Communication, Event and Administration Officer
il y a 1 semaine
**In ons bruisend bedrijvencentrum te Brussel bieden wij ondernemingen advies, coaching, huisvesting en toegang tot het startup ecosysteem van Brussel.**
**Voor onze vestiging op de Site Arsenaal te Etterbeek zoeken wij een gedreven**:
**Communication, Event and Administration Officer**
**1) ICAB Incubator**
ICAB Incubator ondersteunt innovatieve & technologische bedrijven tijdens de start
- en groeifase. Ons aanbod omvat een waaier van diensten waaronder advies, coaching, huisvesting en toegang tot het startup ecosysteem van Brussel.
ICAB is een levendige community van gedreven entrepreneurs op zoek naar de unicorn-status.
Wij zijn op zoek naar een dynamische collega die mee gezicht geeft aan onze organisatie en samen met het team instaat voor een professionele en enthousiate dienstverlening aan klanten.
ICAB is gehuisvest in een modern gerenoveerd gebouw van 4.000m2 met een architecturaal waardevol karakter gelegen op de historische site Arsenaal te Etterbeek op wandelafstand van het openbaar vervoer. ICAB is tevens de host van Betacowork, de pionier van coworking in Brussel.
**2) Functie**
Als medewerker binnen een team van 4 zet je actief je schouders onder de **communicatie**, het **eventsmanagement** en de **administratie**. Je werkt zowel inhoudelijk (communicatie; event management) als uitvoerend (administratie; event management).
Je ondersteunt, en werkt nauw samen met de CEO en de Office & Facility Manager.
Je hebt een grote voeling met communicatie en digitale marketing en een flair voor het opstellen van social media posts, zowel inhoudelijk als visueel (foto & video).
Administratie is een essentieel onderdeel van je job en je hebt hiervoor een natuurlijke aanleg; je werkt methodisch, nauwgezet en efficiënt.
Als lid van een klein team ben je polyvalent inzetbaar als de omstandigheden dit vragen.
"Handen uit de mouwen steken" is jouw tweede natuur. Je bent service gericht, nieuwsgierig, leerbereid en taken, groot of klein, zie je als een uitdaging en vat je enthousiast en resultaatgericht aan.
**3) Taken**
Tot je taken behoren:
- **Communicatie**:
- Mee opstellen en uitvoeren van een jaarlijks communicatieplan (bepalen van de objectieven, de strategie om de objectieven te bereiken en de vertaling van de strategie naar een operationeel plan)
- Aanbrengen van ideeën voor digital marketing en deze uitwerken tot concrete posts of advertenties, al dan niet in samenwerking met een digital marketing agency.
- Beheer van de content van een newsletter
- Beheer van de content van de website
- **Community management**:
- Tot stand brengen van een dynamische en inclusieve gemeenschapsatmosfeer binnen de incubator via regelmatig contact met de bedrijven en via het verwerven van inzichten in hun behoeften.
- Organiseren van netwerkevenementen, workshops en seminaries om samenwerking en interactie tussen leden te bevorderen.
- Ondersteuning bieden aan nieuwe leden bij het integreren in de gemeenschap en het benutten van de beschikbare hulpmiddelen en faciliteiten.
- Een aanspreekpunt zijn voor leden; capteren van feedback, suggesties en bekommernissen en die rapporteren aan het management.
- Creëren en zorg dragen voor een gastvrije werkomgeving, waarbij gemeenschappelijke ruimtes goed zijn onderhouden en aanzetten tot productief werken.
- **Event management**
Naast het organiseren van interne events (cf. supra) ben je verantwoordelijk voor het accountbeheer van externe events. Tot dit takenpakket behoren onder meer:
- Beheer van de vergader & seminariesfaciliteiten (o.a. waarborgen van een professionele uitstraling, beheer technische uitrusting)
- Behandelen van aanvragen voor de huur van vergader
- & seminariefaciliteiten
- Opstellen en onderhandelen van offertes
- Facilitaire voorbereiding en ondersteuning van events (occasionele aanwezigheid vereist buiten de kantooruren)
- Post-event customer care: facturatie, feedback & evaluatie
- **Onthaal**: Onthaal van bezoekers, klanten en leveranciers (desk, telefoon);
- **Administratie**:
- **Secretariaatstaken**: behandelen correspondentie en inkomende telefonische oproepen, postbedeling, klasseren en archiveren, bestellingen, agendabeheer, fotokopies, lay-out en finaliseren van uitgaande correspondentie;
- **Inhoudelijk administratieve taken**: zelfstandig beantwoorden van correspondentie (o.a. ticket management), klantenadministratie (registratie en beheer klanten in digitale klantenbeheersystemen (CRMs), contractenbeheer klanten)
**4) Profiel & competenties**
Je beschikt over een bachelor diploma of gelijkwaardig.
Je hebt bij voorkeur 3-5 jaar ervaring in gelijkaardige functies.
Je bent goed tweetalig Nederlands-Frans, zowel mondeling als schriftelijk. Je spreekt vlot Engels en je hebt goede noties van het schriftelijk Engels.
Informaticakennis en digitale geletterdheid:
- Ze
-
Administration, Events and Communications Assistant
il y a 1 semaine
Etterbeek, Région de Bruxelles, Belgique Unique Temps pleinDescription:PRIMARY RESPONSIBILITIES Support the team to organise workshops and events, Prepare meetings and events material, Take care of communication actions, updating websites, registrations, newsletters, etc. Support team members to fulfil the association's role in the EUfunded projects (timesheets, drafting and submitting reports, etc.). Archiving...
-
Administration and Events Assistant
il y a 1 semaine
Etterbeek, Région de Bruxelles, Belgique Unique Temps pleinLooking for a fulfilling role as an Administrative Assistant?If you enjoy organizing events and are proficient in both English and French, we have an exciting opportunity for you!We are seeking an Administrative and Events Assistant (m/f/x) to join our international client's team in Brussels.As an Administrative and Events Assistant (m/f/x), your...
-
Administration and Events Assistant
il y a 1 semaine
Etterbeek, Région de Bruxelles, Belgique Unique Temps pleinDescription:Are you looking for a rewarding job as an Administrative Assistant? Do you like to organize events? Do you speak English and French ? We have the right job for youWe are looking for an Administrative and Events Assistant (M/F/x) for one of our international clients in Brussels.As an Administrative and Events Assistant (M/F/x), you will have the...
-
Client Administration Officer
il y a 1 semaine
Etterbeek, Région de Bruxelles, Belgique Bright Plus Temps pleinDescription:Administration and secretarial responsibilities Managing calendar with an understanding of business priorities to offer alternatives, tradeoffs and consideration of the most efficient use of CRM's time. Managing and screening all calls and mail, Developing working relationships with clients, other CRM's and other members of TreeTop staff. May...
-
Office and Administrative Assistant
il y a 1 semaine
Etterbeek, Région de Bruxelles, Belgique The German Marshall Fund of the United States Temps pleinEstablished in 2001, GMF's Brussels office is a center for transatlantic debate and analysis and one of the leading U.S. international policy institutions in Europe. The office brings U.S. perspectives to European policy audiences and is a center for GMF outreach to EU institutions, NATO, and the diplomatic, business, media, and academic communities. With a...
-
Communications Officer
il y a 1 semaine
Etterbeek, Région de Bruxelles, Belgique European Schoolnet Temps pleinCommunications OfficerDepartment:DIGITAL CITIZENSHIP**European Schoolnet (EUN Partnership) is looking for a dynamic Communications Officer (Ref. DigCi ComsOfficer2023) to join its Digital Citizenship Department.The Communications Officer will collaborate with the relevant Project Manager(s) and colleagues. S/Hewill implement online communications activities...
-
Communications Officer
il y a 1 semaine
Etterbeek, Région de Bruxelles, Belgique European Schoolnet Temps pleinCOMMUNICATIONS OFFICERDepartment: Communications department***European Schoolnet is searching for a versatile and creative Communications Officer interested to join ourdynamic Communications & Events Team. The position will involve supporting the organisation in thecommunication of corporate initiatives and outputs, as well as promoting a variety of European...
-
Communication and Project Assistant
il y a 1 semaine
Etterbeek, Région de Bruxelles, Belgique Unique Temps pleinOmschrijving:Primary responsibilities project management support (50%):Creating timelines and contributing to effective planning of funded project activities. Monitoring budgets of EUfunded projects and tracking team members' time dedication consistently, systematically, and coherently. Supporting team members in completing tasks, drafting, and submitting...
-
Finance and Operations Officer
il y a 1 semaine
Etterbeek, Région de Bruxelles, Belgique Buildings Performance Institute Europe Temps pleinBPIE is hiring a Finance and Operations OfficerABOUT BPIEAs a prominent think tank with offices in Brussels and Berlin, BPIE (Building Performance Institute Europe) is leading since 2010 the conversation on buildings and climate, making the case for ambitious, human-centric policies that will bring the built environment in line with global and European...
-
Client Administration Officer
il y a 1 semaine
Etterbeek, Région de Bruxelles, Belgique Robert Half Belgium Temps pleinPour l'un de ses clients, Robert Half recherche un(-e ) Client Administration Officer FR/NL (h-f-x) pour un contrat CDI après période intérim.Notre client est une banque d'investissement située à Etterbeek.Votre rôle en tant que Client Administration Officer:Responsabilités en matière d'administration et secrétariatGérer le calendrier en tenant...
-
Events Trainee
il y a 1 semaine
Etterbeek, Région de Bruxelles, Belgique POLITICO Europe Temps pleinPOLITICO Live is looking for an Events Trainee to join its Brussels-based events team starting January 2024 for a 6-month period.In this role, you will contribute to the delivery of POLITICO's policy events: you will learn how to recruit and manage top-level speakers, draft content for our marketing communications, manage the regular communication with...
-
Assistant and Administration
il y a 1 semaine
Etterbeek, Région de Bruxelles, Belgique Unique Temps plein**Omschrijving**:Ben je een administratieve duivel-doe-al ? Hou je van hernieuwbare energie ? Is klantenservice u op het lijf geschreven ? Hebben facturatie, beheren van dossiers en rapportering geen geheimen voor jou ? En heb je bovendien de ambitie om door te groeien in een succesvol bedrijf ? Dan ben jij de Mobility & New Energies Assistant and...
-
Events Intern
il y a 1 semaine
Etterbeek, Région de Bruxelles, Belgique European Schoolnet Temps pleinEvents InternDepartment: Communication and Events Department (EventsTraineship-2024)European Schoolnet (EUN Partnership) is searching for a dynamic and enthusiastic trainee, interested ineducation and technology to join the Events Team. The traineeship will involve supporting the Events Teamin organising various face to face and online events and providing...
-
Event Technician
il y a 1 semaine
Etterbeek, Région de Bruxelles, Belgique FIRST Global Brand Experience Agency Temps pleinABOUT OUR COMPANYFIRST is a leading global brand experience agency providing Content, Creative, Digital Technology, Management & Delivery, and Data & Insights services. Operating as a full-service agency partner or through embedding specialist talent into client teams, FIRST brings brands and people together through creative, connected experiences. Spanning...
-
Traineeship Communications Coordination
il y a 1 semaine
Etterbeek, Région de Bruxelles, Belgique European Endowment for Democracy Temps pleinAre you passionate about communications?? Are you a highly organised person with an eye for detail? Have you strong IT skills and some knowledge of website development and social media? Are you interested in working in the area of democracy-support?The European Endowment for Democracy (EED) wants to hear from youWe are looking for a motivated and proactive...
-
Communications Trainee
il y a 1 semaine
Etterbeek, Région de Bruxelles, Belgique Buildings Performance Institute Europe Temps pleinABOUT BPIEAs a prominent think tank with offices in Brussels and Berlin, BPIE (Building Performance Institute Europe) is leading since 2010 the conversation on buildings and climate, making the case for ambitious, human-centric policies that will bring the built environment in line with global and European climate objectives. This is a unique opportunity to...
-
Events Traineeship
il y a 1 semaine
Etterbeek, Région de Bruxelles, Belgique European Schoolnet Temps pleinEVENTS TRAINEESHIPEuropean Schoolnet is searching for a dynamic and enthusiastic trainee, interested ineducation and technology to join the Events Team. The trainee will work under thesupervision of the Head of Events and the Events Operational Manager. The traineeshipwill involve supporting the Events Team in organising various face to face and onlineevents...
-
Assistant and Administration
il y a 1 semaine
Etterbeek, Région de Bruxelles, Belgique HR-CONSULT Temps pleinFunctieomschrijvingBen je een administratieve duivel-doe-al ? Hou je van hernieuwbare energie ? Is klantenservice u op het lijf geschreven ? Hebben facturatie, beheren van dossiers en rapportering geen geheimen voor jou ? En heb je bovendien de ambitie om door te groeien in een succesvol bedrijf ? Dan ben jij de Mobility & New Energies Assistant and...
-
Event Coordinator
il y a 1 semaine
Etterbeek, Région de Bruxelles, Belgique Degroof Petercam Temps pleinContext:Within Degroof Petercam we organise events almost on a daily basis, both for internal employees as for clients and prospects. To Make sure those events embody the Degroof Petercam values and spirit we have a team of 4 enthusiastic and creative event coordinators who are managed by a dynamic Head of Events. To complete the team there's a communication...
-
Financial Administrative Officer
il y a 1 semaine
Etterbeek, Région de Bruxelles, Belgique MUFG Bank (Europe)N.V. Temps pleinMain responsibilities are in the area of Branch's administrative assistance (mainly financial) with involvement in communication to local authorities and vendors as well as general affairs tasks in accordance with predetermined procedures and standards under appropriate guidance. Reconciliation of all suspense accounts. Manage the facilities equipment...
