Administrative Assistant

il y a 3 semaines

Brussels, Belgique Organon Temps plein

**GENERAL DESCRIPTION - Role and Responsibilities**

Reporting into the Medical Lead Mid-Europe, the administrative assistant is responsible for the overall administrative management of the Medical Affairs department in his/her assigned scope and assist the Medical Affairs team in it’s daily activities (calender and travel management, scheduling and organization of meetings, preparation and proper filing of documents, support with suppliers and budget management, collection and dissemination of information necessary for the proper functioning of the team by means of the applicable communication channels,).

The administrative assistant supports the department with with professionalism and flexibility in his/her assigned scope and collaborates with other team members across the organization and within the region, which may include the coordination of specific projects within the division/region.

**MAIN ACTIVITIES**:
**Is responsible for the overall administrative management of the Medical Department**
- Assists the Medical Affairs Team in its daily activities.
- Plans all internal team meetings and ensures the logístical organization of internal team meetings and/or seminars (invitation, logistics, preparation of documents e.g., agenda)
- Travel arrangements (transport, accomodation & related activities) for the team’s external meetings and communicating all relevant details to participants.
- Manages new arrivals and new members: reception, administrative management of material orders (integration of digital tools and computer equipment), creation of tool accounts, training follow-up (training in tools/processes).
- Responsible for archiving in a format accessible to the department (is a procedure referent, organizes and guarantees archiving) according to the directives of the Medical Lead and his/her direct reports.
- May provide support as a back-up for assistants in other departments (in case of holidays, sick leave,)
- May be required to contribute to and/or lead projects specific to his/her division/department or across the company on processes for which he/she is responsible in compliance with the group's regulations and procedures, and to make proposals on procedures or working methods to be simplified/improved.
- Facilitates interactions within the Medical Department:

- Ensures good communication of information to all services/departments.
- Serves as a reference point for the team and as a contact point for other divisions.
- Collects and disseminates information necessary for the proper functioning of the team.
- Drafts internal communication materials (reports, minutes, memos, newsletters, slides, etc.)
- Develops and monitors the team's holiday schedule.
- Proposes and implements solutions and measures for the team to promote efficiency, well-being at work and conviviality within the Medical Department.
- Follows-up and supports where needed the team’s expense management

**Monitoring of department’s budget**

Within the internal budget management tool Athena:

- Enter all information related to the creation (and update) of suppliers and make changes if necessary
- Issues purchase orders (and PPR’s for honorarium payments) and receives quotes orders from suppliers
- Follow-up of service providers on contracts and invoices
- Ensures that invoices are paid and monitors their correct payment
- Processes and monitors any provisions
- Is in contact with the financial service platform hosted in Europe
- Rereads and monitors contracts and alerts in the event of non-compliance, in coordination with the purchasing department
- Monitors the budget of the Medical Affairs Department

**Meetings organization**
- Logistics support for medical-affairs owned events (scientific/non-promo events/meetings, AdBoards/EIF’s etc.) with external health

care experts
- Event organization in coordination with the AmEx meetings management group
- Creation and maintenance of these events in the internal system (Veeva CRM) from start till event closure
- Follow-up communications with participating health care experts (speakers and/or consultants)
- Follow-up with health care experts on contract signatures, invoice and payment
- Ensure archiving of contracts and invoices

**Activities related to Medical Review/Medical Information Services**:
Supervision of the submission periods for promotional materials:

- Defines with the Medical Review Specialists, the retroplanning for the revision/approval of promotional documents for each submission period.
- Communicates the retroplanning of the submission periods to all internal stakeholders and is responsible for its follow-up to ensure an optimal medical review activity.
- Is the point of contact for the medical review service provider: steering meetings, organization of the certification schedule, carrying out quality controls on subcontracted activities.
- Records the follow-up of visas in the document tracking tool.
- Manages the documentation published on the in

  • Assistante Administrative

    il y a 2 semaines

    Brussels, Belgique Museum of Illusions Temps plein

    Assistant(e) administrative **Rejoignez notre équipe en tant qu'Assistant(e) Administrative avec compétences en Service Client et Billetterie !** **À propos de nous**: Le Musée des Illusions de Bruxelles est une destination culturelle renommée qui offre des expériences inoubliables à nos visiteurs. Nous recherchons une Assistante Administrative...

  • Administrative Assistant

    Il y a 2 mois

    Brussels, Belgique Unique Brussels Temps plein

    Our client is a trade union association working in the transport sector.  Description de la fonction Are you looking for an interesting job as an Administrative Assistant? Do you speak French, English and Dutch? We have the right job for you! We are looking for an Administrative Assistant (m/f/x), for one of our clients, a trade union federation in the...

  • Assistant Administratif

    Il y a 2 mois

    Brussels, Belgique Synergie Temps plein

    **Description de fonction**: Afin de renforcer ses équipes, notre client est à la recherche d'un Assistant Administratif. En tant qu'assistant administratif, vos tâches principales seront les suivantes: - Assurer le suivi et l’encodage des factures entrantes et sortantes - Se coordonner avec le directeur financier concernant le suivi des factures -...

  • Assistant Administratif

    il y a 9 heures

    Brussels, Belgique Synergie Temps plein

    **Description de fonction**: Afin de renforcer ses équipes, notre client est à la recherche d'un Assistant Administratif. En tant qu'assistant administratif, vos tâches principales seront les suivantes: - Assurer le suivi et l’encodage des factures entrantes et sortantes - Se coordonner avec le directeur financier concernant le suivi des factures -...

  • Assistante Administrative

    il y a 2 semaines

    Brussels, Belgique Museum of Illusions Temps plein

    Assistant(e) administrative **Rejoignez notre équipe en tant qu'Assistant(e) Administrative avec compétences en Service Client et Billetterie !** **À propos de nous**: Le Musée des Illusions de Bruxelles est une destination culturelle renommée qui offre des expériences inoubliables à nos visiteurs. Nous recherchons une Assistante Administrative...

  • Administrative Assistant

    il y a 3 semaines

    Brussels, Belgique Unique Temps plein

    Description: Are you looking for an interesting job as an Administrative Assistant? Do you speak French, English and Dutch? We have the right job for you! We are looking for an Administrative Assistant (m/f/x), for one of our clients, a trade union federation in the transport sector. As an Administrative Assistant (m/f/x), you will have the following...

  • Administrative Assistant

    Il y a 2 mois

    Brussels, Belgique Unique Temps plein

    Description: Are you looking for an interesting job as an Administrative Assistant? Do you speak French, English and Dutch? We have the right job for you! We are looking for an Administrative Assistant (m/f/x), for one of our clients, a trade union federation in the transport sector. As an Administrative Assistant (m/f/x), you will have the following...

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines

    Brussels, Belgique Unique Temps plein

    **Description**: Notre client recherche un **Assistant Administratif **(h/f/x) qui apportera un **support **au département QUALITE et au département ADMINISTRATIF. Dans cette fonction, vos **missions principales **seront: **QUALITE** - Correction des résultats d'analyse ; - Vérification des pesées journalières ; - Suivi des matières de référence...

  • Administrative Assistant

    Il y a 2 mois

    Brussels, Belgique EVERTYS Temps plein

    **Administrative assistant****: Administrative assistant - Region - Bruxelles - Contract type - Permanent at client **Job description**: **Key Requirements**: - Previous experience in administrative support roles is a plus. - Strong organizational and multitasking skills. - Bilingual in French and Dutch. - Fluent in both spoken and written...

  • Administrative Assistant

    il y a 4 semaines

    Brussels, Belgique EVERTYS Temps plein

    **Administrative Assistant****: Vous êtes trilingue et prêt à relever de nouveaux défis dans un environnement de travail idéal ? Alors j'ai une bonne nouvelle pour vous ! L'une des plus grandes banques belges recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour rejoindre son équipe à Bruxelles. - Region- Brussels- Contract type- Project...

  • Administrative Assistant

    il y a 8 heures

    Brussels, Belgique EVERTYS Temps plein

    **Administrative Assistant****: Vous êtes trilingue et prêt à relever de nouveaux défis dans un environnement de travail idéal ? Alors j'ai une bonne nouvelle pour vous ! L'une des plus grandes banques belges recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour rejoindre son équipe à Bruxelles. - Region- Brussels- Contract type- Project...

  • Administrative Assistant

    il y a 3 semaines

    Brussels, Belgique Ansell Temps plein

    **Administrative Assistant** **-** **(** **30005767** **)** **Description** **About Ansell** Ansell is a world leader in providing superior health and safety protection solutions that enhance human well-being. The world’s need for better protection never stops, so Ansell is constantly researching, developing and investing to manufacture and distribute...

  • Assistante Administrative

    il y a 7 jours

    Brussels, Belgique Bright Plus Temps plein

    **Description**: Ce **poste administrative** implique une diversité de tâches ! Vous êtes un professionnel organisé et avez le sens du détail ? Vous aimez travailler dans un environnement chaleureux ? Alors postulez dès à présent à l'emploi d'assistant administratif et faites la différence grâce à votre talent. Un aperçu de vos tâches: - Vous...

  • Administrative Assistant

    il y a 4 semaines

    Brussels, Belgique SPIE Temps plein

    SPIE Belgium aide ses clients d'une part à concevoir et réaliser leurs équipements techniques et d'autre part, à exploiter et assurer la maintenance de leurs installations. Notre Business Unit Industry South qui agit depuis nos bureaux situés à Strépy-Bracquegnies (La Louvière) compte plus de 150 collaborateurs et gère des projets d’installation,...

  • Assistante Administrative

    il y a 4 semaines

    Brussels, Belgique Icare Executive Search Temps plein

    ICARE Executive Search, Cabinet de Recrutement et de Chasse de Tête, recherche pour le compte de son client une Assistante Administrative en CDI à Bruxelles. En tant qu'Assistante Administrative aux côtés du responsable Commercial Belgique - Luxembourg, vous aurez pour missions principales: - Planification des interventions des techniciens - Assurer la...

  • Assistant Administratif Et Support

    Il y a 2 mois

    Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    **Robert Half** recherche un(e)** Assistant administratif et support **(h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée à **Bruxelles.** **Robert Half** recherche un(e)** Assistant administratif et support **(h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée à **Bruxelles.** Notre client est une grande structure active dans le **secteur de la consultance. **Vous...

  • Administrative Assistant

    il y a 3 semaines

    Brussels, Belgique Tempo-Team Temps plein

    functiegroep Administratie- - referentie DUOTT-1238932 jobdetails Als Administrative Assistant: Je bent verantwoordelijk voor zowel secretariële taken als administratieve en dagelijkse managementtaken ten behoeve van de projectmanagers van het ontwikkelingsteam Je standaardiseert en formatteert basis - en standaarddocumenten (bijv. brieven,...

  • Assistant Administratif Fr En

    il y a 2 semaines

    Brussels, Belgique Bright Plus Temps plein

    **Description**: Vous êtes à la recherche d'un poste d'assistant administratif dans la région de Liège ? Vous êtes une personne avenante, très organisée, multitâche et fiable ? Postulez maintenant ! En tant qu'**Assistant Administratif**, vos tâches seront les suivantes: - Gestion des appels - Accueil des visiteurs - Gestion du courrier et des...

  • Assistant Administratif Fr/en

    il y a 4 semaines

    Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps plein

    **Robert Half** recherche un(e)** Assistant administratif FR/EN **(h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée dans le **centre de Bruxelles**. **Robert Half** recherche un(e)** Assistant administratif FR/EN **(h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée dans le **centre de Bruxelles**. Notre client est une institution européenne dans le **domaine...

  • Assistant Administratif

    il y a 2 semaines

    Brussels, Belgique Tempo-Team Temps plein

    groupe de fonction Administration- - référence DUOTT-1258103 offre d'emploi En tant qu'assistant administratif h/f, vos tâches seront les suivantes: - Vous accueillez et conseillez les clients physiquement et/ou par téléphone - Vous encodez et assurez un suivi des demandes clients - Vous assurez la gestion administrative des différentes demandes des...