Chargé de la coordination des Services généraux – BF langues

Bruxelles Formation est l’institution publique francophone en charge de la formation professionnelle à Bruxelles. Notre organisme propose un catalogue de plus de 350 formations gratuites pour les chercheurs d’emploi. Notre service public emploie plus de 600 collaborateurs et dispose de 11 centres de formation répartis sur l’ensemble du territoire bruxellois, auxquels s’ajoute un centre d’information et de conseil au sein de la Cité des métiers de Bruxelles. Bruxelles Formation est aussi le régisseur de la formation professionnelle à Bruxelles, nous conventionnons des partenaires et créons des ponts avec les entreprises pour offrir des formations complémentaires, sur mesure, qui répondent aux besoins du marché de l’emploi. Avec nos partenaires, nous formons plus de 20.000 personnes par an.

Les valeurs de Bruxelles Formation sont la satisfaction des stagiaires, la diversité, la collaboration, la reconnaissance et l’épanouissement du personnel, l’amélioration continue et la gestion du changement, la responsabilité sociétale et environnementale.

Pour mener à bien ses missions, Bruxelles Formation recherche régulièrement de nouveaux talents prêts à partager leurs connaissances et leur savoir-faire. Si vous possédez une expertise acquise sur le terrain et si vous êtes sensible à notre démarche, rejoignez-nous

Pour son Pôle BF langues, Bruxelles Formation recherche un

Chargé de la coordination des Services généraux – BF langues (F/M/X)

Vous travaillerez sous la responsabilité de la Direction du Pôle et en étroite collaboration avec celle-ci. Votre mission essentielle sera d’apporter l'appui administratif et organisationnel à la Direction du Pôle et de superviser, coordonner les équipes administratives du Pôle en charge des Services généraux ce qui implique un rôle important de relais avec les services supports de l’Administration centrale.

Vos principales responsabilités et activités associées sont :

1. Superviser avec l'appui de la Direction du Pôle les équipes administratives en charge des Services généraux dans les domaines suivants :

Contrôle budgétaire et supervision des achats

• Vous supervisez le suivi budgétaire (élaboration, ajustement, suivi budgétaire, facturation, transferts) ;
• Vous assistez la Direction du Pôle dans la préparation des points Pôles et le suivi des actions ;
• Vous supervisez la gestion administrative des achats (traitement des commandes et des factures, examen des volumes d’achat, gestion des BC, …) dans le respect des règles liées aux marchés publics ;
• Vous appliquez les procédures comptables propres à Bruxelles Formation et veillez au respect des pratiques comptables en vigueur au sein des institutions publiques ;
• Vous assurez l’exécution et le suivi du PDA ;
• Vous assurez le contrôle du paiement des free-lance et des sorties pédagogiques ;
• Vous supervisez le suivi logistique des achats via le PGI (réception des achats, roulement, tableaux de bord, planning, gestion des stocks, déclassement, inventaire, patrimoine) ;
• Vous veillez à la mise à jour les différentes bases de données relatives aux achats au sein du Pôle et dans ce cadre coordonner les inventaires annuels.

Ressources humaines

• Vous supervisez la personne relais RH (suivi présences/absences, prestations, documents, contrats jeunes, stages et étudiants) ;
• Vous suivez les absences de longue durée, les interruptions de carrière et les aménagements raisonnables.

Juridique

• Vous faites le relais avec la Direction juridique et le suivi des réclamations – plaintes ;
• Vous assurez le relai pour les marchés publics de formation du Pôle en veillant à l’identification, l’analyse des besoins et l’élaboration des documents d’appel d’offres en coordination avec les experts métiers, ainsi que l’analyse des offres en coordination avec les experts métiers.

Informatique et télécommunication

• Vous supervisez la personne relais de la DSI (Direction des Systèmes d’Information) : déploiement des PC pour les stagiaires, cours en ligne, matériel IT dans les salles de cours, matériel pour les réunions, …
• Vous superviser les commandes ;
• Vous préparez la migration MS 365.

Infrastructure

• Avec l’appui du correspondant du Pôle, vous assurez le relai avec la Direction Infrastructure et le Service Technique des Bâtiments (centraliser les demandes d’intervention, réceptionner du matériel, signaler la présence de techniciens, assurer le suivi interne des interventions, …) ;
• Vous réalisez le suivi propreté avec la Responsable Propreté-Hygiène et signalez tout dysfonctionnement lié à la sécurité ou à l’hygiène à l’intérieur du bâtiment ;
• Vous assurez le suivi de la sécurité et santé au travail : relais EPI, suivi et animation du réseau de secouristes, sécurité du bâtiment, …
• Vous vous assurez du bon fonctionnement des salles de cours et des installations (mobilier dans les salles, …).

Communication

• Vous assurez le relai avec la Direction Communication pour les salons et les communications à réaliser.

Accueil

• Vous supervisez le travail et le personnel de l’accueil (plannings, gestion des salles, visites et interventions, …).

2. Assurer la coordination et l’appui administratif et organisationnel à la Direction du Pôle dans les domaines suivants et en étroite collaboration avec les services concernés :           

• Vous gérez des dossiers administratifs : rédaction de procédures, mise en application des procédures, préparation de dossiers ;
• Vous organisez les serveurs et préparez la transition vers MS 365 ;
• Vous instruisez et suivez les conventions du Pôle et les dossiers liés au Fonds Social Européen (FSE) ainsi que les projets mis en œuvre ;
• Vous élaborez des partenariats et conventions y compris le suivi de ceux-ci ;
• Vous coordonnez en  interne en facilitant la communication et l’échange d’informations ;
• Vous suivez et appliquez les recommandations du SIPP ;
• Vous planifiez des activités et des monitorings ;
• Vous suivez le Plan de Développement Annuel (PDA).

Vos compétences & connaissances

• avoir une excellente communication orale et écrite,
• être capable de relayer des informations de manière claire et précise,
• être proactif, rigoureux et avoir le sens de l’organisation,
• maîtriser les outils informatiques et notamment MS 365,
• avoir de l’expérience dans l’utilisation d’un outil de gestion intégré (type PGI/ERP),
• être capable de superviser une équipe administrative dans différents domaines,
• connaître les règles et procédures liées aux marchés publics,
• être capable de travailler en étroite collaboration avec différents services et directions,
• être capable de travailler en équipe et de façon autonome.

Les conditions de recrutement

• avoir une excellente maîtrise du français, langue véhiculaire de Bruxelles Formation,
• posséder une expérience en matière de gestion de dossiers, de gestion budgétaire et d’équipe,
• être titulaire d’un master ou diplôme de l’enseignement de type long à orientation sciences humaines, etc.

Nous offrons

• Un travail plein de défis et d’opportunités au sein d’une institution bienveillante, au service de la formation pour les chercheurs d’emploi de la région bruxelloise,
• Un CDI de 38 heures/semaine,
• Des opportunités de formation ;
• Un salaire barémisé (sur une base de 3.951,40 € à l’indice actuel des prix à la consommation),
• 35 jours de congés annuels,
• Des lunch pass de 8 € par jour de travail,
• Le remboursement des frais de déplacement domicile-travail via les transports en commun,
• Un horaire flexible,
• Des possibilités de télétravail (sous certaines conditions).

L’ancienneté peut être valorisée à concurrence de 6 ans d’expérience dans le secteur privé (ou indépendant) et pour le total des années prestées dans le secteur public.

Processus de sélection (épreuves éliminatoires)

Une première sélection aura lieu sur la base de votre CV (CV détaillé) et de votre lettre de motivation.

Il vous est demandé de mettre en avant les compétences transférables, le cas échéant.

Les candidats dont le profil correspond le mieux au poste à pourvoir seront invités à un entretien.

Celui-ci pourrait être précédé d’un test écrit visant à tester les compétences techniques et serait réalisé le jour de l’entretien.

Bruxelles Formation se réserve le droit d’ajouter, de supprimer ou de regrouper l’une ou l’autre épreuve.

Bruxelles Formation promeut la diversité au sein de ses équipes et garantit une procédure de sélection objective sans distinction d’âge, de sexe, d’origine, de conviction, de nationalité, de handicap, etc. Si vous êtes en situation de handicap, n’hésitez pas à nous en informer lors de votre candidature. Nous veillerons à vous faire participer aux sélections dans les meilleures conditions possibles.

Pour postuler

Faites-nous parvenir votre candidature (lettre de motivation et C.V. actualisé détaillé) pour le 6 septembre 2024 au plus tard, via le bouton postuler (formulaire en ligne).