Medewerker Klantenadministratie

**We zoeken TALENT**

Flamée & Partners kent jaar na jaar een gezonde en stabiele groei, en heeft intussen 2 vestigingen: Harelbeke en Sint-Martens-Latem. Om onze verdere groei te ondersteunen, zijn wij op zoek naar **stafmedewerker kwaliteitszorg, compliance en maatschappelijk verantwoord ondernemen** om ons team te versterken.

**Klantenadministratie is de spil in ons kantoor**:
Samen met de 2 andere medewerkers onthaal en klantenadministratie vorm je een goed geolied team, en zorgen jullie ervoor dat alles op wieltjes loopt.

**Takenpakket**:
**Beheren van de CRM software**:Je bent eigenaar van ons CRM systeem, en zorgt ervoor dat je de software van binnen en van buiten kent; je volgt alle nieuwigheden op; je bent de go-to persoon op kantoor en geeft opleiding aan nieuwkomers over het gebruik van het CRM pakket. Natuurlijk houd je alles ook up-to-date en maak je nieuwe klanten aan o.b.v. checklist.

**Specifieke administratieve taken**:Je biedt administratieve ondersteuning aan onze dossierbeheerders. Daar vallen volgende taken onder:

- Aanpassen sjablonen (Word, Admin Consult)
- Inscannen/voorbereiden BTW aangifte
- Registreren fiscale aangiftes
- Wijzigingen KBO aanvragen/doorgeven

**Daarnaast ondersteun je in de tweede lijn je collega’s met volgende taken**:
**Telefonie**: je bent de verwelkomende stem van ons kantoor. Alle telefoontjes voor zowel kantoor Harelbeke als kantoor Latem komen bij jou toe. Je beantwoordt deze zelf vakkundig en/of dispatcht naar de juiste medewerker.

**Onthaal van klanten, leveranciers en bezoekers**: je staat in voor de ontvangst van alle klanten, leveranciers en bezoekers van kantoor Harelbeke.

Deeltaken:

- Planning vergaderzalen
- Klaarzetten vergaderzalen
- Inlezen eID
- Opmaak opdrachtbrieven
- Opmaak fiscale volmachten
- Aanmaak en ondertekenen van digitale volmachten

**Algemene administratie**:

- Inscannen en verdelen van inkomende post, verzorgen uitgaande post
- Versturen gelegenheidskaartjes naar alle klanten (verjaardagen, geboortes, rouwkaartjes,..)
- Beheren en dispatchen van de info mailbox
- Logistieke ondersteuning bij opleidingen

**Werkuren**: je werkt 40 uren per week. Werkuren liggen tussen 8u à 8u30 en 17u à 17u30, met een uur middagpauze.

**Profiel**:

- Je hebt een bachelordiploma op zak, of gelijkwaardig door ervaring
- Je hebt een eerste werkervaring, bij voorkeur in een gelijkaardige job
- Naast jouw diploma weet jij vooral van aanpakken
- Je heb affiniteit met boekhouding en cijfers en houdt ervan om nauwgezet en correct te werken
- Je bent sterk in het organiseren van je werk en het stellen van prioriteiten
- Je bent vlot, vriendelijk en communicatief
- Zelfs op momenten van stress weet jij je glimlach te behouden
- Professioneel en respectvol communiceren met (interne) klanten gaat je van nature af
- Je hebt zin voor verbetering en vindt het fijn om efficiëntie te zoeken en te werken aan continue verbetering
- Je bent een echte teamplayer en vindt het fijn om samen met je directe collega(s) in te staan voor de kwaliteit van de service die het kantoor wil bieden aan klanten, leveranciers en medewerkers

**Jobgerelateerde competenties**:

- Prestatie-indicatoren voor de dienst uitwerken
De resultaten analyseren
Aanpassingen doorvoeren
- Klantendossiers administratief opvolgen (controle van de betalingen, leveringen,)
- Kwaliteitsprocedures van de klantendienst uitwerken of verder uitwerken
Controleren of kwaliteitsprocedures toegepast worden
- De opmerkingen van de klanten verzamelen en doorsturen naar de dienst productie, marketing, onderzoek, ontwikkeling,
- Oplossingen voorstellen als antwoord op de klachten van de klanten of het dossier doorsturen naar de geschillendienst, de logistieke dienst,
- Klanten: Bedrijven

**Persoonsgebonden competenties**:

- Plannen en organiseren
- Creativiteit
- Communiceren
- Resultaatgerichtheid
- Samenwerken
- Flexibiliteit
- Klantgerichtheid

**Aanbod**:
Op vandaag telt ons kantoor een 40 medewerkers. Elk van hen beschikt over minstens een Banaba of Master-diploma. Je komt dus terecht in een **hoog opgeleid team**. De teamsfeer is top, en daar werken we actief aan **Geen muf kantoor** dus.

Bij Flamée & Partners kan je rekenen op een aantrekkelijke salarispakket, met o.a. maaltijdcheques, een hospitalisatieverzekering, collectieve bonussen en een pensioenplan.

Naast je gewone verlof heb je ook 1 dag recup per maand.

Deeltijds werken is mogelijk.