Administrative Assistant
Il y a 6 mois
**GENERAL DESCRIPTION - Role and Responsibilities**
Reporting into the Medical Lead Mid-Europe, the administrative assistant is responsible for the overall administrative management of the Medical Affairs department in his/her assigned scope and assist the Medical Affairs team in it’s daily activities (calender and travel management, scheduling and organization of meetings, preparation and proper filing of documents, support with suppliers and budget management, collection and dissemination of information necessary for the proper functioning of the team by means of the applicable communication channels,).
The administrative assistant supports the department with with professionalism and flexibility in his/her assigned scope and collaborates with other team members across the organization and within the region, which may include the coordination of specific projects within the division/region.
**MAIN ACTIVITIES**:
**Is responsible for the overall administrative management of the Medical Department**
- Assists the Medical Affairs Team in its daily activities.
- Plans all internal team meetings and ensures the logístical organization of internal team meetings and/or seminars (invitation, logistics, preparation of documents e.g., agenda)
- Travel arrangements (transport, accomodation & related activities) for the team’s external meetings and communicating all relevant details to participants.
- Manages new arrivals and new members: reception, administrative management of material orders (integration of digital tools and computer equipment), creation of tool accounts, training follow-up (training in tools/processes).
- Responsible for archiving in a format accessible to the department (is a procedure referent, organizes and guarantees archiving) according to the directives of the Medical Lead and his/her direct reports.
- May provide support as a back-up for assistants in other departments (in case of holidays, sick leave,)
- May be required to contribute to and/or lead projects specific to his/her division/department or across the company on processes for which he/she is responsible in compliance with the group's regulations and procedures, and to make proposals on procedures or working methods to be simplified/improved.
- Facilitates interactions within the Medical Department:
- Ensures good communication of information to all services/departments.
- Serves as a reference point for the team and as a contact point for other divisions.
- Collects and disseminates information necessary for the proper functioning of the team.
- Drafts internal communication materials (reports, minutes, memos, newsletters, slides, etc.)
- Develops and monitors the team's holiday schedule.
- Proposes and implements solutions and measures for the team to promote efficiency, well-being at work and conviviality within the Medical Department.
- Follows-up and supports where needed the team’s expense management
**Monitoring of department’s budget**
Within the internal budget management tool Athena:
- Enter all information related to the creation (and update) of suppliers and make changes if necessary
- Issues purchase orders (and PPR’s for honorarium payments) and receives quotes orders from suppliers
- Follow-up of service providers on contracts and invoices
- Ensures that invoices are paid and monitors their correct payment
- Processes and monitors any provisions
- Is in contact with the financial service platform hosted in Europe
- Rereads and monitors contracts and alerts in the event of non-compliance, in coordination with the purchasing department
- Monitors the budget of the Medical Affairs Department
**Meetings organization**
- Logistics support for medical-affairs owned events (scientific/non-promo events/meetings, AdBoards/EIF’s etc.) with external health
care experts
- Event organization in coordination with the AmEx meetings management group
- Creation and maintenance of these events in the internal system (Veeva CRM) from start till event closure
- Follow-up communications with participating health care experts (speakers and/or consultants)
- Follow-up with health care experts on contract signatures, invoice and payment
- Ensure archiving of contracts and invoices
**Activities related to Medical Review/Medical Information Services**:
Supervision of the submission periods for promotional materials:
- Defines with the Medical Review Specialists, the retroplanning for the revision/approval of promotional documents for each submission period.
- Communicates the retroplanning of the submission periods to all internal stakeholders and is responsible for its follow-up to ensure an optimal medical review activity.
- Is the point of contact for the medical review service provider: steering meetings, organization of the certification schedule, carrying out quality controls on subcontracted activities.
- Records the follow-up of visas in the document tracking tool.
- Manages the documentation published on the in
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Assistante Administrative
Il y a 6 mois
Brussels, Belgique Museum of Illusions Temps pleinAssistant(e) administrative **Rejoignez notre équipe en tant qu'Assistant(e) Administrative avec compétences en Service Client et Billetterie !** **À propos de nous**: Le Musée des Illusions de Bruxelles est une destination culturelle renommée qui offre des expériences inoubliables à nos visiteurs. Nous recherchons une Assistante Administrative...
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Assistant Administratif
Il y a 6 mois
Brussels, Belgique Synergie Temps plein**Description de fonction**: Afin de renforcer ses équipes, notre client est à la recherche d'un Assistant Administratif. En tant qu'assistant administratif, vos tâches principales seront les suivantes: - Assurer le suivi et l’encodage des factures entrantes et sortantes - Se coordonner avec le directeur financier concernant le suivi des factures -...
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Assistante Administrative
Il y a 6 mois
Brussels, Belgique Museum of Illusions Temps pleinAssistant(e) administrative **Rejoignez notre équipe en tant qu'Assistant(e) Administrative avec compétences en Service Client et Billetterie !** **À propos de nous**: Le Musée des Illusions de Bruxelles est une destination culturelle renommée qui offre des expériences inoubliables à nos visiteurs. Nous recherchons une Assistante Administrative...
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Assistant Administratif
Il y a 6 mois
Brussels, Belgique Unique Temps plein**Description**: Notre client recherche un **Assistant Administratif **(h/f/x) qui apportera un **support **au département QUALITE et au département ADMINISTRATIF. Dans cette fonction, vos **missions principales **seront: **QUALITE** - Correction des résultats d'analyse ; - Vérification des pesées journalières ; - Suivi des matières de référence...
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Administrative Assistant
Il y a 8 mois
Brussels, Belgique EVERTYS Temps plein**Administrative assistant****: Administrative assistant - Region - Bruxelles - Contract type - Permanent at client **Job description**: **Key Requirements**: - Previous experience in administrative support roles is a plus. - Strong organizational and multitasking skills. - Bilingual in French and Dutch. - Fluent in both spoken and written...
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Administrative Assistant
Il y a 6 mois
Brussels, Belgique EVERTYS Temps plein**Administrative Assistant****: Vous êtes trilingue et prêt à relever de nouveaux défis dans un environnement de travail idéal ? Alors j'ai une bonne nouvelle pour vous ! L'une des plus grandes banques belges recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour rejoindre son équipe à Bruxelles. - Region- Brussels- Contract type- Project...
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Administrative Assistant
il y a 3 semaines
Brussels, Belgique EXCEL CAREERS Temps pleinLooking for a new role as an Administrative Assistant? We have a job for you! Excel Careers and Excel Interim provide multilingual administrative support staff to companies across all sectors, specialising in profiles such as Receptionists, Management Assistants, Executive / Personal Assistants, Office Managers, HR Assistants, Sales & Marketing Assistants,...
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Assistante Administrative
Il y a 6 mois
Brussels, Belgique Bright Plus Temps plein**Description**: Ce **poste administrative** implique une diversité de tâches ! Vous êtes un professionnel organisé et avez le sens du détail ? Vous aimez travailler dans un environnement chaleureux ? Alors postulez dès à présent à l'emploi d'assistant administratif et faites la différence grâce à votre talent. Un aperçu de vos tâches: - Vous...
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Assistante Administrative
Il y a 6 mois
Brussels, Belgique Icare Executive Search Temps pleinICARE Executive Search, Cabinet de Recrutement et de Chasse de Tête, recherche pour le compte de son client une Assistante Administrative en CDI à Bruxelles. En tant qu'Assistante Administrative aux côtés du responsable Commercial Belgique - Luxembourg, vous aurez pour missions principales: - Planification des interventions des techniciens - Assurer la...
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Assistant Administratif Fr En
Il y a 6 mois
Brussels, Belgique Bright Plus Temps plein**Description**: Vous êtes à la recherche d'un poste d'assistant administratif dans la région de Liège ? Vous êtes une personne avenante, très organisée, multitâche et fiable ? Postulez maintenant ! En tant qu'**Assistant Administratif**, vos tâches seront les suivantes: - Gestion des appels - Accueil des visiteurs - Gestion du courrier et des...
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Assistant Administratif
Il y a 6 mois
Brussels, Belgique Tempo-Team Temps pleingroupe de fonction Administration- - référence DUOTT-1258103 offre d'emploi En tant qu'assistant administratif h/f, vos tâches seront les suivantes: - Vous accueillez et conseillez les clients physiquement et/ou par téléphone - Vous encodez et assurez un suivi des demandes clients - Vous assurez la gestion administrative des différentes demandes des...
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Assistant Administratif
Il y a 6 mois
Brussels, Belgique Tempo-Team Temps pleingroupe de fonction Administration- - référence DUOTT-1295172 offre d'emploi En tant qu'assistant(e) administratif(ve), votre tâche principale consistera à encoder des factures et d'autres documents comptables....**expérience**: -
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Un Assistant Administratif/une Assistante
Il y a 6 mois
Brussels, Belgique Fedasil HQ Temps pleinFedasil octroie une aide matérielle aux demandeurs de la protection internationale et aux autres catégories d'étrangers qui ont droit à l'accueil (« Loi accueil » du 12 janvier 2007). L’Agence organise directement, ou avec ses partenaires, un accueil et un accompagnement de qualité, ainsi que l'observation et l'orientation des mineurs étrangers non...
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Administrative Assistant
Il y a 6 mois
Brussels, Belgique Robert Half Belgium Temps pleinRobert Half recherche un(e) Polyvalent Assistant (h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée au cœur de Bruxelles. Robert Half recherche un(e) Polyvalent Assistant (h/f/x) pour rejoindre une entreprise basée au cœur de Bruxelles. Notre client est une entreprise active dans le secteur de la consultance. Les responsabilités principales de Polyvalent...
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Assistant Administratif
Il y a 6 mois
Brussels, Belgique Etude Emmanuel Lambin et Bénédicte Collard, Notaires Associés Temps pleinEn tant qu'assistant(e) administratif(ve)/secrétaire juridique, vous êtes la voix et le visage de notre étude. Vous recevez aimablement les clients et vous répondez aux appels téléphoniques entrants de manière fluide et professionnelle. Vous apportez un soutien administratif à vos collègues et aux notaires dans des tâches variées telles que: -...
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Assistant Administratif Pour Le Service
Il y a 6 mois
Brussels, Belgique Werkenvoor.be Travailler.pour Temps plein**Code de sélection**: - XFS24062**Langue**: - Français**Diplôme**: - Bachelier**Type de contrat**: - Statutaire**Niveau de fonction**: - B**Type de recrutement**: - Recrutement client payant**Durée**: - Durée indéterminée**Lieu de travail**: - 1000 Bruxelles**Temps plein/temps partiel**: - À temps plein**Contenu de la...
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Administrative Assistant
Il y a 6 mois
Brussels, Belgique Nestle Operational Services Worldwide SA Temps plein**Position Summary** We are looking for a highly organized and pro-active administrative assistant to join our Nestlé Waters Sales Team. In this role, you will play a crucial part in supporting our 'Out of Home' sales team. **_ Please note: This is a temporary contract for a duration of 1 year._** **A day in the life of a Commercial Administrative...
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Administrative Assistant
il y a 1 mois
Brussels, Belgique FAMI-QS Temps pleinAdministrative Assistant, FAMI-QS Certification Scheme, based in Brussels This is a Full-Time Employment opportunity in a small but dynamic office FAMI-QS is a global sector-specific assessment scheme and the only certification system for specialty feed ingredients used in animal nutrition. The FAMI-QS certification scheme supports the specialty feed...
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Assistante Administrative
Il y a 6 mois
Brussels, Belgique DESMOSIA Temps pleinActuellement, pour notre partenaire, société liégeoise, à rayonnement international, nous recrutons une _**Assistante de direction**_**, H/F/X** pour soutenir la direction dans le suivi administratif des tâches: **Votre mission**: - Accueil et communication : Accueillir les visiteurs, répondre aux appels téléphoniques et aux courriels, et fournir...
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Assistante Administrative Orientée Chiffres
il y a 1 semaine
Brussels, Belgique Robert Half Temps pleinPour l'un de ses clients, Robert Half est à la recherche d'un Assistant Administratif orienté chiffres (H/F/X) bilingue FR/EN pour une mission intérim en vue d'engagement. Notre client, situé en région namuroise est actif dans le secteur de la santé. Pour ce poste d'Assistant Administratif orienté chiffres (H/F/X) bilingue FR/EN, vos responsabilités...
