Vakgroepmanager

**Algemene informatie**:

- Functie: Vakgroepmanager
- Tewerkstellingspercentage: 100%
- Niveau: functieklasse A
- Departement: Faculteit Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen ; GE39 - Vakgroep Volksgezondheid en Eerstelijnszorg
- Uiterste inschrijvingsdatum: 18-01-2023

**Over de UGent**:
De Universiteit Gent is een wereld op zich. Meer dan 8.000 personeelsleden zijn er dagelijks aan de slag in onderwijs en onderzoek, beheer en administratie, technische en sociale voorzieningen, enz. Voor hen is de Universiteit Gent een logische keuze: het is een van de grootste, meest boeiende en toekomstgerichte werkgevers van de regio. De Universiteit Gent telt 11 faculteiten en meer dan 100 vakgroepen, die in elk van de wetenschappelijke disciplines hoogstaande en door onderzoek ondersteunde opleidingen aanbieden. De Universiteit Gent voert een actief gelijkekansen
- en diversiteitsbeleid en moedigt iedereen aan te solliciteren.

**Jouw opdracht**:
Als vakgroepmanager ben je verantwoordelijk voor het goede verloop van alle administratieve en logistieke processen ter ondersteuning van de academische opdrachten van de vakgroep. Je staat in voor de operationele coördinatie van het vakgroepgebeuren en je bent mede verantwoordelijk voor de ontwikkeling en uitvoering van het vakgroepbeleid waarbij de domeinen personeel, financiën en communicatie rechtstreeks onder jouw bevoegdheid en expertisedomein vallen. Je bent lid van het dagelijks bestuur van de vakgroep waarbij je de mandaatsfunctie van vakgroepvoorzitter ondersteunt door je expertise-opbouw en door continuïteit te bieden in het bestuur van de vakgroep.

**Jouw kerntaken**
- Je ondersteunt de vakgroepvoorzitter bij de dagdagelijkse werking van de vakgroep en de processen die deel uitmaken van de opdracht van de vakgroep. Je bent mede verantwoordelijk voor de opvolging van de domeinen personeel, financiën en communicatie, eventueel aangevuld door andere domeinen afhankelijk van de eigenheid van de vakgroep:

- Je staat in voor de administratieve opvolging van de personeelsformatie dat een vertaling is van het vakgroepbeleid met zijn kernopdrachten.
- Je coacht en motiveert ATP-leden binnen op vakgroepniveau en stuurt hen hierbij aan. Je bewaakt de interactie met en tussen alle ATP-leden.
- Je werkt, samen met het dagelijks bestuur, een welzijnsbeleid uit en neemt een actieve rol op bij de implementatie hiervan.
- Je staat in voor het beheer van de financiële middelen van de vakgroep (planning, optimalisatie, opvolging).
- Je staat in voor een tijdige en transparante interne en externe communicatie en neemt initiatieven op het vlak van de zichtbaarheid van de vakgroep door onder meer in te zetten op social media en initiatieven naar zowel experten als een lekenpubliek.
- Je fungeert als secretaris (verslaggeving) van de HR-commissies van de professoren die behoren tot de vakgroep en neemt hierbij een actieve rol op waarbij je vanuit een metaperspectief opportuniteiten formuleert en valkuilen benoemt.
- Je ondersteunt vakgroepinitiatieven zowel administratief als organisatorisch.
- Samen met de vakgroepvoorzitter, de teamleiders onderwijs, onderzoek en maatschappelijke outreach en een vertegenwoordiger van het overig academisch personeel maak je deel uit van het dagelijkse bestuur van de vakgroep en geef je het vakgroepbeleid vorm:

- Je bouwt mee aan een vakgroepbeleid dat aansluit op de missie de visie en de doelstellingen van de faculteit en oog heeft voor alle aspecten van de academische opdracht van de vakgroep.
- Je bewaakt (beleids-) afspraken en voortgang op actiepunten en ontwikkelingen binnen het vakgroepbeleid en neemt hierin zelf operationele taken op.
- Je signaleert en identificeert opportuniteiten, knelpunten en aandachtspunten inzake de organisatie en het beleid van de vakgroep en doet daartoe voorstellen. Je stimuleert hierbij samenwerking en domeinoverschrijdend denken.
- Je bereidt de dossiers voor de vakgroepraden en andere overlegorganen voor en volgt de genomen beslissingen op. Je waakt er over dat de beslissingen van het facultaire bestuur die de vakgroep aanbelangen worden opgevolgd en neemt hierin ook zelf operationele en administratieve taken op.
- Je werkt over de grenzen van de vakgroep heen met collega’s en het facultaire niveau:

- Je vormt het eerste aanspreekpunt voor de leden van de vakgroep en het facultaire niveau voor zaken over het beleid en de domeinen personeel, financiën en communicatie. Je verzekert de informatiedoorstroom vanuit de vakgroep naar het facultair niveau en omgekeerd.
- Je participeert aan een lerend netwerk bestaande uit de verschillende vakgroepmanagers binnen de faculteit.
- Je neemt bij dit alles ook een administratieve taken op.

**Occasionele taken**

Je werkt taakoverschrijdend samen met andere leden van de vakgroep en fungeert als back-up voor bepaalde taken van ATP-medewerkers in functie van de workload en piekmomenten en wijzigende noden in de loop van de tijd

De functie-invulling is dynamisch zod