![Sheppard Mullin Richter & Hampton LLP](https://media.trabajo.org/img/noimg.jpg)
Administrative Assistant
il y a 3 semaines
**Secretarial and Office Support**
- Providing general support to the Office Administrator in Brussels. Ability to exercise sound judgment and discretion in handling and maintaining confidential information and data;
- Document management;
- Maintaining archives and storage of information in the electronic document management system (Netdocs);
- Entering invoices and expenses in the dedicated system (Chrome River) and ensure it gets approved and paid in a timely manner;
- Assisting with conference room booking set-up when required;
- Ordering couriers and taxis;
- Collecting and opening mail;
- Ordering and restocking stationery, kitchen, and office supplies;
- Maintaining the tidiness and presentation of the conference room, office spaces, and kitchen;
- Providing general secretarial support to the Brussels Competition and Governmental practices;
- Liaising with other support services in other offices (billing mainly);
- Outlook diary management;
- Personal assistant tasks as required;
- Processing incoming calls and take accurate phone messages when required;
- Welcoming all visitors and offering beverages;
- Maintaining the tidiness and presentation of the reception area;
- Providing temporary badges to visitors and maintaining the temporary badge log.
**Required Skills**:
- Experience working in a legal firm is definitely desired;
- Excellent communication skills with attorneys, clients and other business services staff in multiple time zones;
- Diploma in a secretarial course (BAC+3 level) is preferable;
- Word (Advanced level) - experience with automatic paragraph numbering, ability to turn around documents quickly and thoroughly
- Outlook (contacts/calendar);
- PowerPoint (basic knowledge);
- Netdocs (document management system);
- Excel (basic knowledge);
- Strong organisational skills;
- Ability to work alone as well as ability to work well with others;
- Ability to communicate clearly and effectively, both orally and in writing with attorneys, staff, vendors and external contacts and clients;
- Language skills: very good English, desirable fluency in French and/or Dutch - German is an asset but not a requirement;
- Ability to perform both routine and non-routine tasks calmly and in a professional manner, excellent attention to detail and efficiency;
- Ability to adapt to changing priorities and maintain a productive and committed work effort, meeting deadlines, and managing workload;
- Ability to work overtime (although rarely). Flexibility to meet the changing needs of the office;
- Ability to maintain positive contact with clients, attorneys and colleagues and observe confidentiality of client matters.
The above is intended to describe the general content of and requirements for the performance of this job. It is not to be construed as an exhaustive statement of essential functions, responsibilities, or requirements.
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Assistante Administrative
il y a 3 semaines
Bruxelles Ixelles, Belgique Brayton Global Temps pleinNous recherchons actuellement un(e) **Assistant(e)s Administratif(ve)s H/F/X** afin de renforcer notre équipe interne. **Vos responsabilités** - Accomplir des tâches variées, principalement de nature administrative - Aisance à passer des appels téléphoniques - Organiser et planifier des rendez-vous et des réunions - Contribuer à la gestion de...
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Administrative Assistante HR
il y a 1 semaine
Bruxelles Ixelles, Belgique Axis Temps pleinOur client, active in the automotive sector, is actively looking for an administrative assistant in the HR department. **Description** Your responsibilities: - Scan personnel files and file them. - Support with invoicing - Various administrative support (assisting with the exit of employees from the Proximus Tool, etc.) **Profile** - You are a native...
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Assistante Administrative
il y a 6 jours
Bruxelles Ixelles, Belgique Nederlandse Academie - Professional Education Temps plein**Toi, tu n’oublies jamais rien ?** **Tu fais des plannings comme d’autres font des œuvres d’art ?** **Tu es celle ou celui qui connaît tous les petits secrets pour que tout roule (et que tout le monde reste zen) ?** Si tu te reconnais, alors on a un job pour toi : un poste d’assistant (e) administratif. (ve) pas comme les autres, au cœur...
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Assistante Administrative Et Medicale
il y a 5 jours
Bruxelles Ixelles, Belgique Colson Elodie Srl Temps pleinAnnonce : Recherche Assistante Polyvalente pour Cabinet Médical Je recherche une assistante polyvalente pour mon cabinet médical où je travaille seule, dans un cadre agréable et convivial. Missions principales: - Accueil des patients et gestion des rendez-vous - Gestion administrative : mails, dossiers, facturation, comptabilité - Commandes et...
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Assistant(E) Administratif
il y a 3 semaines
Bruxelles Ixelles, Belgique Robert Half Belgium Temps plein**Robert Half** est à la recherche d'un(e) **assistant(e ) administratif (-ve) à temps-partiel FR/EN/IT **(H/F/X)** pour un de ses clients. **Robert Half** est à la recherche d'un(e) **assistant(e ) administratif (-ve) à temps-partiel FR/EN/IT **(H/F/X)** pour un de ses clients. La société est située sur **l'Avenue Louise à Bruxelles**. Notre...
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Receptionist/administrative Assistant
il y a 3 semaines
Bruxelles Ixelles, Belgique SIMONT BRAUN Temps pleinJoin Simont Braun, a renowned law firm specializing in business law, located on the elegant Avenue Louise in Brussels (1050). Our dynamic team consists of approximately 70 passionate professionals. If you are captivated by the legal field and dream of working in a friendly environment, then we have the perfect position for you! Our...
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Assistant Administratif
il y a 4 semaines
Bruxelles Ixelles, Belgique Amplo Temps plein**Jouw taken**: **Vos responsabilités**: En tant qu'assistant administratif, vous serez responsable d'un large éventail de tâches essentielles pour le bon fonctionnement d'une entreprise. Cela comprend la préparation de documents comptables tels que des factures, des devis et des relevés bancaires. Vous devrez coordonner les déplacements...
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Employé D’accueil
il y a 4 semaines
Bruxelles Ixelles, Belgique Daoust Temps plein**Description de l'annonce**: En tant que **Employé d’accueil & Assistant administratif** vous êtes responsable d'accueillir les visiteurs et les clients et de les diriger vers les services concernés. Vous serez le premier point de contact pour les personnes qui se rendent dans l'entreprise, qui appellent au téléphone ou envoient un mail à la boite...
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Assistant Administratif Au Sein Du Département
il y a 2 semaines
Bruxelles Ixelles, Belgique Select Temps pleinVous assistez l’équipe du département logistique dans les tâches administratives - Vous aidez à la facturation des clients - Vous contrôlez les stocks et effectuez les modifications nécessaires - Vous effectuez des envois de marchandise et faites le suivi des containeurs - Vous vous familiariserez avec tous ces process et deviendrez à terme la...
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Assistant/e Administratif/ve
il y a 1 semaine
Bruxelles Ixelles, Belgique Axis Temps pleinNotre client, actif dans le secteur automobile, est activement à la recherche d'un/e assistant/e administatif/ve au département RH. **Description** Vos responsabilités: - Scanner les dossiers du personnel et les classer - Support à la facturation - Support administratif varié (aider à la sortie des collaborateurs sortants du Tool Proximus,...
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Assistant Administratif
il y a 4 semaines
Bruxelles Watermael-Boitsfort, Belgique Robert Half Belgium Temps plein**Robert Half** recherche un(e)** assistant administratif** (h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée à la région de Bruxelles. Après la période intérim, vous recevrez un contrat fix. **Robert Half** recherche un(e)** assistant administratif** (h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée à la région de Bruxelles. Après la période intérim, vous...
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Assistant (E) Administratif (Ve) - Commercial(E)
il y a 3 jours
Bruxelles Ixelles, Belgique A.S. Mobility Temps pleinNous recherchons un(e) Assistant (e) Administrative-Commercial (e), Il s'agit d'une mission à temps plein et d’un engagement CDI. Forte d’une équipe de plus de 20 professionnels, nous fournissons des services en téléphonie mobile et fixe, des accès internet et des centraux téléphoniques dans le cloud aux clients B2B. **Description de...
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Administrative Employee
il y a 5 jours
Bruxelles Ixelles, Belgique Axis Temps pleinNotre client, leader dans le secteur automobile, recherche un assistant administratif. **Description** Vos tâches: - coder les entrées, les changements de zone et les sorties - traiter les cas d'avarie - création de listes d'entretien et de plans de service par le biais d'un logiciel - commande et suivi des pneus - création et gestion administrative...
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Assistant Administratif Marine Underwriting
il y a 2 semaines
Bruxelles Ixelles, Belgique Axis Temps pleinOur client is an international insurance company. **Description** You will support the underwriting team of the "Marine" department, this includes: - Filing and archiving documents; - Registration, follow-up and preparation of new study files; - Data extraction, verification and organization; - Encoding information in various IT tools. **Profile** - You...
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Assistant Administratif Marine Underwriting
il y a 2 semaines
Bruxelles Ixelles, Belgique Axis Temps pleinOur client is an international insurance company. **Description** You will be supporting the underwriting team of the Marine department, this includes: - Filing and archiving of documents; - Registration, tracking and preparation of new study files; - Extracting, verifying and organizing data; - Encoding of various information in various computer...
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Junior Administrative Assistant
il y a 1 semaine
Bruxelles Ixelles, Belgique Daoust Temps pleinFor an institution, we are actively looking for an Administrative Assistant. As an administrative assistant, you will have the following taksk: - Supporting the departments in their daily work i.e.: - Support to accounting department (invoices and credit card statements) - Support on human resources (relation with social secretariat, salaries, leave...
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Administrative Employee
il y a 5 jours
Bruxelles Ixelles, Belgique Axis Temps pleinOur client, leader in the automotive sector, is looking for an administrative assistant. **Description** Your duties: - coding entrances, zone changes & sorties - handling damage cases - creating maintenance lists & service plans via software - ordering and follow-up of tires - administrative creation and management of used cars **Profile** - You are an...
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Assistant(E) Administratif(Ve)
il y a 4 semaines
Bruxelles Ixelles, Belgique GDBase Temps pleinSalut à toi, étudiant(e) à la recherche d’un job ! Indépendant.TV est un organisme d'aide et de formation pour travailleurs indépendants débutants. Nous cherchons une perle rare pour compléter notre équipe de 6 collaborateurs jeunes et dynamiques. **LE POSTE : Assistant(e) Administratif(ve)** Tu seras principalement en charge des dossiers de...
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Management Assistant
il y a 1 jour
Bruxelles Ixelles, Belgique Axis Temps pleinVous avez le sens de l'organisation et êtes passionné par le travail administratif ? Alors postulez dès maintenant pour le poste de Management Assistant chez notre client ! En tant que Management Assistant, vous assisterez quotidiennement les avocats dans diverses tâches administratives et serez responsable de la gestion de l'agenda, de la préparation...
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Assistant Administratif
il y a 3 semaines
Bruxelles Auderghem, Belgique Select Temps pleinTâches: - Suivi administratif des dossiers (ouverture de dossiers dans le logiciel « métier », copies de documents, envoi de fax et de courrier,...) - Répondre aux appels téléphoniques - Accueil des clients et des fournisseurs - Logistique (commande du matériel de bureau,...) - Dactylographie ponctuelle - Soutien administratif aux...