve**Fonction**:L'assistant-e administratif-ve contribue à maintenir l'efficacité opérationnelle du département de support en assurant la gestion administrative et en soutenant les processus...

  • Assistant(E) Administratif(Ve)

    il y a 1 semaine

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Actief Interim Temps plein

    Pour notre client spécialisé dans la création et conception de têxtiles, nous sommes à la recherche d'un(e) assistant(e) administratif(ve), le secrétariat/la réception est une plaque tournante importante à l'accueil de visiteurs et le début du parcours d'un échantillon ou d'un travail dans les laboratoires, vos tâches : - Tâches administratives,...

  • Un-e Assistant-e Administratif-ve

    il y a 1 semaine

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Université libre de Bruxelles Temps plein

    offre d'emploi 2024/043La Faculté des Sciences de la Motricité - Service Kinésithérapie et Réadaptation recrute:Un-e assistant-e adminsitratif-ve pour un CDI contractuel à temps plein**Contexte**:Le service de kinésithérapie et réadaptation, et ostéopathie, compte étudiant-es (BA1, BA2 et BA3), au sein d'une faculté des Sciences de la Motricité...

  • Assistant(E) Administratif(Ve)

    il y a 1 semaine

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Volt International Temps plein

    Pour notre client actif dans l'industrie de l'énergieet localisé à **BRUXELLES **, nous sommes à la recherche **d'assistant(e) administratif(ve).****Description de la mission**:En tant qu'assistant(e) administratif(ve) / PMO au sein du service Architecture & Support, vous exercez un service qui allie des tâches administratives, financières et...

  • Un-e Assistant-e Administratif-ve

    il y a 1 semaine

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Université libre de Bruxelles Temps plein

    offre d'emploi RC2023/26CDD**Le Département enseignement - Service InfOR-études - recrute**:Un-e assistant-e administratif-ve pour un CDD d'un an (renouvelable) à 70%**Contexte**:Le service InfOR-études de l'ULB assure les missions d'information sur les études et la vie étudiante ; d'aide à l'orientation et à la réorientation ; d'établir des...

  • Assistant-e Administratif/ve Et Agent-e D'accueil

    il y a 1 semaine

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Caritas International Temps plein

    **ASSISTANT-E ADMINISTRATIF/VE ET AGENT-E D'ACCUEIL****CDI - MI-TEM** **PS - LIEGE**Caritas International appartient à un réseau mondial de 162 organisations chrétiennes de solidarité, actives****ensemble à travers 200 pays et régions. A l'étranger, nous venons en aide aux victimes de catastrophes et de****conflits, de la faim et de la pauvreté. En...

  • Assistant(E) Administratif(Ve)/ Secrétaire

    il y a 1 semaine

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique AU VIEUX SAINT-MARTIN Temps plein

    **Description de l'entreprise**Notre PME familiale gère plusieurs restaurants de référence à Bruxelles : Au Vieux Saint Martin, Au Grand Forestier, Au Savoy et « Claridge ». Depuis 4 générations nous sommes passionnés d'offrir à nos clients un service irréprochable et des plats d'excellente qualité. La société est en bonne santé financière et...

  • Un-e Assistant-e Administratif-ve

    il y a 1 semaine

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Université libre de Bruxelles Temps plein

    offre d'emploi 2023/147CDDLe Service d'Accompagnement aux Apprentissages du Département Enseignement recrute:Un-e assistant-e administratif-vePour un CDD d'un an à mi-temps (renouvelable)**Contexte**:Le Département Enseignement a notamment pour mission de développer et de maintenir un ensemble de services et d'infrastructures de support à l'enseignement...

  • Un-e Assistant-e Administratif-ve Polyvalent-e

    il y a 1 semaine

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Université libre de Bruxelles Temps plein

    offre d'emploi 2023/96CDD**Le Centre de formation continue ULB TechSci recrute**:un-e assistant-e administratif-ve polyvalent-epour un CDD temps plein d'un an (renouvelable)**Contexte**:ULB TechSci est le centre de formation continue le plus récent de l'Université libre de Bruxelles. TechSci est né d'une collaboration entre la Faculté des Sciences et...

  • Assistant(E) Administratif(Ve) Trilingue

    il y a 1 semaine

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Progressis Temps plein

    Job Role- Administration Jobs- Contract Type- Perm- Location- Brussels- Salary- €2,200 - €2,800- Date Added- 02/05/2023- Date Expires- 30/05/2023- Industry- Other**Excel Careers - Excel Interim **est constamment à la recherche d'Assistants Administratifs Junior et Seniors, pour fournir du soutien administratif à une équipe de professionnels. En tant...

  • Un-e Assistant-e Administratif-ve

    il y a 1 semaine

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Université libre de Bruxelles Temps plein

    offre d'emploi 2024/053Le Département des Infrastructures - Service Exploitation du campus du Solbosch recrute:Un-e assistant-e administratif-vePour un CDI contractuel à temps plein**Contexte**:Au sein du département des infrastructures, le service exploitation a pour mission, entre autres, la maintenance, l'entretien et la rénovation des équipements...

  • Un-e Assistant-e Administratif-ve

    il y a 1 semaine

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique Université libre de Bruxelles Temps plein

    offre d'emploi 2023/45CRLe Département informatique de la Faculté des sciences recrute:Un-e assistant-e administratif-vepour un contrat de remplacement à temps plein**Contexte**:La Faculté des Sciences est constituée de 9 départements très dynamiques et autonomes. L'un de ces 9 départements est le Département d'Informatique. Celui-ci propose 1...

  • Assistant(E) Administratif(Ve)

    il y a 1 semaine

    Bruxelles, Région de Bruxelles, Belgique APB - Algemene Pharmaceutische Bond Association Pharmaceutique Belge Temps plein

    **Société**:L'Association Pharmaceutique Belge (APB) représente lespharmaciens d'officine. L'APB soutient ses membres dans leur pratique quotidienne, développe et promeut le libre exercice de la profession de pharmacien indépendant.Le Service de Contrôle des Médicaments (SCM) de l'APB est le laboratoire partenaire de tous les pharmaciens d'officine et...