Office Manager, Belgium

il y a 3 semaines

Diegem, Belgique Biogen Temps plein

**Job Description**:
**About This Role**

The Office manager, Belgium role will consist of 3 different branches. Firstly, you will lead the Office & Facility management: being responsible for Health &Safety, reception, building management, IT, security, furniture. Secondly the role requires that you will be involved in HROperations, HR administration, contracts, new hires, Onboarding, organization, creating new improved procedures, absence management etc. and lastly you will act as Management assistant of the Managing Director Belux and LT.

**What You’ll Do**

**Assistant of the Managing Director Belux and LT**
- Give support on travel plans, expenses, LT and other internal and external meetings, make minutes and follow-up on action points, signatures (check documents to ensure they meet appropriate compliance requirements).
- Being the first point of contact of the Managing Director and making a selection in the different kind of contacts.
- Minutes of LT meetings.
- Back up administrative support of other departments/projects.
- Organization of affiliate initiatives (LT off-sites).
- Ensure high quality filing and documentation.

**Office Management**
- Organization of all (mainly outsourced) facility related activities.
- Look constant for new ways to improve efficiency and cost effectiveness of all facility processes and collaborations.
- Manage all contracts.
- Plan & manage the outsourced reception.
- Manage all projects for the office (move, new hires, ).
- Ensure Health & Safety at the Office, incl. organizing ergonomics support.
- IT SPOC and managing the outsourced local support in collaboration with IT.
- Ensure Heath & Safety at the Office.
- Continuously monitor and improve all facility processes and collaborations.

**HR Operations// HR admin**
- File & organize all information of the affiliate staff.
- Manage on
- and off-boarding affiliate employees.
- Be coordinator in Health &Safety and Absenteeism policies.
- Be the SPOC of the Belgian affiliate regarding HR-admin questions (lease cars, pension fund, holidays, vacancies, insurances, etc.).
- Manage monthly payroll.
- Manage social controls.
- Ensure close collaboration with HR Shared services on HR related topics.

**Who You Are**

Your have experience from a similar role and related industry where you were responsible for all office related matters whilst you in addition to this was Assistant of the Managing Director. You are a strong team player with an ability adapt and deliver with efficiency and discipline.

**Qualifications**:

- Familiarity with biotechnology and or pharmaceutical industry.
- Bachelor degree in Management or similar.
- Demonstrated experience problem-solving and maintaining a proactive and diplomatic demeanor in complex, ambiguous situations.
- Experience in Payroll & HR admin.
- Proven record in execution and accountability for executive assistance and project coordination.
- Spoken and written proficiency in English.
- High level of IT skills (MS Office programs as a minimum).
- Proficiency with computers and the ability to quickly learn new technologies and processes.
- Experience in managing and leading initiatives in addition to driving quality and governance efforts at a local level and cross-functional
- Excellent communication skills.

Additional Information
**Why Biogen?**

Our mission to find therapies for neurological and rare diseases is a unique focus within our industry and this shared purpose is what connects us as a team. We work together to overcome obstacles and to follow the science. We are resilient as we strive to make an impact on our patients’ lives and on changing the course of medicine. Together, we pioneer. Together, we thrive.

  • Office Manager

    il y a 3 semaines

    Diegem, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    **Robert Half** is momenteel op zoek naar een** Office Manager** (m/v/x) voor een bedrijf gelegen in **Diegem.** **Robert Half** is momenteel op zoek naar een** Office Manager** (m/v/x) voor een bedrijf gelegen in **Diegem.** Onze klant is actief in **productie van windmolens**.** De **verantwoordelijkheden** voor deze functie als **Office Manager**...

  • Sales Manager Belgium

    il y a 3 semaines

    Diegem, Belgique Generations Recruitment Temps plein

    **About the company**: Our client is the essence of pure entrepreneurship working together with their principal partners to build their brands, sometimes from scratch, on the market. Coming from a joint-venture between 2 majors in the liquor/spirit business, our client has settled its place as market leader in the on & off-trade distribution in...

  • Office Manager

    il y a 2 semaines

    Diegem, Belgique Alpega Group Temps plein

    We are looking for someone motivated, organized, responsible, and solution-oriented to bring some life, organization and more smiles to our shared office space here in** Zaventem, Belgium.** **What do we offer?** - The opportunity to be part of a leading player in the Logistic SaaS Industry. - An international and open-minded environment with colleagues...

  • Territory Manager

    il y a 3 semaines

    Diegem, Belgique Veeam Software Temps plein

    The Territory Manager will be responsible for developing/closing business indirectly with a number of customers in their assigned market territory through working with the partner sales community. The primary focus is aimed at finding/closing sales opportunities. This is achieved by collaborating with partners to identify, develop, accelerate, up-sell and...

  • Office Manager

    il y a 2 semaines

    Diegem, Belgique Accent Temps plein

    Dit bedrijf is een omnichannel communicatiebedrijf met een focus op retail. Ze zijn gevestigd in de regio van Zaventem en zijn makkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer. Met 'omnichannel' bedoelen ze ook letterlijk ELK kanaal: online campagnes, offline campagnes, radio, TV, folders, social media etc... Alles is mogelijk. Er heerst een dynamische cultuur...

  • Talent Manager Office Profiles

    il y a 6 heures

    Diegem, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    De ideale uitdaging voor ambitieuze professionals Als Great Place To Work bieden we niet alleen carrièremogelijkheden, maar hechten we ook veel waarde aan het welzijn van onze medewerkers. Als Talent Manager Office Profiles in Diegem heb je de kans om te werken bij een internationale gevestigde waarde in de rekruteringswereld. Maak deel uit van ons HR,...

  • HR Operations Supervisor

    il y a 2 semaines

    Diegem, Belgique UPS Netherlands Temps plein

    **HR Operations Supervisor (Belgium/Luxembourg)** Diegem, Brussels, Belgium Do you have at least 6 years of working experience in HR? And are you looking for the perfect international opportunity to accelerate your career? As HR Operations Supervisor at UPS, you will oversee all activities of the entire HR department in Belgium/Luxembourg and guide other...

  • Accounting/tax Manager Group

    il y a 4 semaines

    Diegem, Belgique SECO Belgium Temps plein

    Description SECO Belgium is looking for an Accounting and Tax Manager on Group level. **Your role as Accounting Manager Group**: As Accounting and Tax Manager Group (BE, NL & LU) you will partner with the Finance Manager Group to manage the general accounting & tax activities and ensure correct General Ledger to monthly closings. You will optimize and...

  • Office Coordinator

    il y a 3 semaines

    Diegem, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Robert Half is op zoek naar een deeltijds Office Coordinator (M/V/X) voor een gevarieerde job in Diegem. Het gaat om een interimopdracht met zicht op een vast contract. Robert Half is op zoek naar een deeltijds Office Coordinator (M/V/X) voor een gevarieerde job in Diegem. Het gaat om een interimopdracht met zicht op een vast contract. Het bedrijf biedt...

  • Sales Administration Officer

    il y a 2 semaines

    Diegem, Belgique Samsung Electronics Temps plein

    Position Summary As a Sales Administration Officer, you ensure the administration follow-up of the sales process in order to increase the sales. Are you the Sales Administration Officer, we are looking for? Kickstart your career today! Role and Responsibilities **Responsibilities**: Your main responsibility as a Sales Administration Officer is to ensure...

  • Office Manager

    il y a 2 semaines

    Diegem, Belgique LCL Temps plein

    Functieomschrijving v Verantwoordelijk voor het uitvoeren van administratieve taken betreffende de boekhouding zoals de voorbereiding van Purchase Orders en controle en verwerking van facturen v Logistiek beheer van consumables. v Beheer en onderhoud van kantoorapparatuur op alle sites. v Behandeling van de post en de koerierdiensten. v Organisatie van...

  • Office Manager

    il y a 2 semaines

    Diegem, Belgique LEWIS Communications Temps plein

    Functieomschrijving Ben je op zoek naar een nieuwe parttime job in een internationale, dynamische omgeving, ben je een hands-on regelaar en heb je ervaring op het gebied van HR, officemanagement en/of facilitaire dienstverlening? Lees dan verder. Wat ga je doen? Als Office Manager houd je je dagelijks bezig met alle taken die komen kijken bij het reilen...

  • Ic Network Control Senior Officer

    il y a 1 semaine

    Diegem, Belgique DHL Temps plein

    **Would you like to further your career in the world's most international company?**: A company that pioneered cross-border express delivery in 1969 and is now active in more than 220 countries and territories worldwide. Do you want to be part of a company that connects people worldwide? And the more people we connect, the better life will be on our...

  • Office Manager

    il y a 3 semaines

    Diegem, Belgique Synergie Temps plein

    Heb je er al eens over nagedacht om je eigen kantoor te runnen binnen de uitzendsector? Als office manager of kantoorverantwoordelijke voor Synergie Diegem, ben je verantwoordelijk voor de commerciële uitbouw van je kantoor, de goede interne werking en de coaching van je team recruiters. Jij zorgt - met een eigen flair en aanpak - voor een enthousiast team...

  • Office Manager

    il y a 2 semaines

    Diegem, Belgique LEWIS COMMUNICATIONS Temps plein

    Ben je op zoek naar een nieuwe parttime job in een internationale, dynamische omgeving, ben je een hands-on regelaar en heb je ervaring op het gebied van HR, officemanagement en/of facilitaire dienstverlening? Lees dan verder. **Wat ga je doen?** Als Office Manager houd je je dagelijks bezig met alle taken die komen kijken bij het reilen en zeilen van de...

  • Office Assistant

    il y a 2 semaines

    Diegem, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    Robert Half is looking for a Facilities Admin Support (M/V/X) for an interim assignment with option fix in Diegem. Robert Half is looking for a Facilities Admin Support (M/V/X) for an interim assignment with option fix in Diegem. The company is situated in Diegem and active in the Legal sector. Your tasks as Facilities Admin Support: - You support the...

  • Assistent Project Manager

    il y a 3 semaines

    Diegem, Belgique Kontron Transportation Belgium Temps plein

    Functieomschrijving Kontron Public Transportationheeft meer dan 40 jaar ervaring in het leveren van oplossingen voor het openbaar vervoer oa de Lijn is één van onze klanten. Met ons brede en unieke hard - en softwareportfolio bieden wij de klanten maximale hulp bij hun complexe werk. Momenteel zijn we op zoek naar eenAssistent ProjectManager (m/x/v)in...

  • Senior Security Officer

    il y a 6 heures

    Diegem, Belgique DHL Temps plein

    **YOU DRIVE FOR QUALITY AND GREAT SERVICE? THIS WILL IMPROVE THE LIFE OF OUR CUSTOMERS.**: Would you like to become part of the world's most international company? A company that pioneered cross-border express delivery in 1969 and is now active in more than 220 countries and territories worldwide. Do you want to be part of a company that connects people...

  • Sales Manager/business Developer

    il y a 3 semaines

    Diegem, Belgique Kontron Transportation Belgium Temps plein

    Functieomschrijving In deze rol ben je verantwoordelijk voor onze verkoopactiviteiten binnen de Benelux. Het betreft vooral solution selling/business development Je taken omvatten het volgende: - verantwoordelijk voor het gehele verkoopproces, van prospectie tot contractondertekening - opzetten en onderhouden van een netwerk - begeleiden bij het opstellen...

  • Talent Officer

    il y a 2 semaines

    Diegem, Belgique Minds&More Temps plein

    **Want to become part of an amazing talent team?** **What you’ll do** Yes, you can: - Be the first line of communication for applicants, by treating our inbox. - Support talent managers in agenda management, scheduling interviews and appointments, organizing internal events - Make sure our internal system is up to date. - Ensure high quality standards in...