Vakgroepmanager

Departement: Faculteit Bio-ingenieurswetenschappen; BW20 - Omgeving
- Tewerkstellingspercentage: 50% - statutaire functie
- Solliciteren kan tot en met DD/MM/YYYY)

**Jouw opdracht**:
Als vakgroepmanager ben je verantwoordelijk voor het goede verloop van alle administratieve en logistieke processen ter ondersteuning van de academische opdrachten van de vakgroep Omgeving.
Je staat in voor de coördinatie van het vakgroepgebeuren en je bent mee verantwoordelijk voor de ontwikkeling en uitvoering van het vakgroepbeleid. Je ondersteunt de mandaatsfunctie van vakgroepvoorzitter door je expertise-opbouw en door continuïteit te bieden in het bestuur van de vakgroep.

Jouw kerntaken:

- Je ondersteunt de vakgroepvoorzitter bij de **dagdagelijkse werking en processen** van de vakgroep. Je bent rechtstreeks verantwoordelijk voor de opvolging van de domeinen **personeel, financiën en communicatie**, eventueel aangevuld door met domeinen afhankelijk van de eigenheid van de vakgroep:

- Je staat in voor de administratieve opvolging van de personeelsformatie die een vertaling is van het vakgroepbeleid met zijn kernopdrachten
- Je coacht en motiveert administratieve en technische medewerkers ('ATP-leden') binnen de vakgroep en vormt de verbinding tussen het administratieve team en de vakgroepraad
- Je staat mee in voor het financieel beleid van de vakgroep (planning, optimalisatie, opvolging)
- Je staat in voor een tijdige en transparante communicatie en neemt initiatieven op het vlak van de zichtbaarheid van de vakgroep
- Samen met de vakgroepvoorzitter geef je het **vakgroepbeleid** vorm:

- Je bouwt mee aan het vakgroepbeleid dat aansluit op de missie, de visie en de doelstellingen van de faculteit en oog heeft voor alle aspecten van de academische opdracht van de vakgroep
- Je bewaakt (beleids-)afspraken en voortgang op actiepunten en ontwikkelingen binnen het vakgroepbeleid en neemt hierin zelf operationele taken op
- Je signaleert en identificeert opportuniteiten, knelpunten en aandachtspunten inzake de organisatie en het beleid van de vakgroep en doet daartoe voorstellen. Je stimuleert hierbij samenwerking en domeinoverschrijdend denken, zowel wat betreft de missie en visie als op het vlak van de ondersteunende diensten en processen van de vakgroep
- Je bereidt de dossiers voor de vakgroepraden en andere overlegorganen voor en volgt de genomen beslissingen op. Je neemt hierin ook operationele taken op
- Je werkt over de grenzen van de vakgroep heen met collega's en het facultaire niveau. Daarbij vorm je het eerste aanspreekpunt voor de leden van de vakgroep en het facultaire niveau voor zaken over het beleid en de domeinen personeel, financiën en PR. Je verzekert de informatiedoorstroom vanuit de vakgroep naar het facultaire niveau en omgekeerd.

Occasioneel werk je taakoverschrijdend samen met andere ATP-leden van de vakgroep en fungeer je als back-up voor bepaalde taken van medewerkers in functie van de workload en piekmomenten en wijzigende noden in de loop van de tijd.
Jouw functie-invulling is dynamisch zodat een accuraat antwoord kan geboden worden op nieuwe ontwikkelingen en (ad hoc) noden binnen de vakgroep en faculteit.

***Jouw profiel**:
**Kennis en ervaring**:

- Ervaring hebben met administratieve taken is zeer wenselijk
- Ervaring hebben met beleidsvoorbereidend en strategisch werk strekt tot aanbeveling
- Professionele ervaring hebben in de domeinen HR en financiën is een pluspunt
- Aantoonbare ervaring met organisatieverandering en de impact ervan, is een pluspunt
- Ervaring in het (bege)leiden van mensen, ook vanuit een niet-hiërarchische positie is een pluspunt
- Je spreekt en schrijft vloeiend in het Nederlands en het Engels
- Je hebt kennis van courante softwaretoepassingen (MS Office)

**Vaardigheden en attitudes**:

- Je beschikt over uitstekende administratieve vaardigheden
- Je beschikt over goede sociale vaardigheden en kan enthousiasmeren
- Je hebt een flexibele ingesteldheid, kan vlot schakelen tussen diverse taken en doelgroepen en slaagt erin om binnen een divers takenpakket en verantwoordelijkheden een helikopterzicht te behouden
- Je bent in staat om een bestaande situatie te analyseren, voorstellen tot optimalisatie te formuleren en neemt hier zelf ook initiatief in
- Je beschikt over een sterk probleemoplossend en organiserend vermogen
- Je bent leergierig en staat open voor feedback
- Je bent gepassioneerd door de kernopdrachten van een vakgroep: onderwijs, onderzoek en dienstverlening
- Je ziet een uitdaging in het mee vorm geven van het vakgroepbeleid en dit uit te dragen als een deel van de faculteit
- Je bent teamgericht, maar kan zelfstandig werken

**Wat bieden wij jou?**:
Je wordt tewerkgesteld in een statutaire functie (vaste benoeming na 6 maanden stage en mits positieve evaluatie) in functieklasse A. Lees op onze website meer over onze verloning.

De UGent zet sterk in op de loopbaanontwikkeling van haar medewerkers. Zo krijg je opportuniteiten om a

---