Office Assistant

il y a 4 semaines

Willebroek, Belgique Atlas Copco Vacuum Belgium nv Temps plein

**Office Assistant**:

- Functional area: Human Resources- Country: Belgium- City: Willebroek- Company name: Atlas Copco Vacuum Belgium nv- Date of posting: Nov 23, 2023Our solutions are a key part of most industries - electronics, medical research, renewable energy, food production, infrastructure and many more. Working with us means working with the latest technologies and groundbreaking, sustainable innovations.

**Join us on our journey for a better tomorrow.**

**Your role...**

The Office Assistant will be reporting to the HR Manager and be part of the team undertaking a wide variety of administrative and operational HR, Facility & SHE support towards the Benelux entities.

Next to that, the post holder will assist the General Manager and the Management Team of the Customer Center and provide a variety of administrative support.

**Your day to day duties will include...**
- HR Support:_
- Provide administrative support to the HR Manager (e.g. onboarding materials for new hires, personnel files, completion of HR related documents for staff and government,...)
- Provide local support to the HR Manager in various projects & incentives (e.g. Wellbeing, Inclusion & Diversity, Training & Development, Employee gifts,...)
- Maintaining and updating the HR IS- & payroll system.
- Maintaining & updating the VTBA Benelux People & Culture sharepoint.
- Provide monthly payroll support for the 3 entities in Belgium & the Netherlands; input & reporting.
- Point of contact for Finance team on queries and follow-up on open topics, issues,....
- Arranging medical check-ups for new hires and recurring medical services with External Health & Safety provider.
- Develop (together with the HR Manager) standards to guide and support all employees to improve the work environment and our company’s culture.
- Facilities:_
- Support the leadership team in the establishment of a new local office.
- Support in contract negotiations and maintaining good relations with suppliers.
- Office support: handling in
- & outgoing mail, handling incoming phone calls, reception visitors, ordering lunches.
- Coordination facility maintenance (cleaning, HVAC, security,...), coordinating facility requests, managing the inventory, ordering office supplies and stationary. Check & manage the facility budget.
- Participate in continuous facility improvements.
- Point of contact for arrangements company cars.
- Responsible to manage the mobile phone entitlement and subscription transfers.
- SHE (Safety, Health & Environment):_

After an external Health & Safety training, you will be appointed to “_Internal prevention officer_” for Atlas Copco Vacuum in Belgium.
- Ensure that the requirements of the company’s Health & Safety policies, procedures and practices are achieved locally.
- Identify SHE training requirements for employees and work with managers to ensure trainings followed and implemented.
- Concluding Risk Analysis and create an overall Prevention Plan.
- Partner with the HR Manager in the development and execution of SHE and wellbeing activities.
- Carry out mandatory yearly & 5-yearly planning and recurring reporting (with support of our external prevention officer & the SHEQ Manager of the Customer Center).
- Investigate & report on occupational accidents/incidents and work actively on improvements.
- Administration to the Customer Center Management:_
- Provide administrative support to the Customer Center Management
- Making travel arrangements (flights, transportation, accomodation,...)
- Organizing meetings and events (e.g. inviting attendees, making reservations and arrangements,...)
- Assist with preparing documentation for meetings and presentations.
- Support in AdHoc requests (e.g. local PO’s, approval flows, archiving docs,...)

**To succeed, you would have...**
- Preferably experience in an Administrative supporting role (PA, Admin. Assistant, Office Administrator,...).
- Prior experience with Health & Safety and facility coordination is a plus.
- Good working knowledge of MS Office (Outlook, Word, Excel, Powerpoint,...).
- Motivated to learn and make contributions to improve work environment and operations.
- Self-motivated with the ability to work independently.
- Displaying a hands-on and can-do attitude.
- Strong attention to detail, but keeping an overall view on the workload.
- A flexible mindset, able to cope with constantly changing environments and priorities, able to multitask, work under pressure and handle variable workloads.
- Able to work in a collaborative way with others, be a real team player.
- A high level of trust and discretion, capable of dealing with highly confidential and sensitive information.
- A helpful, amicable and friendly individual.
- Strong verbal and written communication skills; proficient in the home country‘s languages (NL & FR) and a very good command of English (company language) is required.
- Strong communicator with the ability to deal with all levels of stakeholders within

  • Office Assistant

    il y a 2 semaines

    Willebroek, Flandre, Belgique Atlas Copco Vacuum Belgium nv Temps plein

    Office Assistant: Functional area: Human Resources Country: Belgium City: Willebroek Company name: Atlas Copco Vacuum Belgium nv Date of posting: Nov 23, 2023Our solutions are a key part of most industries electronics, medical research, renewable energy, food production, infrastructure and many more. Working with us means working with the latest...

  • Office Assistant

    il y a 2 semaines

    Willebroek, Flandre, Belgique Fresenius Medical Care Temps plein

    Voor onze Office Management afdeling in Willebroek, België, zijn we op zoek naar een nieuwe collega om ons team te versterken Fresenius Medical Care is 's werelds grootste leverancier van producten en diensten voor mensen met chronisch nierfalen. Elke dag zorgen we er samen voor dat ruim patiënten wereldwijd toegang hebben tot onze dialyseproducten en...

  • Office Manager

    il y a 2 semaines

    Willebroek, Flandre, Belgique Delta Healthcare Consulting Temps plein

    Vereiste studies- Prof. bach. Bedrijfsmanagement: Rechtspraktijk- Prof. bach. Office management: Medical management assistant- Prof. bach. Office management: Management assistant- Prof. bach. bedrijfsmanagement - internationaal ondernemen- Graduaat Bedrijfsbeleid- Prof. bach. Office management- Prof. bach. bedrijfsmanagement - KMO-managementWerkervaring-...

  • Office Manager

    Il y a 2 mois

    Willebroek, Belgique Delta Healthcare Consulting Temps plein

    Vereiste studies - Prof. bach. Bedrijfsmanagement: Rechtspraktijk - Prof. bach. Office management: Medical management assistant - Prof. bach. Office management: Management assistant - Prof. bach. bedrijfsmanagement - internationaal ondernemen - Graduaat Bedrijfsbeleid - Prof. bach. Office management - Prof. bach. bedrijfsmanagement -...

  • Office Manager

    il y a 2 jours

    Willebroek, Belgique Delta Healthcare Consulting Temps plein

    Vereiste studies - Prof. bach. Bedrijfsmanagement: Rechtspraktijk - Prof. bach. Office management: Medical management assistant - Prof. bach. Office management: Management assistant - Prof. bach. bedrijfsmanagement - internationaal ondernemen - Graduaat Bedrijfsbeleid - Prof. bach. Office management - Prof. bach. bedrijfsmanagement -...

  • Administrative Assistant

    il y a 2 semaines

    Willebroek, Flandre, Belgique Toyota Material Handling Belgium Temps plein

    Administrative Assistant Time to move Lift up your career Toyota Material Handling is marktleider in intern transport. Binnen ons departement Logistics Solutions bouwen wij verder aan de toekomst met onze geïntegreerde oplossingen van logistieke en intra-logistieke processen. Als LS Team Assistant ben je de administratieve spil van het team. Zo...

  • Administrative Assistant

    il y a 3 semaines

    Willebroek, Belgique Toyota Material Handling Belgium Temps plein

    Time to move! Lift up your career! Toyota Material Handling is marktleider in intern transport. Binnen ons departement Logistics Solutions bouwen wij verder aan de toekomst met onze geïntegreerde oplossingen van logistieke en intra-logistieke processen. Als LS Team Assistant ben je de administratieve spil van het team. Zo geef je support en assisteer je...

  • Executive Assistant Fr-nl-uk

    il y a 3 semaines

    Willebroek, Belgique Icare Executive Search Temps plein

    ICARE Executive Search is looking for a trilingual French, Dutch and English Executive Assistant for its client on a permanent contract based in Willebroek. Reporting to the Managing Director and working in a fast-growing SME, you will be working in real partnership with the company's Director and will have the following duties: - monitoring social and...

  • Administrative Assistant

    il y a 2 semaines

    Willebroek, Flandre, Belgique Toyota Material Handling Belgium Temps plein

    Time to move Lift up your careerToyota Material Handling is marktleider in intern transport. Binnen ons departement Logistics Solutions bouwen wij verder aan de toekomst met onze geïntegreerde oplossingen van logistieke en intra-logistieke processen.Als LS Team Assistant ben je de administratieve spil van het team. Zo geef je support en assisteer je...

  • Team Assistant

    il y a 2 semaines

    Willebroek, Flandre, Belgique Fresenius Medical Care Temps plein

    Fresenius Medical Care aims to continuously improve the quality of life of patients with kidney disease by offering innovative products and treatment concepts of the highest quality. In the role of Team Assistant, you take on various activities for the Belgian commercial organization in the areas of facility, fleet management, compliance and medical. In this...

  • Accounting Assistant

    il y a 6 jours

    Willebroek, Belgique AXI Temps plein

    **Accounting Assistant**: - Ervaring: Medior - Locatie: WillebroekAls Accounting Assistant maak je deel uit van een team van accounting en controlling collega’s die de financieel-boekhoudkundige administratie van de AXI Group voorzien. Je voert de analytische boekhouding van één of meerdere groepsvennootschappen en werkt hoofdzakelijk vanuit ons...

  • Executive Assistant

    il y a 3 semaines

    Willebroek, Belgique Icare Executive Search Temps plein

    ICARE Executive Search is voor haar klant op zoek naar een tweetalige Executive Assistant Frans en Nederlands voor een vast contract in Mechelen. JOBBESCHRIJVING Je rapporteert aan de gedelegeerde bestuurder en werkt in een snelgroeiende KMO. Je werkt samen met de directeur van het bedrijf en hebt de volgende taken: - opvolgen van sociale en juridische...

  • Executive Assistant

    il y a 2 semaines

    Willebroek, Belgique Icare Executive Search Temps plein

    ICARE Executive Search is voor haar klant op zoek naar een drietalige Executive Assistant Frans, Nederlands en Engels voor een vast contract in Willebroek. JOBBESCHRIJVING Je rapporteert aan de gedelegeerde bestuurder en werkt in een snelgroeiende KMO. Je werkt samen met de directeur van het bedrijf en hebt de volgende taken: - opvolgen van sociale en...

  • Personal Assistant

    il y a 2 semaines

    Willebroek, Belgique Icare Executive Search Temps plein

    ICARE Executive Search is voor haar klant op zoek naar een drietalige Personal Assistant Frans, Nederlands en Engels voor een vast contract in Willebroek. JOBBESCHRIJVING Je rapporteert aan de gedelegeerde bestuurder en werkt in een snelgroeiende KMO. Je werkt samen met de directeur van het bedrijf en hebt de volgende taken: - opvolgen van sociale en...

  • Accounting Assistant

    il y a 2 semaines

    Willebroek, Flandre, Belgique AXI Temps plein

    **Accounting Assistant**:- Ervaring: Medior- Locatie: WillebroekAls Accounting Assistant maak je deel uit van een team van accounting en controlling collega's die de financieel-boekhoudkundige administratie van de AXI Group voorzien.Je voert de analytische boekhouding van één of meerdere groepsvennootschappen en werkt hoofdzakelijk vanuit ons kantoor in...

  • Assistant de Direction Fr-nl-uk

    il y a 2 semaines

    Willebroek, Flandre, Belgique Icare Executive Search Temps plein

    ICARE Executive Search recherche pour le compte de son client un Assistant de Direction trilingue Français, Néerlandais et Anglais dans le cadre d'un CDI situé à Willebroek.Rattaché au Directeur général et au sein d'une PME en pleine croissance, vous fonctionnerez en véritable binôme avec le dirigeant de l'entreprise et aurez les fonctions...

  • Inside Sales Assistant

    il y a 2 semaines

    Willebroek, Flandre, Belgique Bright Plus Temps plein

    **Omschrijving**:Beschik jij over een commerciële drive en pak jij zaken graag vast in je job? Als **Inside Sales Assistant** in Willebroek kom je terecht in een mooie omgeving waar groei en ontwikkeling centraal staat. Solliciteer vandaagJouw takenpakket onder de loep:- Je staat in voor het onderhouden van contacten met nieuwe en bestaande klanten- Je...

  • Assistant de Direction Fr-nl-uk

    Il y a 2 mois

    Willebroek, Belgique Icare Executive Search Temps plein

    ICARE Executive Search recherche pour le compte de son client un Assistant de Direction trilingue Français, Néerlandais et Anglais dans le cadre d'un CDI situé à Willebroek. Rattaché au Directeur général et au sein d'une PME en pleine croissance, vous fonctionnerez en véritable binôme avec le dirigeant de l'entreprise et aurez les fonctions...

  • Assistant de Direction Fr-nl-uk

    il y a 1 jour

    Willebroek, Belgique Icare Executive Search Temps plein

    ICARE Executive Search recherche pour le compte de son client un Assistant de Direction trilingue Français, Néerlandais et Anglais dans le cadre d'un CDI situé à Willebroek. Rattaché au Directeur général et au sein d'une PME en pleine croissance, vous fonctionnerez en véritable binôme avec le dirigeant de l'entreprise et aurez les fonctions...

  • Executive Assistant

    il y a 2 semaines

    Willebroek, Flandre, Belgique Icare Executive Search Temps plein

    ICARE Executive Search is voor haar klant op zoek naar een tweetalige Executive Assistant Frans en Nederlands voor een vast contract in Mechelen.JOBBESCHRIJVINGJe rapporteert aan de gedelegeerde bestuurder en werkt in een snelgroeiende KMO. Je werkt samen met de directeur van het bedrijf en hebt de volgende taken:- opvolgen van sociale en juridische...