Secrétaire D'institut

L’UCLouvain recrute un-e Secrétaire d'institut (H/F/X)

**Référence du poste**: SF 36058

Publication interne et externe jusqu'au 01/02/2024

Pour l'Institut de sciences politiques Louvain-Europe (ISPOLE), du Secteur des sciences humaines (SSH)

**Site principal**: Louvain-la-Neuve

Contrat au cadre, à temps partiel (75%) pour une durée indéterminée

**Entrée en fonction**: dès que possible

Contexte / Mission

Assurer un support administratif, logistique et comptable aux activités et processus liés à l'organisation administrative d'un institut de recherche.
Fonction

Sous la responsabilité de la présidence de l'institut et par délégation de la coordinatrice administrative d'institut (CAI), le ou la titulaire de la fonction aura pour fonctions principales:
Support administratif à la direction de l'institut (présidence et CAI):

- Mise à jour de données et amélioration des bases de données
- Secrétariat de première ligne
- Soutien pour les bureaux et conseils d'institut
- Explication du vadémécum avec l'équipe, organisation et animation des activités de team-building,

etc.

Accueil des visiteurs ou visiteuses et des chercheurs ou chercheuses:

- Démarches comptables internes (ADFI, ASSU, etc.)
- Organisation de réunions, aide à la gestion des clés et ordinateurs
- Remise et reprise des clés de bureaux et du matériel informatique en première ligne

Tâches de secrétariat de proximité
- Gestion du courrier et des casiers, des imprimantes/photocopieuses, des clés, procure, etc.
- Traitement de première ligne des menus problèmes (pannes,...) en coordination avec les services compétents dans et en-dehors de l'UCLouvain, gestion de la cafétéria, etc.
- Interface entre les chercheurs, chercheuses et les services internes à l'UCLouvain pour fluidifier les rapports : service informatique, entretien, réparation

Aide logistique dans le cadre de l'organisation d'événements (séminaire interne, workshop, événement ouvert hors de l'entité, événement international, journée de rentrée, research days):

- Établissement d'un rétro-planning des activités à mettre en œuvre
- Gestion des aspects logistiques (impression, publipostage, étiquettes, catering, prestataires de service, présence dans les locaux, installation du matériel et du fléchage, etc.)
- Accueil des participant-es sur place, vérification des inscriptions, aménagement de la salle (eau, distribution des fardes), affichage, aménagement pour le catering, aide aux connexions sur place : PowerPoint, comodalité, etc.)
- Aide à l'organisation logistique des défenses de thèse : organisation des voyages des membres du jury, organisation du catering, accueil des membres du jury, aide pour la projection PowerPoint et la comodalité, etc.

**Tâches de collaboration avec la cellule comptable**:

- Suivi de la comptabilité des événements: élaboration de budgets, recherche de sponsoring; rédaction et envoi des demandes de subsides, répartition des frais entre les différents subsides, suivi du solde disponible
- Justifications comptables des événements; -constitution des dossiers de mise en concurrence£
- Gestion des commandes et réception de celles-ci (outil SRM)
- Catering pour tous les événements : mise en concurrence, bon de commande, réception de la commande
- Maintenance du stock de fourniture de bureau (procure) bon de commande, réception de la commande
- Maintenance du stock pour la cafétéria : bon de commande, réception de la commande
- Support administratif comptable aux académiques et aux (post-)doctorant-es dans leurs déplacements à l'étranger : recherche et réservation de logement, relais auprès de la CLC ou des agences (réservation de billets de voyage)
- Préparation des notes de frais, réception des factures/notes de frais, première vérification et envoi à

la CLC

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.
Qualifications et aptitudes requises

Diplôme de niveau bachelier (ou graduat) en secrétariat ou autre avec une solide expérience dans des matières administratives et comptables

Capacités rédactionnelles

Sens de l'accueil et capacité à travailler seul-e et en équipe

Maîtrise de l'outil bureautique (suite Microsoft Ward, Excel,...)

Facilité à acquérir les outils informatiques développés par l'UCLouvain

Capacité à gérer, avec précision, plusieurs tâches en même temps, capacité de gestion des priorités

Sens des responsabilités, polyvalence, autonomie

Facilités de communication / sens de la diplomatie

Rigueur, fiabilité et discrétion

Esprit de synthèse et capacité d'analyse

Des notions d'anglais, de néerlandais seraient un atout

L’UCLouvain met en œuvre une politique RH qui promeut l’égalité des genres, est attentive et respectueuse de la diversité et à l’égalité des chances.