Secrétaire Administratif.ve

**LE TRAVAIL**:
Le Centre de Renouvellement de la Voie est géré depuis le Production Plant Schaerbeek. Il réalise, à l’aide d’engins spécifiques, l’entretien de l’infrastructure ferroviaire partout en Belgique. Les équipes du centre de renouvellement de la voie comprennent une nonantaine de personnes et assure des travaux de voies dans toute la Belgique. Pour optimiser son fonctionnement, le management est à la recherche d’un.e secrétaire adminitratif.ve. En tant que secrétaire administratif.ve:

- Vous êtes le point de contact pour toute question ou demande d’assistance administrative pour les cinq équipes d’agents de terrain. Vous relayez et suivez les demandes auprès des divers services internes d’Infrabel, HR-Rail et SNCB. Ces agents de terrain travail suivant des horaires flexibles et continuellement en déplacement.
- Pour ces mêmes agents, vous êtes le point de contact en matière de délivrance d’attestations autorisant l’exécution de fonction de sécurité:

- Veille des validités des attestations/des connaissances.
- Vérification des validités médicales et planification des visites nécessaires.
- Planification des formations professionnels obligatoires.
- Constitution du dossier de demande de renouvellement d’attestation.
- Délivrance de l’attestation.
- Maintien des dossiers individuels de compétences et des matrices de compétences.
- Vous vérifiez que les procédures d’entretien des machines sont respectées : collecte des checklists, transmissions aux services concernés, vérification du retour autorisant la remise en service et archivage de l’ensemble.
- Mensuellement, vous introduisez le pointage du personnel et les divers documents d’attributions des primes pour une vingtaine d’agent.
- Vous préparez la facturation liée à la production des équipes et tenez à jour les statistiques de production.
- Suivant demande, vous réalisez des demandes de prix et constituez les dossiers d’achat de faible valeur.
- Vous réalisez les commandes internes dans SAP et assurez le suivi jusqu’à remise au demandeur.
- Vous réalisez un suivi de toutes les commandes externes et vous assurez qu’elles ne se perdent pas lors de la livraison sur notre site.
- Vous introduisez les commandes de carburants.
- Vous êtes la personne de contact pour aider le personnel à choisir les vêtements de travails les plus adaptés dans notre catalogue interne et assurer le suivi jusqu’à livraison auprès du demandeur.
- Vous introduisez et suivez les demandes de lunettes de travail ainsi que les demandes de chaussures de sécurité orthopédique.
- Vous accueillez les nouveaux collaborateurs.
- Pour la réalisation de certains chantiers, vous réalisez des demandes de prix pour des prestations d’hôtels et les formalisez en demande d’achat.
- Vous réalisez les enquêtes qualité ISO et tenez les statistiques sur base des réponses à ces enquêtes.
- Vous tenez à jour les statistiques de production et donnez un feed-back sur les retards de production.
- Vous suivez les dates de validités des entretiens des locomotives, du contrôle technique des véhicules de service ainsi que de l’entretient et des visites techniques de nos wagons.
- Vous développez un réseau de contact dans les divers services internes (Infrabel, HR-Rail et SNCB).
- Vous assurez la tenue des dossiers administratifs des équipes (archivage des documents des conducteurs, tenue des dossiers individuel de compétences, etc.)

**VOTRE PROFIL**:

- Vous maîtrisez parfaitement l’une des deux langues nationales (FR/NL) et avez une connaissance opérationnelle de la seconde langue (NL/FR).
- Vous disposez d’un diplôme de type bachelier ou équivalent par expérience.
- Vous maitrisez les outils informatiques de la suite Office.
- Vous disposez d’un vocabulaire technique de base et êtes prêt à en apprendre davantage.
- Vous disposez d’un permis de conduire (minimum B).
- Vous êtes autonome et cherchez activement de l’information et des solutions.
- Vous êtes orienté résultat.
- Vous êtes capable de fixer vos priorités et de prendre des initiatives.
- Vous n’êtes pas déstabilisé.e lorsque vous êtes confrontés à une situation nouvelle ou inattendue.
- Vous êtes une personne de confiance qui sais adapter sa communication à son interlocuteur.
- Vous êtes rigoureux(se).
- Avoir une connaissance en de SAP est un atout.
- Une expérience dans la gestion administrative quotidienne d’une PME est un plus.

Nous considérons la diversité comme une vraie richesse. Pour travailler chez nous, seuls le talent et l’enthousiasme entrent en ligne de compte.

**NOTRE OFFRE**:

- Un job passionnant et varié.
- Dans une entreprise stable qui contribue à une mobilité durable en phase avec la société.
- De nombreuses possibilités de formation et de carrière : vous être entrepreneur.neuse de votre propre carrière.
- Une grande flexibilité, pour que vous puissiez tro