Administrative Assistant

Il y a 2 mois

Brainel'Alleud, Belgique Vector Synergy Temps plein

**Location**:
Braine L'Alleud, Belgium

**Security Clearance**:
NATO Secret

**Reference No**:
C002549 / Braine L'Alleud

**Skills, knowledge, experience required**:

- Experience in:

- Working in an environment with a high volume work load, strong traction to fight incidents and solving problems;
- Working in an international environment, preferably incorporating both military and civilian elements;
- Good knowledge and experience with MS SharePoint (pages, libraries and lists development and maintenance; administer access rights, etc.);
- Good knowledge of TTE/TT+ tasker tracker system; able to analyse incoming Tasker Tracker action item and distributes it for relevant SME consultation, ensuring the execution of assigned taskers assigned in order to meet the scope, schedule and objectives;
- Knowledge of NATO responsibilities and organisation including NATO Security Policy and supporting directives;
- High sense of organization and planning : recognition of priorities, controlling and evaluating abilities;
- Excellent interpersonal skills and the ability to be responsive and sensitive to both external and internal customers and staff;
- Service-minded attitude;
- Ability to take initiative and a flexible approach allowing the incumbent to respond reliably and competently to changing requirements in a demanding environment;
- Extreme accuracy and attention to detail;
- Good communication skills with demonstrated ability to present information in a clear and logical manner both in writing and by other means;
- Proven ability to act when needed, in accordance within Senior Management directives, and take initiative to deliver even when under pressure with limited instructions and mínimal supervision.

**Duties/role**:

- Supporting the Business Unit in all administrative matters and in the management of taskers;
- Developing and maintaining the NISC-specific policies and templates for CES staff use in their daily activities;
- Ensuring in-processing and out-processing of staff in coordination with HSMO;
- Organising the weekly meetings of NISC and the NSIC key staff (invitations, reservations of meeting room, preparing draft slide deck on the NISC Portal for population by other attendees) and ensuring proper recording of decisions on the NISC Portal;
- Developing:

- Weekly Services Support Roster coordinating the inputs from SDMs about the staff on duty for the period, for signature by EXO, and distributes it;
- Weekly ESOC Services Roster coordinating the inputs from SAOs about the staff acting as NISC L2 representatives within ESOC, for signature by EXO, and distributes it;
- Finalizing the formal correspondence developed by NISC staff (formatting, numbering) for signature, then ensuring proper delivery to the intended addressees and uploading to the NISC Portal for further reference;
- Maintaining a floorplan of offices layout and assignment to staff, across all buildings where NISC staff is located;
- Drafting documents and reports;
- Organising key events;
- Coordinating a front office;
- Deputizing the NISC IKM officer, managing the permissions to the various areas in the NISC Portal, guiding NISC staff, on how to use the information effectively, conducting the Information Management (IM) and Knowledge Management (KM) related work in compliance with the Agency IKM Strategy and IM directives;
- Acting in close collaboration with the Executive Officer as the NISC single POC for incoming taskers in TT+, ensuring their prompt assignment to relevant contributors in the SL for coordination, ensuring they are timely addressed by the NISC contributors, and harmonizing the various NSIC SL contributions into a NISC consolidated answer to be uploaded in Tasker Tracker tool.

VECTOR SYNERGY sp. z o.o., ul. Marcelińska 90, 60-324 Poznań, NIP PL7811857270, REGON 301575740, KRS: 0000369575

Rejestr Przedsiębiorców KRS prowadzony przez Sąd Rejonowy Poznań - Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy KRS,

  • Assistant Administratif

    il y a 1 semaine

    Braine-l'Alleud, Wallonie, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Pour l'un de ses clients, **Robert Half** est à la recherche urgente d'un **Assistant Administratif (h-f-x)** pour un remplacement de congé de maternité jusque juin 2023 avec possibilité de prolongation.Pour l'un de ses clients, **Robert Half** est à la recherche urgente d'un **Assistant Administratif (h-f-x)** pour un remplacement de congé de...

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines

    Braine-l'Alleud, Belgique Unique Temps plein

    **Description**: En tant qu'**Assistant Administratif**, voici les tâches qui te seront confiées: - tu t'occupes de la gestion administrative générale du service; - tu vérifies l'exactitude des livraisons à la réception des commandes et encodes les données correspondantes dans le système (bons de commandes, documents de livraison...); - tu prends...

  • Assistant Administratif

    il y a 1 semaine

    Braine-l'Alleud, Wallonie, Belgique Unique Temps plein

    **Description**:En tant qu'**Assistant Administratif**, voici les tâches qui te seront confiées:- tu t'occupes de la gestion administrative générale du service;- tu vérifies l'exactitude des livraisons à la réception des commandes et encodes les données correspondantes dans le système (bons de commandes, documents de livraison...);- tu prends...

  • Assistant Administratif Pharmaceutique

    il y a 3 semaines

    Braine-l'Alleud, Belgique Start People Temps plein

    Notre Partenaire est actif dans le secteur de la Chimie Description de la fonction Start People recherche pour l'un de ses Partenaires un Assistant Administratif Pharmaceutique (h/f/x).En tant qu'Assistant Administratif Pharmaceutique (h/f/x), vos tâches seront de :Créer, éditer et gérer divers documents essentiels aux opérations, utilisant votre...

  • Assistant Administratif Pharmaceutique

    il y a 1 mois

    Braine-l'Alleud, Belgique Start People Temps plein

    Notre Partenaire est actif dans le secteur de la Chimie Description de la fonction Start People recherche pour l'un de ses Partenaires un Assistant Administratif Pharmaceutique (h/f/x).En tant qu'Assistant Administratif Pharmaceutique (h/f/x), vos tâches seront de :Créer, éditer et gérer divers documents essentiels aux opérations, utilisant votre...

  • Assistant Administratif Pharmaceutique

    il y a 1 semaine

    Braine-l'Alleud, Wallonie, Belgique Start People Charleroi Temps plein

    DescriptionStart People recherche pour l'un de ses Partenaires un Assistant Administratif Pharmaceutique (h/f/x).En tant qu'Assistant Administratif Pharmaceutique (h/f/x), vos tâches seront de :Créer, éditer et gérer divers documents essentiels aux opérations, utilisant votre expertise en Excel et Word pour garantir leur précision et leur...

  • Assistant Administratif Pharmaceutique

    il y a 1 mois

    Braine-l'Alleud, Belgique Start People Charleroi Temps plein

     DescriptionStart People recherche pour l'un de ses Partenaires un Assistant Administratif Pharmaceutique (h/f/x).En tant qu'Assistant Administratif Pharmaceutique (h/f/x), vos tâches seront de :Créer, éditer et gérer divers documents essentiels aux opérations, utilisant votre expertise en Excel et Word pour garantir leur précision et leur...

  • Assistant Marketing Et Administratif

    Il y a 2 mois

    Braine-l'Alleud, Belgique Talentus Temps plein

    Les experts RH de Talentus vous mettent en contact avec votre futur employeur. Ces spécialistes passionnés travaillent principalement pour des PME belges. Leurs missions sont de leur sélectionner les meilleurs talents et de vous trouver un job sur-mesure. **Positionner**: En tant qu’assistant marketing, vos fonctions seront: - La planification des...

  • Assistant Administratif/assistante Administrative Qc

    il y a 2 semaines

    Braine-l'Alleud, Belgique PolyPeptide Belgium Temps plein

    Afin de soutenir son département QC, PolyPeptide est à la recherche d' **un(e) assistant(e) administratif(ve)** **Raison d'être de la fonction**: Les laboratoires analytiques (QC, IPC et DA) génèrent un grand nombre de documents GMP (méthodes analytiques, protocoles et rapports de qualification, validation et de stabilité, procédures générales,...

  • Assistant Administratif/assistante Administrative Qc

    il y a 1 semaine

    Braine-l'Alleud, Wallonie, Belgique PolyPeptide Belgium Temps plein

    Afin de soutenir son département QC, PolyPeptide est à la recherche d'**un(e) assistant(e) administratif(ve)****Raison d'être de la fonction**:Les laboratoires analytiques (QC, IPC et DA) génèrent un grand nombre de documents GMP (méthodes analytiques, protocoles et rapports de qualification, validation et de stabilité, procédures générales,...

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines

    Braine-l'Alleud, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Pour l'un de ses clients, **Robert Half** est à la recherche urgente d'un **Assistant Administratif (h-f-x)** pour un remplacement de congé de maternité jusque juin 2023 avec possibilité de prolongation. Pour l'un de ses clients, **Robert Half** est à la recherche urgente d'un **Assistant Administratif (h-f-x)** pour un remplacement de congé de...

  • Administrative Assistant

    il y a 1 semaine

    Braine-l'Alleud, Wallonie, Belgique Enterpryze Consulting Ltd. Temps plein

    **Administrative Assistant- Working Location:Braine L'Alleud, Belgium**- Security Clearance: NATO Secret**- Language:High proficiency level in English language**EXPERIENCE AND EDUCATION: **Essential Qualifications/Experience: - Vocational training at a higher administrative level in a relevant discipline or equivalent combination of qualifications and...

  • Administrative Assistant

    il y a 1 semaine

    Braine-l'Alleud, Wallonie, Belgique Enterpryze Consulting Ltd. Temps plein

    **Administrative Assistant (Office of the Chief)- Working Location:Braine L'Alleud, Belgium**- Security Clearance: NATO Secret**- Language:High proficiency level in English language**EXPERIENCE AND EDUCATION: **Essential Qualifications/Experience: - Vocational training at a higher administrative level in a relevant discipline or equivalent combination of...

  • Assistant RH

    il y a 2 semaines

    Braine-l'Alleud, Belgique Start People Temps plein

    Passionné par les Ressources Humaines et prêt pour un nouveau défi? Chez Polypeptide, une opportunité challengeante t'attend en tant qu'Assistant RH. A quoi ressemblera ton quotidien au sein de Polypeptide? En tant qu'Assistant RH, tu auras l'opportunité d’exercer des tâches passionnantes tant en recrutement qu'en suivi administratif: - Tâches...

  • Assistante Administrative

    il y a 1 semaine

    Braine-l'Alleud, Belgique Unique Temps plein

    **Description**: Notre client est à la recherche d'un renfort dans sa Team administrative est c'est bon signe ! Vous travaillez en open space au sein d'une équipe de 4 personnes et voici vos missions: - Gestion des appels téléphoniques, de la boîte mail et du courrier - Gestion complète de la facturation des commandes des clients (B2B et B2C) - Aide...

  • Assistante Administrative

    il y a 1 semaine

    Braine-l'Alleud, Wallonie, Belgique Unique Temps plein

    **Description**:Notre client est à la recherche d'un renfort dans sa Team administrative est c'est bon signe Vous travaillez en open space au sein d'une équipe de 4 personnes et voici vos missions:- Gestion des appels téléphoniques, de la boîte mail et du courrier- Gestion complète de la facturation des commandes des clients (B2B et B2C)- Aide à la...

  • C003532 Administrative Assistant

    il y a 1 semaine

    Braine-l'Alleud, Belgique Park Lane Recruitment Temps plein

    Deadline Date: 03 May 2024 - Location: Braine-l'Alleud, Belgium - Required Start Date: 10-JUN-2024 **Deadline Date**:03 May 2024** **Requirement Title**:Administrative Assistant** **Location: Braine-l'Alleud, Belgium** **Full time on-site: Yes** **Not to Exceed: 52 Euro** **Total Scope of the request (hours): 418** **Required Start Date:...

  • Assistant Administratif

    il y a 1 semaine

    Braine-l'Alleud, Wallonie, Belgique GREEN LIGHT SECURITY Temps plein

    **Description de l'entreprise**Société familiale en continuelle évolution.Une équipe de 42 personnes au service de nos clients.Département : All Access : porte de garage, portail, barrière levante,...**Description de la fonction**Faire partie intégrante de notre cellule administrative afin de:- gerer la facturation sortante- suivre et relancer les...

  • Administrative Assistant

    il y a 1 semaine

    Braine-l'Alleud, Wallonie, Belgique Vector Synergy Temps plein

    Location:Braine L'Alleud, BelgiumSecurity Clearance:NATO SecretReference No:C002635 / Braine L'AlleudSkills, knowledge, experience required: Vocational training at a higher administrative level in a relevant discipline or equivalent combination of qualifications and experience; At least 5 years of experience in progressively responsible administrative jobs;...

  • Assistant Administratif

    il y a 1 semaine

    Braine-l'Alleud, Wallonie, Belgique Accent Temps plein

    Notre partenaire c'est 12 entreprises spécialisées dans le conseil, la conception, l'ingénierie et l'installation dans l'industrie, les infrastructures et le bâtiment. Chacun avec sa propre expertise et ses années d'expérience. Avec cinq sièges en Belgique et un aux Pays-Bas, Ils peuvent garantir une approche locale, proche de leurs clients, afin de...