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Assistant Administratif

Il y a 2 mois

Brussels, Belgique BRUXELLES ENVIRONNEMENT Temps plein

**Description de l’entreprise
**La société**

Bruxelles Environnement est l'administration bilingue de l'environnement et de l'énergie de la Région de Bruxelles-Capitale. Nous sommes chargés d'un large éventail d'activités dans le domaine de l'environnement, avec comme mission d'oeuvrer pour une meilleure qualité de vie pour tou-te-s les Bruxellois-es. Pour faire face aux défis climatiques, nous voulons jouer un rôle de facilitateur dans la transition de la Région bruxelloise vers une société décarbonée à l'horizon 2050. Notre but est de réduire les émissions directes et indirectes de gaz à effet de serre, ainsi que de limiter les impacts du changement climatique et tous types de nuisances environnementales. Grâce à l'implication de nos collaborateur-rice-s, aux valeurs que nous partageons (Respect - Innovation - Responsabilité) et à notre approche transversale en faveur de l'environnement, nous sommes en mesure, en tant qu'organisation, de nous adapter aux défis actuels et à venir, et d'atteindre notre vision à long terme. Vous travaillerez à la division Direction générale, Département International et juridique.

**Description de la fonction**

**Fonction**:
Vous êtes à la recherche d'un défi unique et passionnant et vous voulez contribuer à façonner la présidence belge de l'Union Européenne (UE) en 2024 ?

Alors cette offre d'emploi est faite pour vous Au premier semestre de 2024, la Belgique assurera la présidence tournante du Conseil de l'UE et c'est la Région de Bruxelles-Capitale qui assumera la représentation de la Belgique au Conseil « Environnement ». Bruxelles Environnement va donc jouer un rôle majeur dans l'organisation de cette présidence. Vous rejoindrez la Team Presidency2024 qui est attachée au Département international et juridique et assure, au sein de Bruxelles Environnement, la coordination générale de la Présidence UE 2024. Vous assurerez également un appui à la Division Communication dans le cadre l'organisation des événements liés à la présidence (ex. Conseil informel) et dans la gestion de la communication qui y sera consacrée.
Vos missions

Support administratif:
¿ Vous gérez les demandes entrantes (mails, téléphone, courriers) et les relayez en interne ;
¿ Vous gérez les agendas, organisez les réunions et rédigez les PV ;
¿ Vous rédigez, mettez en forme et envoyez les courriers et courriels ;
¿ Vous répondez aux questions de tiers et de partenaires internes ou externes ;
¿ Vous informez des procédures organisationnelles en vigueur ;
¿ Vous participez à l'amélioration des procédures et des outils de gestion interne ;
¿ Vous enregistrez et archivez les documents ;
¿ Vous assurez le suivi administratif des projets ;
¿ Vous contribuez à l'élaboration des bases de données ;
¿ Vous rédigez des notes de synthèse ;
¿ Vous assurez le reporting à la hiérarchie ;
¿ Vous assurez les traductions en anglais, français ou néerlandais ou leur suivi auprès du service traduction.

Support logistique dans le cadre de l'organisation du Conseil Informel et autres évènements:
¿ Vous réservez les hôtels et les moyens de transport ;
¿ Vous réservez, aménagez et rangez les salles de réunion ou d'events ;
¿ Vous organisez des visites de terrain et des excursions ;
¿ Vous créez et gérez des listes de contacts, d'invité-e-s ou de participant-e-s ;
¿ Vous envoyez des informations aux participant-e-s d'events (save-the-date, invitation, technical note / practical informations) et tenez un état des lieux des inscriptions ;
¿ Vous suivez les accréditations, les inscriptions et la mise à disposition de badges ;
¿ Vous assurez le suivi de la gestion et de l'accueil des délégations - liaisons officers (+ transports) ;
¿ Vous assurez le suivi de demandes d'impression (affiches, listing, badges, etc.)

¿ Vous établissez des bons de commande et réceptionnez les livraisons (catering,...). Support budgétaire, de marché public et de subvention:
¿ Vous donnez un appui dans la rédaction des cahiers des charges, l'analyse des offres et l'attribution des marchés ;
¿ Vous prenez contact avec les prestataires ;
¿ Vous réceptionnez, négociez et validez des devis ;
¿ Vous assurez le suivi de contrats et de factures ;
¿ Vous donnez un appui dans la gestion des subventions.

**Description du profil**

**Profil**:
Diplôme*

Bachelier en Sciences politiques, Secrétariat de Direction, Office management, Communication,...

Expérience

¿ Vous témoignez d'une expérience réussie de minimum 1 an dans une fonction similaire (assistant-e administratif-ve, management assistant...)

¿ Une expérience en gestion de projet est un atout.

Connaissances

¿ Vous avez un bonne connaissance des outils informatiques : MS Office (Word, Excel, Powerpoint), Teams, Outlook, OneNote,...

¿ Vous disposez d'une bonne capacité rédactionnelle.

¿ Vous comprenez des textes et des conversations en néerlandais et parlez

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