Responsable Accueil/ Administration/logistique

il y a 4 semaines


Brussels, Belgique Mundo-Lab Temps plein

**RÉSUMÉ DE LA FONCTION**:
Secteur : Economie sociale et solidaire

Horaire : Temps partiel : du lundi au vendredi de 8h30 à 13h

Lieu de travail : Louvain-la-Neuve (Avenue de Cîteaux)

Date dentrée en fonction : Mi-novembre 2023

**À PROPOS DE MUNDO**:
Mundo Louvain-la-Neuve est un centre de bureaux et de réunion éco-conçu et éco-géré, dédié aux associations, ONG's et entreprises sociales. Situé à 10 minutes de la gare, Mundo Louvain-La-Neuve offre des espaces de travail professionnels privatifs, des salles de réunion, un espace de coworking et divers services qui facilitent la gestion quotidienne de ses organisations membres. Le centre est géré par Mundo-Lab SA.

Mundo-Lab créé et gère des centres de bureaux et de réunion durables et circulaires à destination des associations, ONG's et entreprises sociales. Les centres Mundo rassemblent plus de 200 organisations engagées qui partagent au quotidien des espaces de travail et de vie pour agir ensemble en faveur du changement sociétal et environnemental.

**LA FONCTION**:
Le/la responsable accueil/administration/logistique est la première personne de contact pour les locataires et les visiteurs du centre. Son poste se situe à la réception, d'où il/elle gère un certain nombre de tâches connexes.

Le/la responsable accueil/administration/logistique assure l'interface entre l'équipe de gestion du centre et les locataires et traite leurs demandes. Sous la supervision de la gestionnaire de centre, il/elle assume ses missions de façon autonome.

Ses missions seront les suivantes:

- Accueil des locataires et des visiteurs.
- Gestion du courrier in et out et réception des livraisons.
- Communication et administration:

- Communication avec les associations locataires
- Rédaction et envois de mailings
- Mise à jour de l'intranet
- Gestion des salles de réunion
- Gestion des réservations et du matériel multimédia
- Suivi administratif et suivi de la facturation
- Assistance aux utilisateurs
- Inspections quotidiennes
- Gestion des accès au bâtiment:

- Attribution de clés et badges aux locataires
- Gestion des heures d'ouverture, de l'alarme etc.
- Gestion des demandes des locataires
- Réponse aux demandes d'informations
- Dispatching des demandes des locataires, via un système de « ticketting »
- Logistique:

- Gestion du planning de l'équipe de nettoyage
- Commandes de produits de bureau et de nettoyage, suivi des stocks
- Gestion de bases de données (locataires, matériel)
- Community:

- Participation à l'organisation d'événements à destination des locataires, d'expositions, de moments festifs...

**PROFIL**:

- Formation et expérience professionnelle:

- Être détenteur d'un diplôme de l'Enseignement Supérieur. Une formation en secrétariat ou administration est un plus.
- Avoir au minimum 3 années d'expérience récente et réussie dans une fonction à responsabilités similaires
- Compétences et qualités personnelles:

- Langues de travail : Français. La connaissance de l'anglais est un plus.
- Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office : Word, Outlook, Excel, OneNote
- Expérience en accueil et contact clients en front-desk
- Être organisé-e et systématique
- Capacité à gérer son temps et les priorités
- Pouvoir travailler de manière autonome et savoir prendre des initiatives
- Un intérêt pour le développement durable et le secteur associatif est un plus

Détails du contrat
- Lieu de travail : Louvain-la-Neuve (Avenue des Cîteaux 114 1348 Louvain-la-Neuve)
- Contrat CDI temps partiel entre 22h30 et 27h30 par semaine (A définir)
- Salaire brut mensuel : En fonction de la grille salariale CP329, niveau 3 en tenant compte de l'expérience utile
- Chèques-repas ; Eco-chèques
- Assurance hospitalisation DKV

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