Office Management Officer

Il y a 5 mois

Kraainem, Belgique HR-Specialist Temps plein

**Over het bedrijf**:
Onze klant biedt **trainingen** aan in de **luchtvaartsector**, maar niet alleen daarvoor. Hun scala aan cursussen is zeer breed, variërend van cursussen op het gebied van luchthavenveiligheid tot soft skills-trainingen. Momenteel is het een start-up van 7 personen, gefinancierd door een groot bedrijf. Het bedrijf heeft als ambitie om het centrum van excellentie te worden voor leren en ontwikkeling gerelateerd aan luchthavens en luchtvaart. Ze zijn ook bezig met het ontwikkelen van een uniek en innovatief "Talent up" project, dat evenementen, co-working spaces en meer combineert.

Het bedrijf groeit snel. De resultaten gaan de goede kant op en de omzet is verdrievoudigd ten opzichte van het budget.

**Waarom bij hen aansluiten?**

Het is een start-up, dus je kan meewerken aan de ontwikkeling van het bedrijf en ideeën aanbrengen. Aangezien jouw N+1 de algemeen directeur is, weet je zeker dat jouw ideeën worden gehoord. Je werkt in de luchtvaartsector, die gericht is op diversiteit en multiculturaliteit.

Het bedrijf groeit, dus jouw rol en verantwoordelijkheden zullen evolueren. Het bedrijf lanceert meerdere ambitieuze projecten waaraan jij zult bijdragen (zoals een "talent-up"). Je werk is gevarieerd, dus je zal je niet vervelen.

**Waarom hebben we jou nodig?**

Het bedrijf groeit snel en de omzet is verdrievoudigd. De vraag naar opleidingen groeit.

**Wat zijn jouw taken en verantwoordelijkheden**:
De **Office Management Officer **speelt een belangrijke rol bij het toezicht houden op de administratieve werkzaamheden van een kantooromgeving.

Deze functie vereist uitstekende organisatorische, interpersoonlijke en leiderschapsvaardigheden om de dagelijkse activiteiten soepel te laten verlopen. De Office Manager is verantwoordelijk voor het beheren van verschillende administratieve taken, het coördineren met verschillende afdelingen en het handhaven van een productieve en efficiënte werkomgeving.

Jouw verantwoordelijkheden zijn de volgende:
**1: Administratief beheer**:

- Toezicht houden op en beheren van de dagelijkse kantoorwerkzaamheden, waaronder receptie, postdistributie, inkoop van benodigdheden en onderhoud van apparatuur.
- Assisteren bij de implementatie van kantoorbeleid en -procedures om de efficiëntie te verbeteren, processen te stroomlijnen en naleving van de bedrijfsrichtlijnen te garanderen.
- Afhandelen van planning, agendabeheer en reisarrangementen voor leidinggevenden of personeelsleden indien nodig.
- Bijhouden en bijwerken van personeelsdossiers, contracten en andere relevante documenten.
- Assisteren bij de voorbereiding en coördinatie van vergaderingen, conferenties en evenementen.

**2: Faciliteiten en middelenbeheer**:

- Toezicht houden op de onderhoudsactiviteiten van het kantoor, waaronder reparaties aan het gebouw, schoonmaakdiensten en veiligheidsmaatregelen.
- Beheren van de kantoorinventaris, waaronder kantoorbenodigdheden, apparatuur en meubilair, zodat er voldoende voorraad is.
- Coördineren met leveranciers en aannemers om een tijdige levering van diensten te garanderen en problemen of afwijkingen op te lossen.
- Toezien op de organisatie en het gebruik van kantoorruimte, zodat de middelen efficiënt worden toegewezen en gebruikt.

**3: Financiële en budgettaire verantwoordelijkheden**:

- Bewaken en beheren van kantooruitgaven, inclusief budgetplanning, kostenbeheersing en factuurverwerking.
- Samenwerken met de financiële afdeling om de kantooruitgaven bij te houden, rekeningen aan te sluiten en financiële rapporten op te stellen.
- Assisteren bij het opstellen en bewaken van afdelingsbudgetten en waar nodig aanbevelingen doen voor kostenbesparende maatregelen.

**4: Communicatie en coördinatie**:

- Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe belanghebbenden, vragen beantwoorden, problemen oplossen en algemene assistentie verlenen.
- Stimuleer effectieve communicatie en samenwerking tussen afdelingen, zorg voor een soepele informatiestroom en tijdige verspreiding van relevante updates.

**5: Personeelsondersteuning**:

- Ondersteunen van de HR-afdeling bij wervingsprocessen, waaronder het plaatsen van vacatures, het plannen van sollicitatiegesprekken en het coördineren van de selectie van kandidaten.
- Assisteren bij onboarding
- en offboardingprocedures, zorgen dat het benodigde papierwerk en de documentatie nauwkeurig worden ingevuld.
- Bijhouden van personeelsdossiers, tijdregistratiesystemen en verlofbeheer.

**Met wie?**

Je treedt toe in een team van 7 personen, bestaande uit je directe leidinggevende die de Algemeen Manager is voor deze en een andere onderneming.

De andere teamleden zijn een trainingsmanager, een specialist in digitale trainingen, een trainingscoördinator, 2 administratieve assistenten en een communicatiemedewerker.

Je rapporteert aan de Financial & Administration Manager.

**Jouw profiel**:

- Bachelordiploma in bedrijfskunde of een aanverwant vakgebied (voorkeur, maar niet verplicht).
- Aanto

  • HR Officer

    Il y a 5 mois

    Kraainem, Belgique Efficy Temps plein

    **Large company with great ambitions and close relations** efficy is a leading European Customer Relationship Management (CRM) solution that provides businesses of all sizes with complete, flexible, customizable, and scalable software to enable their growth. efficy’s platform includes products for marketing automation, sales, project management, customer...

  • Chief Product

    Il y a 2 mois

    Kraainem, Belgique efficy Temps plein

    **Large company with great ambitions and close relations** efficy is a leading European Customer Relationship Management (CRM) solution that provides businesses of all sizes with complete, flexible, customizable, and scalable software to enable their growth. efficy’s platform includes products for marketing automation, sales, project management, customer...

  • Training/service Coordination Officer

    Il y a 5 mois

    Kraainem, Belgique HR-Specialist Temps plein

    **Over het bedrijf**: Onze klant biedt **trainingen** aan in de **luchtvaartsector**, maar niet alleen daarvoor. Hun scala aan cursussen is zeer breed, variërend van cursussen op het gebied van luchthavenveiligheid tot soft skills-trainingen. Momenteel is het een start-up van 7 personen, gefinancierd door een groot bedrijf. Het bedrijf heeft als ambitie om...

  • Manager - service management office

    il y a 2 jours

    1950 Kraainem, Belgique SIMIM Temps plein

    SIMIM is de Belgische beheersvennootschap voor het beheer van de naburige rechten van de muziekproducenten binnen het auteursrecht. 600 leden behoren de bekende muzieklabels zoals Sony, Universal, Warner, Beggars, CNR, N. E. W. S. en (PIAS), alsook de kleinere labels en artiesten die zelf hun muziek produceren in eigen beheer. Met bijna 30 jaar ervaring in...

  • Management Assistant

    Il y a 5 mois

    Kraainem, Belgique Axis Temps plein

    Notre client, une entreprise spécialisée dans l'inspection, la mesure, l'assistance et la consultation, ainsi que la formation et la certification est à la recherche d'un.e management assistant. Leur expertise permet d'optimiser les performances des entreprises dans tous les secteurs en gérant les risques inhérents à leurs activités, assurant ainsi...

  • Application Manager

    Il y a 5 mois

    Kraainem, Belgique efficy Temps plein

    **Large company with great ambitions and close relations** efficy is a leading European Customer Relationship Management (CRM) solution that provides businesses of all sizes with complete, flexible, customizable, and scalable software to enable their growth. efficy’s platform includes products for marketing automation, sales, project management, customer...

  • Operations Excellence Manager

    Il y a 5 mois

    Kraainem, Belgique efficy Temps plein

    **Large company with great ambitions and close relations** efficy is a leading European Customer Relationship Management (CRM) solution that provides businesses of all sizes with complete, flexible, customizable, and scalable software to enable their growth. efficy’s platform includes products for marketing automation, sales, project management, customer...

  • Channel Operations Manager

    il y a 3 semaines

    Kraainem, Belgique efficy Temps plein

    **Large Company with Great Ambitions and Close Relations**: Efficy is a leading European Customer Relationship Management (CRM) solution that provides businesses of all sizes with complete, flexible, customizable, and scalable software to enable their growth. Efficy’s platform includes products for marketing automation, sales, project management, customer...

  • Management Assistant

    Il y a 5 mois

    Kraainem, Belgique Axis Temps plein

    Our customer, a company specializing in inspection, measurement, assistance and consulting, as well as training and certification, is looking for a Management Assistant. Their expertise enables them to optimize the performance of companies in all sectors by managing the risks inherent in their activities, thus ensuring operational excellence and regulatory...

  • Data & Analytics Manager

    Il y a 5 mois

    Kraainem, Belgique efficy Temps plein

    **Large company with great ambitions and close relations** efficy is a leading European Customer Relationship Management (CRM) solution that provides businesses of all sizes with complete, flexible, customizable, and scalable software to enable their growth. efficy’s platform includes products for marketing automation, sales, project management, customer...

  • CRM Product Manager

    Il y a 4 mois

    Kraainem, Belgique efficy Temps plein

    **Large company with great ambitions and close relations**: efficy is a leading European Customer Relationship Management (CRM) solution that provides businesses of all sizes with complete, flexible, customizable, and scalable software to enable their growth. efficy’s platform includes products for marketing automation, sales, project management, customer...

  • Management Assistant

    Il y a 5 mois

    Kraainem, Belgique Axis Temps plein

    Onze klant, een bedrijf gespecialiseerd in inspectie, meting, bijstand en advies, alsook in opleiding en certificatie, is op zoek naar een Management Assistant. Hun expertise stelt hen in staat om de prestaties van bedrijven in alle sectoren te optimaliseren door het beheren van de risico's die inherent zijn aan hun activiteiten, om zo operationele...

  • Assistant Production Support

    Il y a 5 mois

    Kraainem, Belgique Axis Temps plein

    Are you looking for a new challenge in administration? Our customer has an exciting opportunity for you as a Production Administrative Assistant. As the team's right-hand man, you'll be responsible for planning, invoicing, customer care and much more. If you have a bachelor's degree or at least 5 years' experience, and excellent organizational skills, this...

  • Assistant(E) Support Production

    Il y a 5 mois

    Kraainem, Belgique Axis Temps plein

    Vous recherchez un nouveau défi dans le domaine de l'administration ? Notre client a une opportunité passionnante à vous offrir en tant qu'Assistant(e) administratif(ve) production. En tant que bras droit de l'équipe, vous serez responsable de la planification, de la facturation, du suivi client, et bien plus encore. Si vous possédez un bachelier ou...

  • Sales Administration Assistant

    Il y a 5 mois

    Kraainem, Belgique efficy Temps plein

    **Large company with great ambitions and close relations**: efficy is a leading European Customer Relationship Management (CRM) solution that provides businesses of all sizes with complete, flexible, customizable, and scalable software to enable their growth. efficy’s platform includes products for marketing automation, sales, project management, customer...

  • Junior Financial Controller

    Il y a 5 mois

    Kraainem, Belgique Efficy Temps plein

    **Large company with great ambitions and close relations** efficy is a leading European Customer Relationship Management (CRM) solution that provides businesses of all sizes with complete, flexible, customizable, and scalable software to enable their growth. efficy’s platform includes products for marketing automation, sales, project management, customer...

  • Talent Acquisition Intern

    il y a 1 mois

    Kraainem, Belgique efficy Temps plein

    **Large company with great ambitions and close relations** efficy is a leading European Customer Relationship Management (CRM) solution that provides businesses of all sizes with complete, flexible, customizable, and scalable software to enable their growth. efficy’s platform includes products for marketing automation, sales, project management, customer...

  • Facility Manager

    Il y a 3 mois

    Kraainem, Belgique Lokaal Bestuur Kraainem Temps plein

    Het lokaal bestuur van Kraainem werft aan (m/v) **Facility manager (gebouwen en veiligheid)** **Statutair - B4-B5** Bij lokaal bestuur Kraainem dragen we onze waarden mee in onze werking en output. We streven naar positieve resultaten in dienst van onze burger, en dit binnen een gezonde bedrijfscultuur. Heb jij zin om voor een organisatie te werken waar...

  • Sales Development Representative

    Il y a 5 mois

    Kraainem, Belgique Efficy Temps plein

    **Efficy** is a leading **European Customer Relationship Management (CRM)** solution that provides businesses of all sizes with complete, flexible, customisable and scalable software to enable their growth. Efficy’s platform includes products for marketing automation, sales, project management, customer service and customer nurturing. Currently, more than...

  • Ai Research Intern

    Il y a 2 mois

    Kraainem, Belgique efficy Temps plein

    **Large company with great ambitions and close relations** efficy is a leading European Customer Relationship Management (CRM) solution that provides businesses of all sizes with complete, flexible, customizable, and scalable software to enable their growth. efficy’s platform includes products for marketing automation, sales, project management, customer...