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Administrative Assistant

il y a 4 semaines

Brussels, Belgique Nestle Operational Services Worldwide SA Temps plein

**Position Summary**

We are looking for a highly organized and pro-active administrative assistant to join our Nestlé Waters Sales Team. In this role, you will play a crucial part in supporting our 'Out of Home' sales team.

**_
Please note: This is a temporary contract for a duration of 1 year._**

**A day in the life of a Commercial Administrative Assistant**
- Providing comprehensive administrative support to the Out of Home team, including Sales Manager, Key Account Managers, and Field Team.
- Coordinating and preparing internal and external communications, such as translations, agenda management, meetings, free product distribution or sampling, and new tariff updates.
- Ensuring timely and accurate delivery of necessary information to our customers, following up to ensure a seamless process.
- Monitoring and managing incoming invoices and claims in SAP, while keeping division tracking tables up to date to support budget management.
- Taking responsibility for supplier budgets (WBS)
- Creating new customer profiles in the system and managing any modifications required.
- Collaborating with other departments, such as Marketing, Finance, and Customer Service, to gather up-to-date and accurate information.
- Develop POSM (Point of Sales Materials) based on field and customer needs, tracking quotas, coordinating with our partner Adare, managing the POSM marketing budget, and liaising with the manager as needed.

**What will make you successful**
- Bachelor’s degree in office management or equivalent, with a minimum of 3 years' experience in an administrative support role.
- Strong language skills in English and proficiency in either Dutch or French is mandatory.
- Proficient in MS Office, particularly Excel, with a good understanding of SAP functionalities.
- Detail-oriented with excellent prioritization and deadline management skills.
- Customer-oriented mindset, with a natural curiosity and willingness to ask questions to understand customer needs.
- Strong communication skills, comfortable interacting with customers and proactively making phone calls when necessary.

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