Personal Assistant

il y a 3 semaines

Leuven, Belgique VIB Temps plein

Posted Date
- 14 May 2024
- Locations
- Leuven
- Center
- VIB-KU Leuven Center for Cancer Biology
- Type
- Admin
- Positions
- 1
- English
- Dutch

VIB-KU Leuven Center for Cancer Biology (CCB) is one of the research centers of the Flemish Institute for Biotechnology (VIB) located at KU Leuven (Gasthuisberg Campus). Today, 14 research groups are active within the CCB, employing a total of around 250 employees.

We are looking for a driven Management Assistant to provide administrative support to a number of our research groups.

**Description**:
As a Personal Assistant, you will get the opportunity to work for various research groups within the center.

Initially, you will mainly work for a larger research group in combination with peripheral activities at some smaller labs. Afterward, there will also be the opportunity to provide support to various starting groups within the center.

You will take on the following responsibilities:

- Entering and following up on orders for the lab, as well as processing expense reports and visa transactions
- Organizing meetings & seminars
- Welcoming visitors and the organization of logistics and the program
- Organizing business trips: transport, accommodation, full logístical support
- Management of the laboratory's website and databases

**Profile**:
**Essential**
- Bachelor's degree or equivalent experience with a strong administrative focus and an eager-to-learn attitude
- Excellent English speaking and writing skills.
- Communication skills: you are good at providing structural feedback on your tasks to the professor and following the professor's instructions accurately
- You are appreciated for your accuracy and proactivity
- You are a problem solver, diplomatic and discreet
- You like to work independently and are a team player at the same time

**Desirable but not required**
- Knowledge of SAP is an important added value
- Experience with organizing business trips is a plus
- Knowledge of Dutch is a great added value
- You have an interest in the scientific and academic world, experience within an academic setting is a big plus

**We offer**:

- Part-time employment
- A fixed-term contract with option to extend
- A varied position in an extremely dynamic international scientific environment
- An inspiring setting that encourages growth and personal development

**Start date**: As soon as possible

**How to apply?**:
Het VIB-KU Leuven Center for Cancer Biology (CCB) is één van de onderzoekscentra van het Vlaams Instituut voor Biotechnologie (VIB) gevestigd aan de KU Leuven (Campus Gasthuisberg). Vandaag zijn er binnen het CCB 14 onderzoeksgroepen actief met in totaal een tewerkstelling van rond de 250 medewerkers.

Voor de administratieve ondersteuning van een aantal van onze onderzoeksgroepen zijn we op zoek naar een gedreven Management Assistant.

**Functie**:
Je bent inzetbaar voor de ondersteuning van verschillende onderzoeksgroepen binnen het centrum.

In eerste instantie zal je voornamelijk werken voor een groter labo in combinatie met randactiviteiten bij enkele kleinere onderzoeksgroepen. Nadien zal er ook de mogelijkheid zijn om ondersteuning te bieden aan verschillende startende groepen binnen het center.

Binnen deze rol neem je volgende verantwoordelijkheden op jou:

- Bestellingen voor het labo ingeven en opvolgen, alsook de verwerking van onkostennota’s en visa transacties
- Organiseren van meetings & seminars
- Ontvangst van bezoekers en de organisatie van de logistieke omkadering en het programma
- Organiseren van business trips: transport, verblijft, volledige logistieke ondersteuning
- Bieden van administratieve ondersteuning bij het opstellen van labo/ departementale documenten, beursaanvragen, rapportering van onderzoeksprojecten en CV updates van professoren
- Beheer van de website en databases van het labo

**Profiel**:
**Essentieel**
- Bachelorsdiploma of gelijkwaardige ervaring met een sterke administratieve focus en een leergierige houding
- Je spreekt en schrijft vlot Engels.
- Communicatieve skills: je bent goed in het structureel terugkoppelen van je taken naar de professor en volgt de instructies van de professor nauwkeurig op
- Je wordt gewaardeerd voor je nauwkeurigheid en proactiviteit
- Je bent problem solver, diplomatisch en discreet
- Je houdt ervan om zelfstandig te werken én bent tegelijkertijd een teamplayer

**Wenselijk maar niet vereist**
- Kennis van SAP is een grote plus
- Ervaring met het organiseren van business trips is een plus
- Kennis Nederlands is een grote meerwaarde
- Je hebt affiniteit met de wetenschappelijke/academische wereld

**Wij bieden**:

- Een halftijdse tewerkstelling
- Een contract bepaalde duur met optie tot verlenging
- Een gevarieerde functie in een uitermate dynamische internationale wetenschappelijke omgeving
- Een inspirerende setting die groei en persoonlijke ontwikkeling aanmoedigt

**Startdatum**: zo snel mogelijk

**Hoe solliciteren?**:
Gemotiveerde kandidaten worden gevraagd online te

  • Personal Assistant

    il y a 1 semaine

    Leuven, Flandre, Belgique Page Personnel Temps plein

    Als Personal Assistant zullen, zijn jouw hoofdtaken onder meer:Agendabeheer CEOReportingOpmaken van PowerPoints, relevante documentatie, to do lists, ...Beheer van mails & telefonieHelpen met interne projectenTravel management...Jij bent dé succesvolle kandidaat als:Je minimum 2 jaar ervaring hebt als Personal Assistant Je sterk in communicatie bent, en jou...

  • Personal Assistant

    il y a 1 semaine

    Leuven, Belgique Page Personnel Temps plein

    Added 25/04/2024 - Important role to the general manager - Diversified tasks & many responsibilities **About Our Client**: Onze klant is een** internationale onderneming** actief in **Health & Safety**. Kantoren bevinden zich **vlakbij Brussel** (Leuven), en is gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer. **Dynamisch team & positieve sfeer** !! Als...

  • Personal Assistant

    il y a 1 semaine

    Leuven, Flandre, Belgique Page Personnel Temps plein

    Added 25/04/2024- Important role to the general manager- Diversified tasks & many responsibilities**About Our Client**:Onze klant is een** internationale onderneming** actief in **Health & Safety**. Kantoren bevinden zich **vlakbij Brussel** (Leuven), en is gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer. **Dynamisch team & positieve sfeer** Als **Personal...

  • Personal Assistant

    il y a 2 semaines

    Leuven, Flandre, Belgique VIB Temps plein

    VIB-KU Leuven Center for Cancer Biology (CCB) is one of the research centers of the Flemish Institute for Biotechnology (VIB) located at KU Leuven (Gasthuisberg Campus). Today, 14 research groups are active within the CCB, employing a total of around 250 employees. We are looking for a driven Management Assistant to provide administrative support to a...

  • Personal Assistant

    il y a 1 semaine

    Leuven, Flandre, Belgique VIB Temps plein

    Posted Date- 14 May 2024- Locations- Leuven- Center- VIB-KU Leuven Center for Cancer Biology- Type- Admin- Positions- 1- English- DutchVIB-KU Leuven Center for Cancer Biology (CCB) is one of the research centers of the Flemish Institute for Biotechnology (VIB) located at KU Leuven (Gasthuisberg Campus). Today, 14 research groups are active within the CCB,...

  • Personal Assistant

    il y a 2 semaines

    Leuven, Belgique VIB Temps plein

    VIB-KU Leuven Center for Cancer Biology (CCB) is one of the research centers of the Flemish Institute for Biotechnology (VIB) located at KU Leuven (Gasthuisberg Campus). Today, 14 research groups are active within the CCB, employing a total of around 250 employees. We are looking for a driven Management Assistant to provide administrative support to a...

  • Personal Assistant

    il y a 6 jours

    Leuven, Belgique Page Personnel Temps plein

    Als Personal Assistant heb je een uitgebreid takenpakket, onder meer bestaande uit:AgendabeheerRapporterenHet plannen en beheren van reizenHet beheren van mails, telefonieOndersteuning bij interne en externe evenementenHet bijwonen van conferenties Notities makenPowerPoints opstellen...Je bent dé succesvolle kandidaat als:Je reeds ervaring kan aantonen als...

  • Personal Assistant

    il y a 4 semaines

    Leuven, Belgique Exxtra Temps plein

    Mathieu is a bright 8-year-old boy with cerebral palsy. His motor skills are severely impaired (he cannot stand, walk or speak) and he is physically dependent. At the same time, he has a high level of comprehension and cognitive skills. He communicates using a keyboard. He is a brilliant, happy and friendly child with cognitive potential while working...

  • Personal Assistant

    il y a 3 jours

    Leuven, Belgique Exxtra Temps plein

    Mathieu is a bright 8-year-old boy with cerebral palsy. His motor skills are severely impaired (he cannot stand, walk or speak) and he is physically dependent. At the same time, he has a high level of comprehension and cognitive skills. He communicates using a keyboard. He is a brilliant, happy and friendly child with cognitive potential while working...

  • Personal Assistant

    il y a 1 semaine

    Leuven, Flandre, Belgique Exxtra Temps plein

    Mathieu is a bright 8-year-old boy with cerebral palsy.His motor skills are severely impaired (he cannot stand, walk or speak) and he is physically dependent.At the same time, he has a high level of comprehension and cognitive skills.He communicates using a keyboard.He is a brilliant, happy and friendly child with cognitive potential while working hard to...

  • Management / Executive Assistant

    il y a 2 semaines

    Leuven, Belgique VIB Temps plein

    Posted Date - 21 May 2024 - Locations - Leuven - Center - VIB-KU Leuven Center for Microbiology - Type - Admin - Positions - 1 **Who we are**: The VIB - KU Leuven Center for Microbiology is part of KU Leuven and VIB (Flanders Institute for Biotechnology). We have a long-standing and successful history of translating scientific breakthroughs into impactful...

  • Office Assistant

    il y a 4 jours

    Leuven, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Robert Half is voor een klant momenteel op zoek naar een Office Assistant (m/v/x). Robert Half is voor een klant momenteel op zoek naar een Office Assistant (m/v/x). Het advocatenkantoor, gevestigd in Leuven, is een gespecialiseerd nichekantoor dat actief is in de gezondheidszorg. Zij bieden hoogwaardige juridische diensten aan een gevarieerde...

  • Office Assistant

    il y a 1 semaine

    Leuven, Flandre, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Robert Half is voor een klant momenteel op zoek naar een Office Assistant (m/v/x).Robert Half is voor een klant momenteel op zoek naar een Office Assistant (m/v/x).Het advocatenkantoor, gevestigd in Leuven, is een gespecialiseerd nichekantoor dat actief is in de gezondheidszorg. Zij bieden hoogwaardige juridische diensten aan een gevarieerde klantenkring....

  • Management / Executive Assistant

    il y a 1 mois

    Leuven, Belgique VIB Temps plein

    Who we are The VIB – KU Leuven Center for Microbiology is part of KU Leuven and VIB (Flanders Institute for Biotechnology). We have a long-standing and successful history of translating scientific breakthroughs into impactful societal innovations and new innovative biotech companies. Our team of over 100 enthused scientists from all over the world...

  • Management / Executive Assistant

    il y a 3 semaines

    Leuven, Belgique VIB Temps plein

    Who we are The VIB – KU Leuven Center for Microbiology is part of KU Leuven and VIB (Flanders Institute for Biotechnology). We have a long-standing and successful history of translating scientific breakthroughs into impactful societal innovations and new innovative biotech companies. Our team of over 100 enthused scientists from all over the world...

  • Management Assistant

    il y a 1 semaine

    Leuven, Flandre, Belgique Axis Group Temps plein

    Are you an organizational talent with excellent language skills? As a Management Assistant, our client will give you the opportunity to use your skills for a leading company. With a competitive salary, an extensive insurance package and 32 days of leave per year, you will be well taken care of. You will join a warm and personal work environment with dynamic...

  • Purchasing Assistant

    il y a 1 semaine

    Leuven, Flandre, Belgique Start People Office Leuven Temps plein

    DescriptionFor our client, a renowed medical manufacturer, we are looking for a Purchasing Assistant. Your responsibilities will be:Handle purchase requests from internal customers:Manage internal customer ordering requests and maintain precise transaction records.Establish new vendors in the ERP system according to established procedures.Facilitate...

  • Personal Assistant

    il y a 2 semaines

    Leuven, Flandre, Belgique MARKATO-LAW Temps plein

    FunctieomschrijvingWie bij Markato-Law werkt, kiest voor een job die afwisselend en uitdagend is. We geloven dat uit een fijne samenwerking een ambitieus resultaat volgt en zetten daar graag op in.Functieomschrijving:Je zal ondersteuning bieden aan een team van 3 à 4 advocaten en je takenpakket bestaat o.m. uit:- Vele taken verbonden aan het office...

  • Tool Install Assistant

    il y a 2 semaines

    Leuven, Belgique imec Temps plein

    /Tool Install Assistant Tool Install Assistant Engineering - Leuven | Just now As a Tool Install Assistant of our Fab Engineering department (FABENG), you will be responsible for the support of a smooth Tool Install. You will be there from tier-2 up until when the tool arrives, the move-inn is taking place and when the facilities are ready to connect....

  • Management Assistant

    il y a 1 mois

    Leuven, Belgique IMEC Inc. Temps plein

    Management Assistant- Admin and Office - Leuven | Just now- What you will doImec’s Future Systems Exploration (FuSE) Department is currently looking for a Management Assistant to assist the department director, the CSA leadership team, the team managers, and the rest of the large team. The department will rely on the Management Assistant for administrative...